مروری بر نحوه دیتااینتری و ورود داده ها در اکسس
درس “وارد کردن داده‌ها در جداول Access” به طور تخصصی به آموزش فرآیند ورود اطلاعات در نرم‌افزار Microsoft Access می‌پردازد و برای مدیریت حرفه‌ای پایگاه‌های داده طراحی شده است. در این درس، شما با روش‌های کلیدی مانند ورود مستقیم داده‌ها در نمای Datasheet، استفاده از فرم‌ها برای دقت بیشتر، و ابزارهایی نظیر AutoFill برای پر کردن خودکار داده‌های تکراری و Validation Rules برای اعتبارسنجی اطلاعات آشنا می‌شوید. هدف این آموزش، ارتقای مهارت‌های شما در ورود، ویرایش و مدیریت داده‌ها با تأکید بر کارایی و صحت است. با تماشای ویدیوی 60 دقیقه‌ای که در یوتیوب منتشر خواهد شد، شما گام‌به‌گام این تکنیک‌ها را فرامی‌گیرید و قادر خواهید بود داده‌ها را به شکلی مؤثر در جداول Access سازمان‌دهی کنید.
وارد کردن داده های جدید به پایگاه داده براحتی آب خوردنه؛ دقیقاً اینکار حسه پُر کردن یک فرم رو بهتون میده. تمام داده های موجود در هر رکورد یا همون داده های موجود در همون ردیفهای افقی شامل اطلاعات در مورد یک موجودیت هست.
مثلاً توی این ویدئوی آموزشی table یا جدول Guests رو داریم که همونطور که قبلاً هم گفتم قرار داده های مختلف که مربوط به میهمانان هتل لندن میشه رو جمع آوری کنه. هر ردیف حاوی اطلاعات هر میهمان هستش. بیاین با هم الان یک سری داده رو به پایگاه داده مون اضافه کنیم. اول از همه روی جدول Guest از پانل ‘Navigation’ دابل کلیک می کنیم تا باز بشه. خب؛ بیاین سعیمون رو بکنیم تا درقسمت شماره مهمان در ستون GuestID بعنوان مثال ID ای درست توی قسمتی که داره میگه (new)، رو وارد بکنیم و در واقع شماره آی دی مهمان رو با اینکارمون تعریف کردیم.
همونطور که می بینیم برامون هایلات شده؛ اما اگه شماره یک رو فشار بدیم پایین صفحه پیامی ظاهر میشه که نوشته:
control can’t be edited, it’s bound to auto number field GuestID
به این معنی که این متن قابل تغییر نیست و آی دی هر میهمان بصورت اتوماتیک در نظر گرفته میشه و این داره میگه که اکسس خودش این کار رو انجام میده و این عدد رو برامون در نظر می گیره و این کار اکسس هست نه ما؛ و نیازی نیست چیزی بعنوان آی دی نامبر مهمان تایپ کنیم.
خب؛ برای وارد کردن اولین نام دکمه تب رو میزنیم تا به فیلد بعدی یعنی firstName برم. اسم اولین میهمان Katherine هست. خب به راحتی تایپش می کنم. برای وارد کردن نام خانوادگی دوباره تب رو میزنیم و می بینید که با این کار به فیلد LastName میرم.
نام خانوادگیش Reid هستش. R-E-I-D. برای رفتن به بخش بعدی یعنی فیلد “شماره تماس” دوباره تب رو میزنیم و شماره تماس مهمان رو وارد می کنیم.
وقتی وارد کردن اطلاعات مربوط به رکورد Katherine تموم شد، یکبار دیگه تب رو میزنیم یا اینکه اینتر رو میزنیم و اینطوری به رکورد بعدی برده میشم و می تونیم مورد بعدی رو وارد می کنیم.
باز هم کاری به آی دی مهمان برای فیلد GuestID نداریم و ردش می کنیم چون اجازه وارد کردن هیچ داده ای رو بهمون نمیده. پس برای وارد کردن اسم دومین میهمان تب رو میزنیم و می بینید که به فیلد firstName مهمان دومی میرم و به وارد کردن اطلاعات ادامه میدیم.
خب؛ نام خانوادگی و شماره تماس مهمان دومی رو وارد می کنم.
برای رفتن به ردیف پایین تر بعدی باز هم تب یا اینتر رو می زنیم.
حالا اطلاعات سومین میهمان رو وارد می کنیم؛ شخصی که نام و نام خانوادگیش Sarah Rose هست؛ این هم شماره تماسش.
وقتی کارم برای وارد کردن اطلاعات مهمان سومی تموم شد اینتر رو میزنیم و میره به محل سفارشی سازی رکورد چهارم؛ اما دیگه نمیخام داده های بیشتر از اینی که برای این 3 مهمان سفارشی کردم رو وارد کنم. برای همین بکارم ادامه میدم و روی یکی از این داده ها کلیک می کنم.
خب؛ الان اگه نیاز به تغییر داشته باشم کافی هست روی سلول کلیک کنم؛ اینطوری هایلایتش کنیم و بعد هم تغییرش بدیم.
