استفاده از هلپ نرم افزار اکسل
در این درس دانش پژوهان از وجود مسیرها و کلیدهای میانبر متفاوتی که برای دسترسی به راهنمای آنلاین و آفلاین مستندات هلپ نرم افزار مایکروسافت اکسل وجود دارد آشنا می شوند و در ادامه با پانل Insights و ابزارهای Tell me more و Tell me what you want to do نبز آشنا خواهند شد.
فهرست مطالب آموزش
گستردگی هلپ داخلی اکسل
Help داخلی اکسل خیلی گسترده هست و با روش های گوناگونی برای ما قابل دسترس هستش. اگه ما به راحتی، برای مثال، روی منوی Home، به یک دکمه اشاره کنیم، مثلاً به B، یک کادری زیر اون ظاهر میشه که توی اون نوشته شده bold که معنیش ضخیم کردن هست، نه تنها ما یک توضیح مختصری می بینیم، بلکه همچنین کلیدهای میانبر اون رو هم می تونیم ببینیم، بنابراین کلیدهای میانبر Ctrl-B برای بولد کردن هستند، و برای کج کردن، Ctrl-I و Ctrl-U هم برای زیر خط دار کردن استفاده میشه و به همین ترتیب می تونیم روی دکمه های دیگه قرار بگیریم تا توضیح و کلید میانبر اونها رو، البته در صورت وجود ببینیم.
همینطور ممکن هست وقتی ما روی بعضی از دکمه ها قرار می گیریم توضیحی در مورد اونها نبینیم. مثل دکمه no border که در کادری که زیرش باز میشه جز اسمش چیزی نوشته نشده.
گزینه Tell me more
خیلی اوقات شما توی کادری که با قرار گرفتن روی دکمه ها باز میشه، یک گزینه به نام Tell me more می بینید.
ممکن هست بخاید بدونید گزینه Fill Color در مورد چی هست؟ برای اینکار روی Tell me more اون کلیک کنید. یک صفحه help ظاهر میشه و ما می تونیم بعضی اطلاعات مربوط به آیکن Fill Color رو ببینیم. گاهی اوقات این نسبتاَ سریع باز میشه، گاهی اوقات کمی طول میکشه. اینجا برای ما یکسری توضیحات وجود داره. ما ممکن هست بخوایم این راهنمایی ها رو چاپ کنیم. برای این کار یک دکمه تصویری print در بالاش وجود داره. گاهی اوقات ممکن هست توی متن توضیحات و راهنمایی ها، لینک ها و ارجاعاتی به ابزارها و ویژگی های دیگه ببینید، گاهی اوقات هم نه. و اینو بگم که ما می تونیم این صفحه help رو هر زمانی که به اون نیازی نداشتیم ببندیم.
همینطور ما روی بعضی دکمه های دیگه از منوها میایم، مثل Conditional Formatting، که می بینید ممکنه توضیحات اون طولانی تر از دکمه های دیگه باشه، و ممکنه شامل یک گرافیک هم باشه، همینطور که دوباره داریم می بینیم، احتمالاً یک Tell me more هم دیده بشه.
شما همیشه Tell me moreها رو نمی بینید، اما گاهی اوقات که دیده میشن واقعا برای ما مفید هستند. و بعضی وقتها، مثل بعضی دکمه های مربوط به منوی Data، واقعاً توضیح طولانی دارند. مثل Text to Columns، در واقع کمی از اطلاعات کلی در مورد دکمه وجود داره. و بنابراین با این توضیحات ما یاد می گیریم که شروع کنیم به استفاده کردن بعضی از اون دکمه هایی که ممکن هست قبلاً هرگز أزشون استفاده نکرده باشیم. همچنین ما بعضی دکمه ها مثل Flash Fill رو می بینیم که از ویژگی های نسبتا جدید اکسل هست، کلید میانبر هم داره.
راهنمای Tell me what you want to do در اکسل
در هر زمانی، ما می تونیم بالا روی دکمه کنار لامپ کلیک کنیم، منظور روی کادر Tell me what you want to doهست.
معنی اون این هست که “به من بگید چه کاری می خواهید انجام بدید”. اگر با ورژن های قبلی اکسل کار می کنید، به جای این قسمت یک علامت سؤال در گوشه بالا سمت راست وجود داره.
