بررسی روش های ورود و ویرایش اطلاعات

Exploring data entry and editing techniques

دیتااینتری (ورود اطلاعات در اکسل) مبحث مهمی می باشد که در بدو شروع کار با این نرم افزار صفحه گسترده، هر کاربری باید کار با آن را فرا بگیرد. در همین راستا در درس حاضر دانش پژوهان نحوه ورود اطلاعات و تکنیک های مختلف ویرایش آن را فرا می گیرند. همچنین تفاوت های بین اطلاعات عددی و متنی را یاد گرفته و با نحوه زوم، جابجایی و جایگزینی اطلاعات و داده های موجود در سلول های Excel آشنا می شوند.

وارد کردن اطلاعات یا دیتااینتری (Data Entry)

وارد کردن اطلاعات یا همون دیتانتری یکی از ابتدایی ترین کارهایی هست که ما در اکسل انجام می دهیم، در عین حال یکسری قوانین و مفاهیمی هم در اکسل برای ورود اطلاعات وجود داره که شما باید با اونها آشنا بشید. در حال حاضر workbook یا فایلی که در این درس داریم باهاش کار می کنیم 02 – Entering Data هستش، اسم اون رو بالای صفحه می تونید ببینید، توی worksheetای هم که اسمش Data Entry هست، ما قصد داریم یک worksheet کوچیک شامل داده های مربوط به 6 ماهه سال رو ایجاد کنیم.

زوم ورک شیت اکسل

از اونجایی که ما نمی خوایم خیلی از همه ستونها استفاده کنیم و لازم نیست همه اونها رو ببینیم، من از پایین صفحه گوشه سمت راست، نوار لغزنده رو یک کمی به سمت راست می برم تا بتونم zoom رو زیاد کنم و صفحه در حالت بزرگتری نشون داده بشه. مثلث روی نوار زوم رو تقریباً تا وسط میارم. خب الان بزرگنمایی صفحه به اندازه کافی برای من تنظیم شد.

بزرگنمایی سلول اکسل
زوم ورک شیت اکسل

وارد کردن اطلاعات و جابجایی، بین سلول ها

من می خوام یکسری اطلاعاتم رو از قبیل فروش یا sales، هزینه یا expenses و سود یا profit رو از طریق اکسل پیگیری کنم، بنابراین توی سلول A2 قرار می گیرم، یادتون باشه که شما به راحتی می تونید روی سلول مورد نظرتون با ماوس کلیک کنید تا اون سلول انتخاب بشه. همچنین با استفاده از کلیدهای جهت نمای کیبورد هم می توانید سلول دیگه ای رو انتخاب کنید. می خوام توی سلول A2 کلمه Sales رو تایپ کنم. خب اینکار رو به راحتی با تایپ این کلمه انجام میدم در ضمن این رو بدونید، برای اینکه ورود اطلاعات ما در سلول تکمیل بشه، بعد از تایپ کردن، یا باید دکمه enter از صفحه کلید رو بزنیم که در این صورت سلول پایینی فعال میشه یا اینکه دکمه tab صفحه کلید رو بزنیم که در این حالت سلول سمت راست انتخاب میشه. همچنین شما می تونید هر کدوم از 4 کلید جهت نمای صفحه کلید رو برای جا به جایی بین سلول ها استفاده کنید. من می خوام دکمه enter رو فشار بدم تا سلول A3 فعال بشه.
الان می خوام کلمه Expenses رو تایپ کنم.

دیتااینتری اکسل
وارد کردن اطلاعات و جابجایی، بین سلول ها

ویرایش اطلاعات وارد شده در سلول

در حالی که دارم تایپ می کنم، احتمال داره بدون اینکه متوجه بشم، اون رو اشتباه تایپ کنم. بنابراین تو این حالت من می تونم با فشردن دکمه backspace صفحه کلید، حروف اشتباه تایپ شده رو پاک کنم و دوباره صحیح اونها رو بنویسم. برای این کار لازم نیست از کلید جهت نمای سمت چپ استفاده کنم. بلکه اینجا کلید backspace به کارمون میاد.

