بررسی تخصصی جابجایی یا Move و کپی داده همزمان با ویژگی insert یا وارد کردن داده

در این درس از دوره آموزش جامع اکسل، شما با تکنیک‌های حرفه‌ای برای مدیریت داده‌ها شامل انتقال (Cut)، کپی (Copy)، و درج داده‌ها (Insert) در سطح سلول‌ها، سطرها، و ستون‌ها آشنا می‌شوید. مفاهیمی مانند کپی و انتقال داده‌ها با حفظ ساختار و فرمت از طریق ابزارهای مختلف مانند Paste Special، کپی شیت‌ها به فایل‌های دیگر با استفاده از Move or Copy، و وارد کردن داده‌ها از منابع خارجی مورد بررسی قرار می‌گیرند. همچنین، روش‌های بهینه برای درج سلول‌ها و مدیریت تغییرات در ساختار شیت به‌صورت گام‌به‌گام آموزش داده می‌شود. این درس، با ارائه نکات کلیدی و میانبرهای کاربردی، به کاربران حرفه‌ای اکسل کمک می‌کند تا تسلط بیشتری بر تنظیم و ویرایش داده‌ها در پروژه‌های تخصصی خود پیدا کنند.

ما الان داریم به ورک شیتی به اسم Move Copy Insert توی فایل 05 – Layout نگاه میکنیم. قطعاً یک زمان هایی، پیش می‌آید وقتی که شما میگویید ” من به یک کپی از این داده نیاز دارم”. برای مثال، توی این ورک شیت، این یک چیدمان و برنامه ریزی برای سال 2016 است، و ما بعضی اعداد را اینجا میبینیم. ممکن است بخواهیم با اینها یک تمرینی داشته باشیم و یک کپی دیگری شبیه همین چیدمان و طرح بندی همراه با فرمولهای این قسمت، تا این پایین، داشته باشیم. من می‌آیم با استفاده از این نوار لغزنده این گوشه پایین سمت راست، کمی زوم یا بزرگنمایی صفحه نمایشم را کم میکنم، به خاطر اینکه میخواهم کپی اینها را به سطر 17 ببرم، اگر الان من زوم را کم نمیکردم این سطر راحت دیده نمیشد.
در حال حاضر، یک روش آشنا برای بیشتر افراد این است که اینها کپی و بعدش paste بشوند، و قطعاً هیچ مشکلی با اینها نداریم، و روشهای مختلفی هم برای انجام این کار وجود دارد. یکسری دکمه اینجا توی منو Home داریم. بعضی از افراد هم کلیدهای میانبر control + c را برای کپی کردن و control + v را برای paste کردن، میشناسند. شما مسلماً این کار را میتوانید انجام بدهید، در ضمن یک راه دیگرش این است که شما میتوانید این داده‌ها را هم درآگ کنید، و اغلب اوقات این سریعترین روش است. من خیلی راحت میخواهم اینها را توی سطر 17 کپی کنم. اگر من بخواهم اینها را جا به جایشان کنم، البته میخواهم بر اساس همین چیدمانی که داریم میبینیم باشند، احتمال دارد شبیه به این نشود، اما من میتوانم انجامش بدهم، بعد از انتخاب این داده‌ها، خیلی ساده میتوانیم هر لبه‌ای را درآگ کنیم، من اینها را به این پایین، اینجا درگ میکنم.
من این داده‎ها را جا به جا یا move کردم. ولی من واقعاً قصد نداشتم که این کار را انجام بدهم، پس کنترل z میزنم. ولی انجام دادن این کار خیلی راحت بود، و اغلب اوقات، این سریعترین روش است، مگر اینکه بخواهید داده‌ها را توی وضعیتی در مقیاس بزرگتر جا به جا کنید. برای مثال، میدانید که صدها سطر یا ستون پایین یا سمت راست وجود دارد، اینجور مواقع با این روش کپی گرفتن کار برایتان سخت میشود. حالا اگر ما بخواهیم اینها را کپی کنیم، ما تقریباً همان کار قبلی را انجام میدهیم، ولی ایندفعه دکمه کنترل صفحه کلید را پایین نگه میداریم. شما مجبور نیستید فوراً آن را پایین نگه دارید، میتوانید اول درگتان را انجام بدهید و در حالی که هنوز ماوس را رها نکردید دکمه کنترل را پایین نگه دارید، اگر دقت کنید تا این دکمه را پایین نگه میدارید یک علامت + خیلی کوچک کنار اشاره‌گر ماوس ظاهر میشود. خب این را این پایین درگ میکنم، مطمئن بشوید که اول ماوس را رها کنید بعد دکمه کنترل را، چون در غیر این صورت برای ما کپی نمیگیرد و فقط آنها را جا به جا میکند. الان ما یک کپی از داده‌ها ایجاد کردیم.