ما همچنین این ویژگی رو می تونیم با فشار دادن کلیدهای Alt-Q فعال کنیم. داخل کادر اون کلیک کنید. در حال حاضر ممکن هست من بخوام داده ها رو sort کنم یا filter کنم، شاید بیشتر دوست داشته باشم اونها رو فیلتر کنم ولی نمیدونم چطور باید این کار رو انجام بدم. کلمه Filter رو تایپ می کنم. بعضی گزینه ها رو این زیر می تونیم ببینیم. مفهوم اونها ممکن هست نزدیک به اون چیزی که ما می خوایم باشه یا نباشه، اما به این مورد توجه کنید: Get help on Filter، این یعنی از اکسل بخواهیم در مورد فیلتر به ما کمک بده. مورد یاد شده رو کلیک کنید. برای ما یک صفحه نمایش help باز میشه که بعضی ویژگی های مختلف فیلتر رو توضیح میده، شاید این توضیحات خیلی بیشتر از اون چیزی که ما می خواستیم پیش بینی شده باشه. ما مطمئن نیستیم شاید موردی که اول هست، یا ممکن مورد بعدی بدرد بخور باشه، و دوباره اگر که گزینه ای رو انتخاب کنیم، توضیحات بیشتری رو داریم.
و البته مثل قبل، ما می تونیم چاپ شده این راهنما رو داشته باشیم یا شاید بعد از خوندن اون از همین جا بفهمیم چه خبر هست، یعنی متوجه بشیم آیا به اندازه کافی برای کار ما مفید هست یا نه، من فعلا این رو می بندم.
F1 کلید میانبر فراخوانی راهنمای اکسل
همچنین این ویژگی در دستوراتی که فوراً حاضر نمی شوند و باید اونها رو از داخل برخی ابزارها به صورت لیست وار فراخونی کرد نیز قابل دسترس هستش. به منوی Home بر می گردیم، ما ممکن هست جستجو هایی رو بخوایم انجام بدیم. یک دکمه ای به اسم Find and Select وجود داره. لیست زیر اون گزینه های مختلفی داره.آیا ما می خوایم چیزی پیدا کنیم یا اینکه داده ای رو جایگزین کنیم؟ برای مثال ما میایم روی Replace قرار می گیریم، یادآوری می کنم که کلیدهای میانبر اون Ctrl-H هست، Findیا جستجو، کلید میانبرش Ctrl-F هست. گزینه Go To Special چی هست؟ روی اون چیزی بالا نمیاد که ما رو راهنمایی کنه.
بعضی وقتها زیر گزینه کادری باز نمیشه. این حین کار ممکن هست برای ما اتفاق بیفته و به راحتی ممکن هست برای ما این حالت تکرار بشه. همچنین ما همیشه به help مراجعه نمی کنیم، اما قطعاً در طول سابقه کار با اکسل مون حداقل چند باری حتماً نیاز پیدا می کنیم که این کار رو انجام بدیم. اینجا گزینه Data Validation وجود داره. چیز زیادی به ما نمی گه، خب بنابراین، روی منوی Data، اگه ما Data Validation رو ببینیم، یک توضیحی برای اطمینان اینجا وجود داره و گزینه Tell me more هم اینجا وجود داره.اجازه بدید یک چیز کلی بهتون بگم و اینکه در هر زمانی که ، دارید با اکسل کار می کنید، این رو بدونید که به طور مرسوم میانبر help، کلید F1 صفحه کلید هست. در محصولات مایکروسافت و همچنین در اکثر نرم افزارهای دیگه، در طول سال ها میانبر مربوط به help، کلید F1بوده، که در هر زمانی شما اون رو فشار بدید، صفحه help ظاهر میشه، که در قسمت تاپیک اون کلمه مورد نظرتون رو می تونید تایپ کنید.
آیا شما در مورد sparklines چیزی شنیده اید، چه اطلاعاتی در مورد اون وجود داره؟ آیا من نیازی به دونستن چیزی در مورد اینها دارم؟ اونها چی هستند؟ من در هلپ، یک فهرستی رو مشاهده می کنم و همچنین ویژگی هایی که در این فهرست برای راهنمایی من قابل مشاهده هستند. بنابراین در هر زمانی ما می تونیم به help بریم.
پانل راهنمای Insights مایکروسافت اکسل
ممکن هست ویژگی هایی که در هلپ وجود داره دقیقاً برای ما مفید نباشه، اما احتمالاً Tell me what you want to do که قبلاً هم در مورد اون صحبت کردیم به ما کمک زیادی می کنه. داخلش کلیک کنید، این بار من با کلمه sparklines شروع می کنم. هنوز کلمه رو کامل تایپ نکردم که یکسری گزینه زیرش به من نشون میده. در حال حاضر ممکن هست اینها گزینه هایی باشن که من لازم دارم، شاید هم نه، من به نوشتن ادامه میدم تا کلمه کامل تایپ بشه. می بینیم که با تایپ کامل فهرست کمی تغییر کرد. دکمه دیگه ای وجود داره، به نام Smart Lookup on sparklines، اگه روی اون کلیک کنم سمت راست صفحه، پنلی به اسم Insights باز میشه.