جایگزینی اطلاعات با دیتای قدیمی

فرض کنیم در حال حاضر ممکن هست من در کانادا یا اخیراً در بریتانیا کار کنم. خب میدونید که اونجا واژه مترادف با هزینه ها با مثلاً آمریکا متفاوت هست و می بینید که من این کلمه آمریکایی رو تایپ کردم، و متوجه شدم این اون چیزی نیست که در زبان کشوری که من درش زندگی می کنم بکار بره، الان وقتی دوباره فکر کردم، به این نتیجه رسیدم که ممکن هست نخوام همه این کلمه اینجا باشه، من کلمه overhead رو لازم دارم. خیلی اوقات در اکسل، به جای پاک کردن یک سلول به راحتی می تونید اون رو با چیز دیگه ای جایگزین کنید.
بنابراین من می خوام کلمه overhead رو تایپ کنم، لازم نیست اون چیزی که الان اینجا هست رو پاک کنم. کافی هست وقتی روی اون کلیک کردم، کلمه overhead رو تایپ کنم و enter رو از صفحه کلید بزنم.

ویرایش و جایگزینی داده
ویرایش و جایگزینی اطلاعات جدید با دیتای قدیمی

ویرایش اطلاعات سلول از نوار فرمول یا با دابل کلیک

حالا می خوام Profits رو تایپ کنم. فعلاً من قصدم این هست که اون رو اشتباه تایپ کنم، پس کلمه progits رو تایپ می کنم و فرض می کنم متوجه این اشتباه نشدم، بعد از تایپ از صفحه کلید اینتر میزنم. شما می تونید یک سلول رو به راحتی ویرایش کنید یا دوباره اون رو تایپ کنید. من میدونم و به این تجربه رسیدم که تایپ دوباره اون انصافاً سریع تر از ویرایشش هست، اما از طرف دیگه، اگر شما بخواهید یک سلول رو ویرایش کنید، اول سلول رو انتخاب کنید. حالا دو روش برای ویرایش اون وجود داره:
نوار فرمول
یکی اینکه شما می تونید با ماوس روی نوار فرمول کلیک کنید و شروع کنید به تایپ یا حذف کردن هر چیزی که لازم باشه. از اونجایی که من درست قبل از g کلیک کردم، می تونم دکمه delete رو فشار بدم و حرف f رو تایپ کنم و بعدش روی دکمه enter صفحه کلید بزنم.
تکنیک دابل کلیک روی اطلاعات سلول
روش بعدی اینه که شما می توانید روی سلولی که می خواید اون رو ویرایش کنید دابل کلیک کنید،حالا قبل از حرف اشتباه که در اینجا حرف g در کلمه progitsهست، قرار بگیرید و g رو حذف کنید و به جای اون f بنویسید تا به profits تبدیل بشه و اینتر بزنید.

