ساخت یک جدول نمونه در اکسس و تنظیم نوع داده ستون ها
در این درس از دوره آموزشی Access، به بررسی نحوه ایجاد جدولها در پایگاه داده و تنظیم انواع داده برای هر ستون پرداخته شده است. ابتدا با استفاده از نمای Design View یک جدول جدید ایجاد می‌کنید و سپس برای هر ستون نوع داده‌ای مناسب (مانند Text، Number، Date/Time، و AutoNumber) را تعیین می‌کنید تا اطلاعات به درستی ذخیره و مدیریت شوند. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا ساختار پایگاه داده بهینه‌ای برای ذخیره‌سازی داده‌ها ایجاد کنید. همچنین نحوه استفاده از کلیدهای اصلی (Primary Keys) برای هر جدول جهت ایجاد رابطه‌های منطقی میان داده‌ها و تضمین یکپارچگی پایگاه داده توضیح داده شده است. در نهایت، این آموزش به شما امکان می‌دهد تا بتوانید با دقت و بهره‌وری بالاتر جداول را طراحی کرده و داده‌ها را به شکلی مؤثر مدیریت کنید.
وقتی میخایم جدولی رو برای نگهداری از داده ها ایجاد کنیم باید براش ستون یا فیلد در نظر بگیریم، خب این فیلد میشه خونه همیشگی اطلاعاتمون. یادتون هستم گفتم ” به فرایند تفکیک داده ها توی جدول های متفاوت Normalization گفته میشه ” ؟ پس یادتون باشه که توی جدول هایی که قرار فرآینده Normalization یعنی استفاده از داده های جدولها در بخش های مختلف مد نظر؛ پیاده سازی بشه، باید اطلاعات کمی یا بعبارتی اطلاعات ساده ای رو به هر ستون یا فیلد اختصاص بدیم. پس همونطورم که قبلاً گفتم صرفاً جهت یادآوری مجدد میگم که بجای اینکه نام و نام خانوادگی رو توی یک ستون یا فیلد بیاریم بهتر از هم جداشون کنیم و یک فیلد مجزا برای نام و یکی دیگه هم برای نام خانوادگی تعریف کنیم. حتماً هم اگه نیاز باشه برای القاب اشخاص، یا پیشوند اسم ها مثل “آقا” یا “خانم” و پسوند مثل “تهرانی” هم یک ستون مجزا در جدولتون در نظر بگیرید.
بگذارید بکارمون ادامه بدیم و برای لیست میهمانان هتل لندن یک جدول درست کنیم. توی اکسس راههای مختلفی برای ایجاد یک جدول جدید تعریف شده.
من میخام الان اول برم سراغ تب Create و بعد هم برم سراغ دسته بندی و یا گروهبندی Tables.
اینجا گزینه آخر که اسمش SharePoint Lists هست، بدونید که مربوط به درست کردن جدول جدید توی سرور SharePoint هست.
ولی من توی این مورد میخام توی همین سیستم و در واقع در دیتابیس لوکال و محلیم، جدولم رو درست کنم، بنابراین باید از بین این دو تا گزینه یکیشون رو انتخاب کنم.
ما میتونیم با نمای datasheet جدول رو ایجاد کنیم که گزینه اولمون هست همون گزینه table و هم می تونیم با نمای design پیش بریم که این میشه گزینه دوممون یعنی استفاده از دکمه table Design.
منظورم این یکی هست!!
اینم بگم دیتاشیت یک صفحه از پیش آماده برای وارد کردن داده هستش ولی نمای دیزاین رو باید خودمون طراحی کنیم.
خب؛ برای ایجاد جدول در نمای datasheet، طبق صحبت هایی که شد باید همین اولی رو انتخاب کنیم. خب؛ پنجره باز شد.
این پنجره مشابه همون پنجره ای هست که اولین بار موقع ایجاد پایگاه داده با هم دیدیم. اون موقع اگه خاطرتون باشه بستیمش اما الان میخایم باهاش شروع بکار کنیم و بهش جزئیات هم اضافه کنیم و یجورایی با داده های مد نظرمون پرش کنیم.
بعد از ایجاد جدول اولین ستونی که بصورت اتوماتیک ایجاد میشه اسمش ID هست.
قالبش هم از نوع AutoNumber field هست. پس با اطلاعاتی که در ویدئوی آموزشی قبلی بهتون دادم، هر دفعه که داده جدیدی رو در یک رکورد جدید وارد می کنیم AutoNumber field یک شماره سریال براش در نظر میگیره. اسم این ستون رو میخام با تغییر دادنش یکم خاص ترش کنم. پس بجای این اسم نا مفهوم ID میخام اسمش رو بذارم Guest ID. چون این جدول مربوط به اسم مهمان های هتل هست و یک همچین سفارشی سازی هایی رو میطلبه.
برای این اختصاصی سازی روی اسمی که از این قسمت داره فریاد میزنه ID؛ کلیک می کنیم بعد برای هایلایت کردنش دابل کلیک می کنیم و بعد هم اسمش رو تغییر میدیم به Guest ID. بذارید بکارمون ادامه بدیم و موقعی که اینتر رو میزنیم ستون یا فیلد بعدی انتخاب میشه.
لیستی هم بطور خودکار باز میشه و همچنین آپشن Click to add هم اینجا برامون بنمایش در میاد، که در این مورد باید از بینشون نوع و قالب فیلد بعدی یعنی همین فیلدی که روش قرار گرفتیم رو مشخص کنیم. این ستون مربوط به اسم میهمان هاست. بنابراین آپشن Short Text رو از لیست انتخاب می کنیم.
همونطور که می بینید اسمش هایلایت شده.
پس همین حالا اسمش رو میذاریم FirstName؛ بینش فاصله هم نذاشتم فقط کاراکترهای F و N رو با حروف بزرگ نوشتم.