اینجا ممکن هست یک توضیح با مفهوم مشخصی به ما نشون داده بشه.این قسمت ما رو به بیرون از نرم افزار اکسل و محیط مجازی می بره در حال حاضر ممکن هست بیرون از نرم افزار مایکروسافت با مرورگرتون، از Wikipedia استفاده کنید، یا از جستجوی Bing، یا هر چیز دیگه ای، ولی در خود نرم افزار اکسل و نه با استفاده از مرورگرهای اینترنت هم می تونیم ما بیرون از نرم افزار مایکروسافت به راحتی و با یک متد از پیش تعریف شده جستجو کنیم، بنابراین برای صحبت کردن، و همچنین برای سرچ در وب، و یا برای ویژگی های دیگه اکسل می تونیم از قسمت Insights استفاده کنیم. ولی این رو بدونید اونها ممکن هستن لزوماً به اکسل مربوط نباشن. پس قطعاً help مربوط به خود نرم افزار اکسل می تونه خیلی بیشتر به ما کمک کنه.
ما می تونیم پنل Insights رو پهن تر کنیم، البته، اگه دوست داشته باشیم. نظر شما در مورد گزینه More ای که وجود داره چی هست، در واقع این گزینه توضیحات بیشتری در مورد sparklines به ما میده. و می بینیم که این راهنما ها در سمت و سوهای مختلفی هستند. گاهی اوقات ممکن هست به درد ما نخورند، ولی وقتی اطلاعات خیلی بیشتری نیاز داریم این گزینه خیلی برامون مفید هست، در هر صورت این یک گزینه دیگه مربوط به پنل Insights هست.
کاربردهای تخصصی راهنمای اکسل
یک بار دیگه میریم سراغ Tell me what you want to do سمت راست لامپ، توی اون کلیک کنید، ویژگی مورد نظرتون رو تایپ کنید. من قبلاً در مورد نمودار آبشاری یا همون waterfall chart چیزهایی شنیدم. اما همه اطلاعاتی که در مورد اون وجود داره چی هستن؟ فوراً یکسری گزینه ها توی کادری زیر اون دیده میشه. ما می تونیم بیایم پایین و این مسیر رو بریم، یکسری تصاویر می بینیم، شاید به خودی خود مفید باشند. ما می تونیم یکی از اونها رو کلیک کنیم.یا روی More stock charts کلیک کنیم تا نمودارها و اطلاعات بیشتری رو ببینیم. بر می گردیم به لیست قبلی، گزینه ای به اسم Smart Lookup on waterfall وجود داره. پنل Insights سمت راست باز میشه، به احتمال زیاد تا اندازه ای در مورد آبشار نیاگارا توضیح میده. بله، در اینجا ما توضیحات رو می بینیم.
نتیجه گیری
ما می تونیم ببینیم که چطور این می تونه ما رو در جهت های کاملاً مختلفی راهنمایی کنه. با اینحال، من فکر می کنم شما در زمان های مختلفی می تونید از این پنل استفاده کنید، مجدداً میگم کلید میانبر help همیشه F1 هست، بهتر هست بگم کلید عملیاتی F1، الان وقت مناسبی هست که برای یادآوری، دوباره بگم در یک ویژگی یا دستور خاص، به طور مثال Flash Fill، شاید شما در مورد اون چیزی شنیده باشین، وقتی روش قرار می گیریم، توضیحات مربوط به اون وجود داره. ولی گزینه Tell me moreرو نداره. در مورد Remove Duplicates چطور؟ این هم Tell me more نداره. Data Validation چطور؟ بله داره. اونهایی که این گزینه رو دارند بیشتر مفید هستند. یعنی ما رو بهتر راهنمایی می کنن. یادتون باشه ما همچنین می تونیم با تایپ کردن کلمه مورد نظرمون سمت راست لامپ اطلاعاتی از اون بدست بیاریم. بنابراین ما با دیدن این درس آموزشی متوجه شدیم که help با به کار بردن روش های مختلفی در مایکروسافت اکسل می تواند برای ما قابل دسترس باشد.