استفاده از Save یا Save As
در این درس دانش‌پژوهان با تفاوت اساسی موجود بین ابزارهای Save و Save As آشنایی کامل پیدا می‌کنند و متوجه می‌شوند که در چه زمانی بسته به چه نیازی از کدام یک از موارد یاد شده باید استفاده نمایند.
فهرست مطالب آموزش
Save یا Save As
این workbookای که الان داریم می‌بینیم اسم آن 02 – Entering Data است و شیت‌های مختلفی دارد، و فرض کنیم ما برای یک مدتی قرار است با این workbook کار کنیم. اجازه بدهید تصور کنیم که این یک workbook کاملاً جدید است، یعنی از قبل آنرا نداشتیم. شما احتمالاً اسم فایل شما book1 یا book2 یا چیزی شبیه این موارد است. بعد از اینکه شما داده‌های خود را وارد کردید، احتمالاً می‌خواهید مطمئن شوید که داده‌های شما وارد شدند و حتی ممکن است فرمول‌هایی را هم اضافه کرده باشید، بنابراین شما می‌خواهید مطمئن شوید که آنها ذخیره شده‌اند و سؤالی که پیش می‌آید، به خصوص برای تازه کارها، تازه کارهایی که چه با اکسل کار می‌کنند، چه با ورد و یا چه با پاورپوینت، این است که، از خود می‌پرسند: آیا زمانی که به منوی File می‌رویم، باید از گزینه Save استفاده کنیم یا از گزینه Save As؟
Save As همیشه کمی امن‌تر از save است و وقتی شما یک فایل را برای اولین بار می‌خواهید ذخیره کنید، به عبارت دیگر وقتی شما کار خود را با یک فایل یا workbook خالی شروع کردید و سپس اطلاعات خود را به این فایل اضافه کردید، قطعاً می‌خواهید آنرا ذخیره کنید، Save As همیشه یک روش امن‌تری برای ذخیره کردن است.
نحوه استفاده از ابزار Save As در اکسل
پس با Save As شروع می‌کنیم. از منوی File روی آن می‌زنیم. صفحه‌ای که برای شما باز می‌شود، ممکن است کمی با صفحه من فرق کند و این بستگی به نسخه ویندوزی دارد که شما در حال حاضر از آن استفاده می‌کنید. اما اولین مرحله کار ما برای ذخیره کردن این است که تصمیم بگیریم فایل خود را کجا ذخیره کنیم. در این مورد شاید بهتر باشد من روی Browse بزنم. من برای این مثال دسکتاپ خود را به عنوان محل ذخیره فایل، انتخاب می‌کنم. اما وقتی شما به Save As می‌روید یک گزینه دیگری به اسم file name داریم که باید نامی را که می‌خواهید برای فایل خود وارد کنید در آن بنویسید و اگر یک فایل جدید باشد؛ در این قسمت اسم آنرا به صورت پیشفرض چیزی شبیه Book1 است؛ که شما می‌توانید آنرا به اسم دلخواه خود تغییر بدهید.
یک زمانی، هر چند معمولاً اهمیت کمی دارد، ممکن است ما نیاز داشته باشیم فایل خود را با نوع فایل متفاوتی نسبت به اکسل ذخیره کنیم.
حالا اگر شما فقط با اکسل کار می‌کنید و بقیه افرادی که در محیط کار شما هستند؛ دارند با ورژن‌های مشابه اکسل کار می‌کنند، شما شاید این را خیلی زیاد حس نکنید و برای شما اهمیتی نداشته باشد. اما اگر شما بخواهید فایل خود را ذخیره کنید و آنرا برای شخص دیگری که از اکسلی با ورژن قدیمی‌تر نسبت به اکسل شما کار می‌کند ارسال کنید؛ چه کاری باید انجام بدهید؟
در این زمان باید روی علامت پیکان مقابل گزینه Save as type کلیک کنید. لیستی باز می‌شود که گزینه‌های زیادی دارد، اما اگر من بخواهم فایل خود را برای کسانی که هنوز با اکسل 2003 کار می‌کنند ذخیره کنم؛ باید از این لیست گزینه Excel 97-2003 Workbook را انتخاب کنم.