ویرایش داده های اکسل
ویرایش اطلاعات سلول از نوار فرمول یا با دابل کلیک

تفاوت اطلاعات عددی با اطلاعات متنی

الان من می خوام برای Sales و Overhead مقدار بزارم. دکمه caps lock از صفحه کلید رو روشن می کنم. ابتدا می خوام 120 رو وارد کنم. من عددهای، یک و دو رو تایپ می کنم و دکمه (اُ) O رو به جای دکمه صفر فشار میدم.
در حال حاضر اگه دقت کنید، دکمه های (اُ) O و صفر کنار همدیگه سمت راست صفحه کلید قرار دارن. گاهی اوقات ممکن هست اتفاق بیفته که اشتباهی O (اُ) رو به جای صفر وارد کنیم و خودمون هم متوجه این اشتباه نشیم. کلید tab رو فشار میدم. حالا میام 160 رو تایپ می کنم. البته این عدد رو صحیح تایپ می کنم و tab رو میزنم. الان توی این دو سلول متوجه چه چیزی میشید؟ اگر دقت کرده باشید جهت یا ترازبندی عدد 160 سمت راست سلول هست، اما 120 سمت چپ هست که باید اون رو بررسی کنیم. اعداد اون از سمت چپ به ترتیب یک، دو، حالا این صفر هست یا O؟ شما این رو بدونید که در اکسل، اگر یک عدد یا فرمول تایپ کنیم، به صورت اتوماتیک ترازبندیش از سمت راست هست و هر نوع دیگه ای از ورودی غیر از عدد یا فرمول باشه ترازبندی اون از سمت چپ تنظیم میشه. ممکن هست من به ترازبندی ها دقت نکنم و متوجه ورودی هایی که اشتباه تایپ شدن، نشم.
خب احیانا اگه بعدا فرمولی بنویسم که از اون سلول اشتباه تایپ شده، در فرمول استفاده کنم، دچار مشکل میشم و در این حالت مجبور میشم بیام سلول اشتباه رو اصلاح کنم.
پس محتوای این سلول هست، یک، دو، اُ.
بنابراین اکسل ترازبندی اون رو سمت چپ میزاره. چطوری می تونم این مشکل رو حل کنم؟
میام روی اون قرار می گیرم و 120 رو می نویسم، حالا از صفحه کلید دو باردکمه tab رو میزنم تا به سلول سمت راست 160 برم.

تفاوت دیتای Numeric و textuality اکسل
تفاوت اطلاعات عددی با اطلاعات متنی

دیتا اینتری (ورود اطلاعات) سریع با استفاده ترکیبی از ابزارهای کیبورد و ماوس

من میخوام همه سلول های باقیمانده از 6 ماه مختلف رو با یکسری عدد پر کنم. بنابراین برای هر بار به سمت راست رفتن از دکمه tab صفحه کلید استفاده می کنم.
اجازه بدید فقط اطلاعات 6 ماه اول رو برای این بیزینس (کسب و کار) وارد کنم. وقتی ششمین ماه رو پر کردم، خیلی راحت روی دکمه enterصفحه کلید می زنم، و شروع می کنم به گذاشتن اعداد مربوط به 6 ماه در سطر پایین تر.

ورود سریع اطلاعات با کلیدهای اینتر و تب کیبورد
دیتا اینتری (ورود اطلاعات) سریع با استفاده ترکیبی از ابزارهای کیبورد و ماوس
نتیجه گیری

بنابراین ورود اطلاعات یک کار ابتدایی هست.
پس اعداد همیشه ترازبندی سمت راست دارند و تقریباً همیشه باید در همین جهت باقی بمانند.
استثنا هم امکان داره، اگه شما شماره ID (ID numbers) یا شماره کد یا همون (code numbers) استفاده می کنید، شاید بخواهید اونها رو وسط سلول بزارید. اما این امکان رو توی دوره آموزشی یک سطح بالاتر به شما یاد میدم. همیشه اعداد رو، قبل از اینکه اونها رو جمع کنید، یا تفریق کنید یا ضرب کنید، دقت کنید که سمت راست تنظیم شده باشند.
هر زمانی هم که بخواهیم داده وارد کنیم، اگر دکمه tab رو بزنیم به سمت راست میریم.
بنابراین همون طور که قبلاً هم گفتم وارد کردن داده در اکسل یک کار ابتدایی هست. پس دوباره یادآوری می کنم ورودی های متنی به صورت اتوماتیک سمت چپ قرار می گیرند و ورودی های عددی به صورت اتوماتیک سمت راست قرار می گیرند.
یک زمانی هم ممکن هست شما بخواید تراز اونها رو تغییر بدید، و گاهی اوقات ممکن هست بخواید این کار رو برای سلول هایی که شامل اعداد هستن انجام بدید، هر چند من شدیداً غیر از شماره ID یا همون (ID numbers) با انجام این کار مخالف هستم.
پس در این دوره آموزشی طهاکو این نکته رو یاد گرفتید که اعداد همیشه سمت راست قرار می گیرند و متن ها همیشه سمت چپ.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Cart
  • No products in the cart.