عرض ستون ها رو هم میشه تغییر داد. مثلاً عرض ستون شماره تماس؛ فیت و هم اندازه شماره های وارد شده نیست؛ برای همین درست مثله اکسل می تونیم بیایم این بالا؛ در واقع میریم دنبال عنوان ستون و موقعی که نشانگر روی مرز بین دو ستون قرار گرفت آیکن کرسرمون به این شکلی در میادش ؛ اون موقع میشه با کلیک و درگش به فضای بازتر این قسمت، عرض ستون رو زیاد کرد. خب بذارید اینجا کلیک کنم تا عملیات درگ رو تموم کرده باشم، یک راه دیگش این هست که روی مرز بینه دو تا ستون؛ درست زمانی که کرسر مجدداً به این شکل درومده، دابل کلیک کنیم تا عرضش به اندازه داده ای بشه که توش قرار داره و شاید بدونید به این عمل فراخونی auto-fit یا best-fit برای داده های این ستون میگن.
من دوست دارم عرضش از داده های داخلش یخورده بیشتر باشه برای اینجا روی سر ستون کلیک میکنم تا از شر لیست “add column” راحت بشم و به این طریق هایلایتش می کنم؛ بعدش بر می گردم اینجا، وقتی که باز هم ظاهر کرسر ماوس تغییر کرد ستون رو درگش می کنم سمته راست؛ اینطوری.
همونطور که می بینید انتهای صفحه ی رابطه کاربری اکسس درست در این ناحیه، شما یک نواری را، بعلاوه چند تا دکمه جهت یابی روش می بینید، که این فلش ها اجازه جلو و عقب رفتن و جابجا شدن توی جدولمون رو به ما میدن. مثلاً اگه میخایم بریم سراغ بخش بعدی می تونید این دکمه رو بزنید؛ همونطور که می بینید با اینکارمون رکورد بعدی هایلایت میشه.
یا حتی میشه بصورت بالا و پایین هم در بین رکوردها جابجا شد. با کلیک روی این دکمه last record می تونیم بریم سراغ آخرین ردیف. با زدن این یکی یعنی باتن first record هم اولین ردیف انتخاب میشه. در صورت نیاز هم برای وارد کردن یک رکورد جدید، روی این فلش که کنارش یک ستاره هست کلیک می کنیم.
با اینکار همونطور که میبینید آخرین رکورد برای وارد کردن داده هایلایت میشه و می بینید که به رکورد blank مون درست در این پایین برده میشیم.
وقتی با این باتن ها به سراغ اولین رکورد یا آخرین رکورد میریم؛ اونوقت رکورد آخر به این شکل هایلایت نمیشه و آخرین ردیفی که توش اطلاعات هست انتخاب میشه. بین این فلش های navigation یا جابجایی اطلاعاتی هم در مورد جایی که انتخاب شده وجود داره.
و در حال حاضر روی ردیف 3 از 3 هستم. اگه یکی دیگه رو انتخاب کنم می بینید که دیگه نوشته 2 از 3.
خب؛ بهتر هست عادت کنیم هر موقع جدول داده ای جدیدی رو باز می کنیم یک نگاه هم به این عددا بندازیم تا بفهمیم چند تا ردیف و ستون توی جدول داده ای جدیدمون هست و یک پیش زمینه ای در کار با اون جدول رو برای خودمون ایجاد کنیم. جالب هست بدونید اکسس تمام اطلاعات اینتری شده رو بصورت اتوماتیک ذخیره می کنه. بمحض اینکه ورکاُردر یک ردیف رو تموم کنیم و بریم سراغ ردیفه بعدی؛ اکسس ردیف قبلی رو اتوماتیک توی پایگاه داده ذخیره میکنه. بنابراین هرگزنیازی نیست نگران از دست دادن داده ها باشیم. تنها زمانی نیاز به ذخیره سازی پایگاه داده دارین، که بعنوان مثال اومده باشید: ساختاره جدول، design یا طراحی جدول یا forms و یا اتصالاتش رو تغییر داده باشید . تا زمانی که داده های جدیدی وارد می کنیم یا داده های قبلی رو تغییر میدیم نیازی به فکر کردن در مورد روش های ذخیره کردنش نیست. خودش ذخیره میشه و خیالتون از این بابت در کار با فایل های اکسس راحت باشه.
خب؛ همونطور هم که قبلاً بهتون گفتم ؛ درست کردن جدول، و وارد کردن داده ها دَرش به راحتی آب خوردن هست. بعداً در خلال ویدئوهای آموزشی این دوره می بینیم که چطوری میشه با اضافه کردن کنترلرهای اضافی، از بروز خطاهایی که موقع ورود داده ها پیش میاد مثل خطاهای تایپی جلوگیری کنیم و یجورایی برای دیتااینتری یک دستیار برای خودمون تعریف کنیم که کمکتون کنه و کاری کنیم که بعضی قالب ها بصورت خودکار اعمال بشن، مثل پرانتز دو طرفه به دور کد ناحیه یا کشورمون درست قبل از وارد کردن یک شماره تماس.
بذارید یک نتیجه گیری دیگه هم بکنیم. درست شبیه رکوردی که الان بصورت انتخاب هست اگه در جایی از جدولمون قرار گرفتیم و میخاستیم یکسری اطلاعات در مورد مخاطبین انتخاب شده از جدولمون رو سریع بدست بیاریم، بد نیست بدونید راحت ترین کار برای بدست آوردن آگاهی از اینکه چه تعداد رکورد در حاله حاضر بصورت انتخاب هست، رفتن به پایین صفحه نمایش هست. درست اینجا.
پس دیگه نپرسید برای بدست آوردن اطلاعات در مورد ردیف انتخاب شده و تعداد کل ردیف ها چیکار باید بکنیم!. این اطلاعات رو میشه از پایین صفحه بدست آورد. من که خودم هر دفعه یک جدول جدید رو باز می کنم، نا خودآگاه چشمم به این نوار میافته و سریع چیزایی که میخام رو می فهمم.