شما بعضی گزینه‌های دیگر هم در این قسمت می‌بینید. ممکن است شما نیاز داشته باشید با هر یک از این انواع فرم‌ها، فایل خود را ذخیره کنید. من فکر می‌کنم اکثر کاربران اکسل خیلی اوقات نیازی به تغییر نوع فایل برای ذخیره کردن نداشته باشند. درباره این موضوع بهتر است آگاهی‌های لازم را داشته باشید؛ چرا که ممکن است یک زمانی به آن احتیاج پیدا کنید. برای وارد کردن نام فایل شما می‌توانید از 255 کاراکتر استفاده کنید. ممکن است من بخواهم این فایل را با اسم دیگری ذخیره کنم، دوباره یادآوری می‌کنم اگر فایل ما جدید باشد؛ در این قسمت اسم آن book1 است، اما ممکن است شما بخواهید اسم آنرا به First Half تغییر بدهید. یادتان بماند که می‌توانید تا 255 کاراکتر برای اسم وارد کنید. در اکثر موارد برای اسم از کاراکترهای ویژه استفاده نمی‌کنیم.
موقع وارد کردن نام از Underline یا دش می‌توانیم استفاده کنیم، اما از ستاره، اسلش و بعضی کاراکترهای دیگر نمی‌شود استفاده کرد. شاید تا اندازه‌ای نگران کننده باشد که کدام یکی از کاراکترهای خاص کار می‌کنند و کدام قابل استفاده نیستند. جایی را که می‌خواهیم فایل را ذخیره کنیم مشخص می‌کنیم. البته شما چیزهایی در مورد جایی که می‌خواهید ذخیره کنید می‌دانید. آیا می‌خواهید آنرا روی درایو هارد خود ذخیره کنید؟ یا اینکه آنرا روی درایو فلشی که به کامپیوتر وصل کردید، ذخیره کنید؟ در اینجا من خیلی راحت روی دسکتاپ ذخیره می‌کنم. با این انتخاب من می‌توانم آنرا کنار فایل‌های دیگری که روی دسکتاپ هست، بگذارم. اسم فایل را نیز قبلاً تغییر دادم، پس روی دکمه Save کلیک می‌کنم.
نحوه استفاده از ابزار Save در Excel
اسم فایل بالای صفحه دیده می‌شود. بعد از اینکه چیزهایی اضافه کردیم یا یکسری اطلاعات وارد کردیم، برای اینکه مطمئن بشویم که کارهایی که انجام دادیم ذخیره می‌شوند و همچنان در فایل دیده می‌شوند، از این بالا در گوشه سمت چپ روی دکمه save کلیک می‌کنیم یا از صفحه کلید دکمه‌های control و S را فشار می‌دهیم. دیگر رفتن به منو file و انتخاب گزینه Save As لازم نیست، هر چند مطمئناً شما می‌توانید از آن استفاده کنید.
دوباره می‌گویم، اگر هر نگرانی در مورد فایل خود داشتید، یعنی اینکه بخواهید اسم آنرا تغییر بدهید، یا مکان ذخیره فایل خود را تعیین کنید یا نوع فایل را تغییر بدهید، از گزینه Save As استفاده کنید.
جمع بندی
اما به عنوان یک قانون کلی شما از Save As زمانی استفاده می‌کنید، که برای اولین بار بخواهید فایل خود را ذخیره کنید. بعد از آن می‌توانید از Save استفاده کنید و شما هر بار مجبور نیستید برای ذخیره کردن به منو File بروید، دقت کنید، اگر ما بخواهیم اطلاعات موجود در شیت را آپدیت کنیم، یعنی بعضی اطلاعات را به آن اضافه کنیم و بعد از آن بخواهیم مطمئن شویم که آنها ذخیره می‌شوند، به راحتی می‌توانیم از دکمه save در گوشه بالای سمت چپ صفحه استفاده کنیم. یا اینکه دکمه‌های control و S را بزنیم. بنابراین لازم نیست همیشه از Save As استفاده کنید و زمانی که می‌خواهید اسم فایل یا مکان آن یا نوع آنرا تغییر بدهید Save As به کار شما می‌آید.
در غیر اینصورت با دکمه save، یک فایل به سرعت ذخیره می‌شود و بیشتر مواقع می‌گوییم آپدیت می‌شود، و این مربوط به زمانی است که فایل شما قبلاً ایجاد و ذخیره شده باشد.