در ضمن فرمولهای اینجا، اجازه بدهید من اول کمی زومم را برگردانم؛ داشتم میگفتم فرمولهای اینجا، برای مثال، اگر به این فرمول نگاه کنید با سطرهای 4 و 5 سر و کار دارند، این فرمول به صورت اتوماتیک این پایین کپی شده، بنابراین همینطور که دارید میبینید، الان این سر و کارش با سطرهای 19 و 20 است. بنابراین برای فرمولهای ما هیچ مشکلی پیش نمی‌آید، همین طوری که ما الان انجامش دادیم. ما یک کپی از این ایجاد کردیم، شاید بخواهیم با بعضی داده‌های مختلف اینجا با چیدمان خودمان تمرین کنیم. این هم میتواند یک دلیلی برای کپی کردن الانمان باشد. همه فرمولهای ما، همانطور که من اشاره کردم، به خوبی کپی میشوند. یک روش دیگر برای انجام اینکار، البته لزوماً روش بهتری نیست، ولی خب به هر حال آنرا برای شما میگویم، اول میخواهم این داده‌های اینجا را انتخاب کنم تا هایلایت بشوند و دکمه delete را فشار بدهم، حالا دوباره اینها را انتخاب میکنم، شما میتوانید اینها را با دکمه سمت راست ماوس درگ کنید، دوباره میگویم هر لبه‌ای را میتوانید درگ کنید.
من لبه پایینش را درآگ میکنم، البته با دکمه سمت راست ماوسم. دکمه سمت راست ماوس همیشه به معنی یک منوی میانبر یا shortcut menu است. آنرا درگ میکنم تا این پایین، اینجا، حالا دکمه سمت راست ماوسم را رها میکنم، همانطور که گفتم یک منو ظاهر شد، خیلی راحت از اینجا گزینه Copy Here را انتخاب میکنم. انجام شد، این خیلی راحت انجام شد. وقتی شما این کار را انجام میدهید، هیچ قاعده و قانونی نمیگوید که کپی باید توی همان مجموعه ستونها تنظیم بشود، هر چند که این ممکن است تشخیص داده بشود، مثل اینی که ما اینجا میبینیم، هر زمانی بخواهیم داده‌ها را جا به جا کنیم، یادمان می‌آید که، میتوانیم اینها را انتخاب و با درگ کردن هر لبه‎ای جا به جا کنیم، بیاوریمشان اینجا یا اینجا.
وقتی ما این کار را انجام میدهیم تمام فرمولها خود به خود تنظیم میشوند. بنابراین خیلی وقتها، درگ کردن داده‌ها احتمالاً سریعترین و آسانترین روش برای کپی کردن یا جابجا کردن داده‌ها است. در حال حاضر، یک زمانهایی است، که شما بخواهید یک جابجایی move یا درج کردن یا insert انجام بدهید. بعضی از شما ممکن است تیزبینانه به این ورک‌شیت نگاه میکنید و متوجه نکته‌ای میشوید که قبلاً اون رو ندیده بودید، توی این ورک شیت چیزهای عجیب و غریبی وجود دارد. توی سطر 4، ما Sales را داریم و بعدش Expenses. فرمولهای سطر 6 هم Profits را حساب میکنند. پایین توی سطر 9، ما درصد Sales Change را داریم. اما اینجا، به اندازه کافی برای ما عجیب هست که، ما بعدش Profits و بعد از اون Expenses را داریم، در حالی که در قسمت بالا، Expenses بالاتر از Profits قرار دارد.
