آشنایی با نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) در نرم افزار اکسل

در این ویدئوی آموزشی دانش پژوهان با نحوه تنظیم و سفارشی سازی نوار ابزار دسترسی سریع در نرم افزار اکسل آشنا می شوند و فرا می گیرند در جهت بهبود کارکرد روزانه خود با این نرم افزار، چگونه آپشن های مورد نیاز را به بهترین شکل ممکن به آن اضافه و حذف کنند.

نوار ابزار دسترسی سریع QAT در اکسل

بالاتر از نوار منو و در گوشه سمت چپ صفحه نمایشتون، ابزاری هست که بهش میگن، نوار ابزار Quick Access، که گاهی اوقات ممکنه بعضی جاها ببینید به اسم مختصرش یعنی QAT نوشته شده باشه. در قسمت یاد شده، یکسری دکمه برای دسترسی سریع به بعضی کارامون داریم. دقت کنید، فرقی نداره ما روی کدوم سربرگ ها یا در واقع همون منوهامون باشیم، QAT در بالای اینترفیس نرم افزار اکسل هستش، به طور پیش فرض این قسمت سه تا دکمه داره، دکمه save که برای ذخیره کردن أزش استفاده می کنیم، و دکمه undo و همچنین دکمه redo. دکمه undo یک روش خیلی مفید برای بازگرداندن اطلاعات هست؛ مثلاً اگر یک کاری رو انجام داده باشیم و شاید یک دستوری رو استفاده کرده باشیم که داده هامون حذف شده باشه و یا اینکه اشتباه کاری دیگه ای توی worksheet یا همون کاربرگ خودمون انجام داده باشیم؛ در این لحظه هست که می تونیم از این ابزار استفاده کنیم. خیلی راحت با کمک دکمه undo می تونیم به عقب؛ یعنی به آخرین کارهایی که انجام داده بودیم، برگردیم، در واقع با هر کلیک روی دکمه آندو، ما یک مرحله به عقب تر میریم تا به مرحله مورد نظرمون برسیم؛ ولی این مابین ممکنه خیلی از کارایی هم که به درستی انجام داده بودیم رو از دست بدیم.

این رو توی درس بعدی بیشتر توضیح میدم. اما تا اینجا بدونید که قسمت بالا و سمت راست از نوار ابزار، Quick Access هستش و برای دسترسی سریع بکار میره. در ضمن می تونید به قسمت یاد شده یا نوار ابزار فوقانیمون، دکمه هم اضافه کنید، شما می تونید در قسمت یاد شده، دکمه هایی بزارید که برای فراخونی برخی ابزار های متداول و پر کاربرد نرم افزار اکسل أزشون استفاده می کردید. حالا من می خوام یه نمونه سادش رو در ادامه انجام بدم. شاید تعداد زیادی از این ابزارها توی اکسل و توی کارامون أزشون استفاده نشه، همه شما می دونید که دکمه ای که در تصویر زیر روی اون هاور شده، underline هست.

فرض می کنیم شما از این دکمه خیلی استفاده میکنید و اینکه نمی دونید این کلید میانبر هم داره، و الان دوست دارید اونو به قسمت QAT اضافه کنید. فرقی نداره؛ برای هر ابزاری در هر منویی که دوست دارید می تونید کلید میانبرش رو در QAT استفاده کنید. مثلاً از منوی Data یا منوی Layout؛ خب ما می خوایم دکمه underline رو به QAT اضافه کنیم و میانبرش رو از این طریق بسازیم.
چه کار باید انجام بدیم؟ ابتدا به منوی Home بر می گردیم تا ابزار underline رو ببینیم. بازم میگم برای هر دکمه دیگه ای، از منوهای دیگر هم می تونیم پروسه ای که میخایم عملی کنیم رو انجام بدیم. و این یه مثال راحت هست که من دارم اینجا می گمش. من احتیاج دارم این دکمه توی همه زمانها برامون قابل دسترس باشه و من نمی خوام همیشه اون رو از منوی Home فراخونی کنم. پس روی این دکمه یا هر دکمه دیگه ای که می خوام به نوار QAT اضافه بشه، راست کلیک می کنم، خب اینجا یک گزینه برای انتخاب کردن با عنوان Add to Quick Access Toolbar داریم.

من می خوام اون رو انتخاب کنم و می بینید که در نوار ابزار دسترسی سریع، underline دیده میشه.