بعدش هم اینبار برای رفتن به فیلد بعدی که قرار درش نام خانوادگی رو درج کنیم دکمه Tab رو می زنیم.
نیازی نیست از ماوس برای باز کردن و چرخیدن در این لیست استفاده کنیم.
همونطور که می بینید زیر بعضی از حرف ها و کارکترهای آپشن های لیست خط کشیده شده که نشون دهنده کاراکتر میانبرش از صفحه کلید هست.
الان اگر ماوس رو ببریم اینجا و بعدش هم دکمه T رو بزنیم Short Text رو بصورت خودکار برای این فیلد انتخاب می کنه.
در این مورد هم گفتم میخام بنویسم LastName پس تایپش می کنم.
حالا به بالای نوار ریبون دقت کنید همونطور که می بینید موقع کار با جدول دو تا تب جدید هم باز شده.
این تب ها زیر مجموعه Table Tools هستند. اسم یکی از تب ها Fields و اسم تب بعدی Table هست.
توی تب Fields امکانات جدیدی که میشه توی جدول در حال کار بکارشون برد، وجود داره.
با استفاده از دکمه هایی که سمت چپ قرار داره می تونیم ستون جدیدی رو به جدول اضافه کنیم. ستون بعدی برای شماره تماس مهمان های هتلمون هست.
شاید پیش خودتون بگید شاید بهتر قالب عددی رو برای این فیلد انتخاب کنیم اما بنظر من استفاده مجدد از Short Text بهتر هست. چون از پرانتز و کاراکتر های خاص دیگ مثل + هم توی شماره تلفن استفاده میشه.
معمولاً از قالب Number توی فیلد هایی استفاده میشه که ماهیت ریاضیاتی دارن به همین دلیل است که برای وارد کردن شماره های تماس مناسب نیست و احساس خوبی رو به من بعنوان طراحش نمیده چرا که هیچ وقت لازم نیست که شماره تماس ها رو با هم جمع بزنم یا عمل ریاضی روشون انجام بدیم.
بهتر است برای ذخیره همچین اطلاعاتی از آیتم Short Text استفاده بشه.
خب؛ پس من در کارم برای سفارشی سازی این جدول پیش میرم و روی آپشن Short Text اینجا کلیک می کنم و به این ترتیب فیلد جدید با همین قالب در این ستون باز میشه و پیش میرم و اسمش رو هم میذارم Phone.
و به کارم ادامه میدم و اینتر رو هم میزنم.
اینتر رو که بزنم ستون چهارم انتخاب میشه هر تعداد ستون که بخایم می تونیم به همین شیوه درست کنیم.
پس اینجا برای خاموش کردن سفارشی سازی ایجاد فیلد جدید کلیک می کنم.
فعلاً نیازی به ستونه جدید نیست. میذاریم همینطوری بمونه.
اگه بخایم ستون جدید یعنی پنجم رو درست کنیم به همین شیوه با Click to Add می تونیم ادامه بدیم.
روی هر کدوم از فیلدها یا ستون هایی که بخایم می تونیم کلیک کنیم و نوع داده اونی که در حال حاضر بصورت انتخاب شده هستش رو از این بالا ببینیم.
پس همونطور که می بینید قالب و نوع داده هر 3 تای این ستون ها Short Text هست.
اما اگه بعدش به اینجا بیام و این یکی رو انتخاب کنیم همونطور که می بینیم نوع داده و قالبش AutoNumber هست.
اگه بخایم قالبش رو تغییر بدیم کافی هست فقط روی ستون کلیک کنیم و بعدش هم می تونیم به این درآپدان لیست بیایم و از بین این لیست قالب و نوع داده ای که میخایم رو انتخاب کنیم.
بهتر بذاریم همینی که هست یعنی Short Text ای که بهش تخصیص دادیم، بمونه.
تا اینجای کار باید تغییراتی که توی ساختار جدول دادیم رو ذخیره کنیم.
یکی از راه هاش استفاده از نوار ابزار Quick Access toolbar و کلیک روی این آیکن بشکل disk هست.
روش دیگه که یکم پیچیده تر هست اینه که بریم سراغ تب File و بعدشم بیایم و Save رو از اینجا بزنیم تا جدول ذخیره بشه، اینطوری هم میشه جدول رو ذخیره کرد، فعلاً کنسل رو خیلی سریع میزنیم.
روش دیگه که من معمولاً از همین روش استفاده می کنم این هست که از اینجا این آبجکت رو با کلیک روی این ضربدر ببندیمش. با اینکار قبل از بستنش بهمون در قالب این پرامپت میگه که آیا میخاید ذخیرش کنیم.
Yes رو که بزنیم همون صفحه دایالاگ Save As برامون باز میشه پس شما از هر کدوم از راه ها که بخاین می تونین اقدام کنید.
بذارید بکارمون ادامه بدیم و اسم جدول رو بذاریم Guests.
وقتی دکمه اوکی رو میزنیم یک جدول جدید در پانلNavigation ؛ یعنی اینطرف سمت چپ اینترفیس اکسس، اضافه میشه؛ ایناهاش. اینجاست.
اگه بخایم دوباره بازش کنیم باید بیایم و دوباره روش دابل کلیک کنیم و اینطوری می تونیم مجدد بازش کنیم. خب؛ شکل گیری پایگاه داده مون شروع شده. این جدول رو برای نگهداری از اطلاعات مربوط به میهمانان هتل لندن درست کردیم. Accessیک primary key با فیلد ID رو برای هر نفر در نظر می گیره که ما اون رو به Guest ID تغییر نامش دادیم.
حالا خودمون باید ستون ها رو با نام و نام خانوادگی و شماره تماس میهمانان پر کنیم.