آیا شما برای این داده‌ها این فکر را نمیکنید که بین Sales و Profits چی پیش آمده؟ آیا حس نمیکنید که بهتر بود بین Sales و Profits مثل بالا Expenses را قرار میدادیم، یعنی دقیقاً بین 9 و 10. بدانید که الان ما در مرحله‌ای هستیم که میتوانیم این مشکل را حل کنیم . توی اکسل، شما میتوانید هر جایی که دوست دارید از عملیات insert استفاده ببرید و هر چیزی را درج کنید. به عبارت دیگر، آنرا جا به جا یا move کنید و همان موقع insert یا درجش کنید. الان، اگر شما میانبرش را ندانید، چیزی که شما اینجا میتوانید انجام بدهید این است که روی سطر 10 کلیک راست کنید و بعدش یک سطر جدید درج کنید، بعد این داده‌ها را به بالا جابجا کنید، و بعد از آن خودتان را از شر این سطر خالی راحت کنید، یعنی اینکه راحت بیایید حذفش کنید و به همین ترتیب کارتان را انجام بدهید، خب ممکن است اینکار، کلی از وقت شما را بگیرد. در حال حاضر، اگر ما بخواهیم این کارها را انجام بدهیم، ما برای یک سطر کامل باید انجامش بدهیم، اما، باید حواسمان باشد که سمت راستمان هم، داده داریم.
ما نمیخواهیم اینها را به هم بریزیم، بنابراین به راحتی این سلولها را، دقیقاً اینجا را، انتخاب میکنیم، اگر الان بخواهید اینها را به بالا جابجا کنید، همه ما تمایل داریم با درگ کردن این لبه بالا این کار را انجام بدهیم. خب؛ الان دکمه شیفت صفحه کلید را پایین نگه دارید و اینرا اینجا درگ کنید، باز هم حواستان باشد باید اول ماوس را رها کنید، داده‌ها را جابجا کردیم. همه فرمول هایمان هم، هر جایی لازم باشد، به طور صحیح خودشان تنظیم میشوند. همه چیز خوب پیش رفت. ما میتوانیم همین کار را برای ستونها هم بخوبی انجام بدهیم، برای یک ستون کامل یا فقط سلولها. من تصمیم دارم، حالا به هر دلیلی این حس را پیدا کرده‌ام که، بیایم ستون Department را سمت چپ ستون Building قرار بدهم، بنابراین می‌آیم روی ستون Department کلیک میکنم، البته الان کل ستون را انتخاب میکنم.
لبه سمت چپش را میگیرم و در حالی که دکمه شیفت را پایین نگه داشتم آنرا به چپ یعنی دقیقاً اینجا، درگ میکنم. الان ماوسم را رها میکنم، و بعدش دستم را از روی شیفت برمیدارم. خب، این کار انجام شد. یادتان باشد با اینکار ما همزمان هم move کردیم و هم insert . در زمانهای مختلفی ممکن است اینکار را با چند تا ستون انجام بدهیم. باز هم به هر دلیلی، من میخواهم این دو ستون اینجا را، شیفت بدهم به سمت راست، بین Benefits و Compensation. می خواهم هر لبه‌ای را که دوست داشتم درگ کنم، شاید الان بخواهم لبه بالا را درگ کنم، شیفت را پایین نگه میدارم و اینرا به سمت راست، اینجا، درگ میکنم، میگذارمش بین Benefits و Compensation. یادتان باشد اینجا که آمدید اول دکمه ماوستان را رها کنید. خب شما مشاهده کردید که اینکار چقدر آسان انجام شد.
بنابراین، بجای انجام کارهای 2 یا 3 مرحله‌ای، یعنی درج ستون جدید، جابجا کردن داده‌ها و حذف ستون خالی، چرا نیاییم به سادگی شیفت را پایین نگه داریم و داده‌ها را درج کنیم؟ بنابراین این یک روش آسان برای اداره کردن و دستکاری داده‌ها است و بیشتر شما به راحتی، این را متوجه شدید و فهمیدید از این پس چقدر راحت و آسوده خاطرتر میتوانید این قبیل عملیات را انجام بدهید. الان بیشتر شما این حس را دارید که دیگر اهمیتی ندارد الان ظاهر ورک شیتتان چطوری باشد، به خاطر اینکه دیگر به راحتی میتوانیم با جابجا کردن داده‌ها، کپی کردن آنها، جابجا کردن و درج کردن آنها، ظاهر چیدمان ورک شیت مان را مجدداً طراحی کنیم.