اعمال تنظیمات در نوار ابزار دسترسی سریع

شاید ما وقتی داریم کارمون رو انجام میدیم روی منوی Data باشیم، یا اینکه در حال کار کردن با بعضی از تابع ها از منوی Formulas باشیم ولی در همون موقع هم بخوایم دیتای موجود در سلولی رو زیرخط دار کنیم. پس خیلی راحت از نوار ابزار دسترسی سریع، میایم روی دکمه اضافه شده میزنیم. البته اگه دکمه های میانبرش رو بدونیم دیگه نیازی به استفاده کردن از این دکمه نداریم. با گذشت زمان شما خودتون متوجه می شید که احتیاجی هست این دکمه اینجا باشه یا نه. مثلا من از این قسمت برای زیر خط دار کردن استفاده می کنم و بعد از یه مدتی خودم متوجه میشم که اگه از صفحه کلیدم دکمه های U + Control رو بزنم راحت ترم.
بنابراین میام روی این دکمه و Remove from Quick Access Toolbar رو می زنم

• آموزش جامع اکسس ACCESS
• بررسی Quick Access Toolbar اتوکد سیویل 3D
• آموزش کار با نوار ابزار دسترسی سریع یا Quick Access Toolbar
• نوار ابزار دسترسی سریع یا باختصار QAT در اتوکد مکانیکال
• بررسی تخصصی رابط کاربری یا User Interface نرم افزار اتوکد مکانیکال

سفارشی سازی ابزارها با customize Quick Access Toolbar

و به راحتی می بینیم که با اینکار، کلید اخیر، از نوار ابزار QAT مون حذف شد. یک فلش کوچیک سمت راست همین قسمت وجود داره، من می تونم روی اون کلیک کنم و از لیستش موردهایی که به دردم می خورن رو انتخاب کنم مثل دکمه open.

یا اینکه یک چیز دیگر انتخاب کنم. و بعضی چیزای دیگه باشه که شما ممکنه بخواید اونا رو انتخاب کنید. آیا شما spellcheck زیاد انجام می دید؟ پس می تونید ازتوی لیست، اون رو تیک بزنید. یادتون بمونه که اگه بخواید دکمتون رو حذف کنید یا می تونید روی اون راست کلیک کنید یا اینکه از لیست موجود در منوی تصویر فوق، اون رو غیر فعال کنید.
اگر بخواهید دکمه های بیشتر از این چیزی که توی لیست وجود داره ببینید، از پایین لیست روی More Commands کلیک کنید.
یه کادر محاوره ایی با لیستی از دکمه های پرکاربرد باز میشه.

شما شاید معمولا در حین کارتون، از ابزار Fill Color استفاده کنید. در حال حاضر اون توی ابزارهای منوی Home هستش. ما می تونیم طور دیگه ای هم اونو داشته باشیم. نگاه کنید ما در لیست کادر محاوره ای باز شده اخیر، داریمش.

پس من میام اون رو انتخاب می کنم و روی دکمه Add کلیک می کنم. الان ببینید دیگه در تصویر زیر در دسترسش داریم و می بینیمش، و درست در سمت راست پنجره اعمال شده.

دقت کنید که ترتیب این آیکن ها از بالا به پایین طبق آیکن ها تو قسمت Quick Access Toolbar از چپ به راست هست. در هر صورت من دکمه Fill Color رو اضافه کردم. توی این لیست ما فقط 30 تا آیکن رو می تونیم ببینیم. اگه اینها برای ما کافی نبودن، میایم روی فلشی که در تصویر زیر مشخص شده کلیک می کنیم و ما می تونیم choose Commands Not in the Ribbon رو انتخاب کنیم.

پس الان برای اینکه شما توی اکسل با تجربه تر بشید دوباره این کار رو بررسی می کنیم، به سرعت این لیست رو بررسی می کنیم، فی چرها همه در لیستی که انتخاب شده موجودند، من از قسمت chose command from میام commands not in ribbon رو انتخاب می کنیم و از لیست اون گزینه query parameter رو اضافه می کنیم،

و اگه این کافی نبود، دوباره لیست کشویی قسمت اخیر رو باز می کنیم و در آن ابتدا، All Commands رو انتخاب می کنیم و سپس از گزینه های موجود، می تونید بیشتر از 1000 انتخاب داشته باشید.

پس ما هر کدوم از گزینه های موجود رو می تونیم به نوار ابزار Quick Accessمون اضافه کنیم. مثلاً می تونیم Data Validation رو به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنیم. شاید این کارها برای اینکه تجربه ما توی اکسل بیشتر بشه خوب باشه، از طرف دیگه وقتی بیایم قسمت اخیر رو نگاه کنیم Save ، Undo ، Redo ، Open ، Spelling و بقیه رو از بالا به پایین ببینیم. حالا اگه بیایم روی دکمه ok کلیک کنیم، قسمت سمت چپ  رو که الان از بالا به پایین می بینیم رو توی نوار ابزار Quick Access از سمت چپ به راست مشاهده می کنیم و همونطور که شما هم مشاهده می کنید همه دکمه ها انتخابی به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه شده اند.

اضافه و حذف کردن ابزارهای QAT

به خاطر داشته باشید، وقتی با اشاره گر ماوسمون میایم روی دکمه، یک اسلایدی زیرش میاد که کاری که اون دکمه داره و ویژگی هاش رو به ما میگه.

گاهی اوقات، یک ابزار، مهم به نظر میرسه؛ دلیلش اینه که شما در کار با داده ها به این نتیجه رسیدید که به یک چنین ابزاری در کار حرفه ای خود نیاز دارید؛ به راحتی با استفاده از اسلاید راهنمای اخیر هم می تونید به این نتیجه برسید و اون ابزار رو با آموزش هایی که دیدید در نوار ابزار QATتون قابل دسترس کنید.
و بعداً که در کارتون با اکسل پیش رفتید، شما خودتون ویژگی هایی که اینجا هستند رو بررسی می کنید، و به این نتیجه می رسید که دکمه اخیری که در نوار ابزار دسترسی سریع اضافه شد رو، واقعاً بهش نیازی ندارید، پس روی اون راست کلیک می کنید و remove رو انتخاب می کنید.

یا زمان دیگه ای شما ممکن هست بخواید موقعیت آیکن های موجود در نوار ابزار دسترسی سریع رو به چپ یا راست تغییر بدید، پس به راحتی روی نوار ابزار Quick Access کلیک راست کنید و گزینه customize the Quick Access Toolbar رو انتخاب کنید.
ملاحظه کنید که ترتیب دکمه ها در تصویر زیر از بالا به پایین همون ترتیب دکمه ها روی نوار ابزار از چپ به راست هست. شاید ممکن باشد بخوایم روی نوار ابزار Quick Access دکمه Save رو به سمت راست جا به جا کنیم.

به همین دلیل می تونیم روی Save کلیک کنیم و اون رو به سمت پایین لیست جابه جا می کنم. روی فلش موجود در تصویر زیر کلیک می کنیم؛ با اینکار دکمه Save به سمت پایین یا به عبارتی سمت راست Quick Access جا به جا میشه.

خب OK را می زنیم تا تغییرات رو ببینیم. گاهی اوقات شما ممکن هست از کامپیوتر شخص دیگه ای استفاده کنید، مثلاً ممکن هست توی محل کار، یک نفر از محل کار به موقعیت دیگه ای جابجا شده باشه و در حال حاضر شما دارید از کامپیوتر اون استفاده می کنید. ممکن هست دکمه هایی که شخص دیگه ای در نوار ابزار دسترسی سریع أزشون استفاده می کرده، شما بهشون هیچ احتیاجی نداشته باشید. شما می تونید روی اونا یکی یکی کلیک راست کنید و remove رو بزنید تا از شرشون خلاص بشید یا اینکه روی Quick Access Toolbar راست کلیک کنید و از اون Customize رو انتخاب کنید و بعدش روی دکمه Reset بزنید.
در نهایت هم گزینه Reset only Quick Access Toolbar رو انتخاب می کنیم.

کادری باز میشه که توش نوشته آیا مطمئنید می خواید به محتوای پیش فرض نوار ابزار برگردید؟ Yes و بعدش OK رو می زنیم.

و با اینکار تنظیمات نوار ابزار دسترسی سریع بر می گرده به حالتی که تازه اکسل رو شروع کرده بودیم.
یکی دیگه از موردهایی که ممکنه بهش توجه کنید، این موضوع هست که  توی صفحه ورک شیت اخیر، صرفاً داریم 26 سطر می بینیم. درست هست که خیلی از اونها خالی هستند، ولی خیلی اوقات داخل آنها داده داریم، و ممکن هست که بخواهیم سطرهای بیشتر یا کمتری ببینیم، ما می تونیم نوار ابزار Quick Access رو پایین Ribbon بذاریم، در حال حاضر ما هدفمون این هست که نوار ابزار دسترسی سریع رو به داده هامون نزدیکتر کنیم.
اما این کار ممکن هست باعث بشه شما سطرهای کمتری ببینید، بذارید امتحان کنیم، من میام روی نوار ابزار Quick Access کلیک راست می کنم و گزینه show the Quick Access Toolbar below the Ribbon رو انتخاب می کنم.

قبل از انجام این کار دیدیم که 26 سطر رو ما می دیدیم ولی الان 24 سطر در تصویر زیر مشاهده میشه. شاید این یک حرکت منفی باشه ولی به هر حال وقتی نوار ابزار دسترسی سریع پایین باشه، به داده ها نزدیکتر هست، من تو سالهایی که با این نرم افزار کار کردم فکر می کنم حدود 90 درصد افراد اون رو بالای نوار Ribbon نگه میدارن.

اما خود شما باید تشخیص بدید که نوار ابزار دسترسی سریع؛ بالا یا پایین Ribbonتون قرار بگیره. بنابراین من الان دوباره روی نوار ابزار Quick Access راست کلیک می کنم و گزینه show the Quick Access Toolbar above the ribbon رو انتخاب می کنم چون این حالت معمول تر هستش. پس ابزاری که توی اکسل بیشتر باهاش کار می کنید رو با کمک نوار ابزار دسترسی سریع، سعی کنید دم دستتون قرار بدید و از زمانی به زمانی دیگه باید مجدداً دکمه هاتون رو ارزیابی کنید و اونا رو برای استفادتون از اکسل بهینه سازی کنید.