بررسی کامل hide یا پنهان کردن و unhide و ظاهر کردن سطرها و ستون های ورک شیت

در این درس، نحوه مخفی کردن (Hide) و آشکارسازی (Unhide) سطرها و ستون‌ها در Microsoft Excel به صورت گام‌به‌گام آموزش داده می‌شود. این فرآیند شامل استفاده از گزینه‌های منوی راست‌کلیک، دستورات موجود در تب Home و بخش Format، و کلیدهای میانبر تخصصی مانند Ctrl + 9 و Ctrl + 0 است. همچنین، نکات مهمی برای مدیریت حرفه‌ای داده‌ها، مانند کار با سطر یا ستون اول کاربرگ و نمایش مجدد تمامی سطرها و ستون‌های مخفی، بررسی شده است. این مهارت برای افرادی که با حجم زیادی از داده‌ها سروکار دارند ضروری است و به آن‌ها کمک می‌کند تا کاربرگ‌های خود را با دقت و کارآمدی بیشتری مدیریت کنند.

وقتی شما با لیست مشخصی از داده‌ها کار میکنید، یک زمانی پیش می‌آید که میگویید، واقعاً نیازی ندارید خیلی اوقات داده‌هایی را ببینید. ما نمیخواهیم کلاً از شر آنها راحت بشویم ولی خب خیلی راحت میتوانیم آنها را پنهان کنیم. فرض کنید من میخواهم اینها را چاپ بگیرم، یا شخص دیگری یک دلیل دیگری دارد، و بگوید من نمیخواهم بعضی از داده‌هایم داخل چاپ بیافتد. برای مثال، Compensation، این تقریباً نیمه محرمانه است. پس نمیخواهم برای یک مدتی ستون Hام دیده بشود، من روی ستون H کلیک راست میکنم و Hide را میزنم تا ستون پنهان بشود. اگر ما این را چاپ کنیم هیچ شکافی اینجا دیده نمیشود چون بطور معمول در چاپ حرفهای ستونها نشان داده نمیشوند، بنابراین لزوماً کسی نمیفهمد اینجا داده‌ای وجود داشته یا نه.
اگر بخواهید یک پیشنمایش سریع چاپ بگیرید، میتوانید دکمه‌های کنترل F2 را فشار بدهید، یا اینکه میتوانید بروید به منو FILE و PRINT را انتخاب کنید. در هر صورت پیشنمایش آن وجود دارد و همینطور که دارید میبینید الان ما هیچ ستون پنهان شده‌ای را اینجا نمیبینیم. هر چند ما حتماً اینجا یک ستون پنهان شده داشتیم. دکمه Escape صفحه کلید را میزنم تا به اینجا، یعنی محیط ورک شیت برگردم. توجه کنید که یک علامت خطی شبیه یک نشانه مابین G و I وجود دارد، مثل دو خط کنار هم است، و البته بدانید یک حرف الفبا ناپدید شده هم اینجا وجود دارد و ما یک حقیقتی که یادآوری میکنیم این است که در واقع اینجا یک ستون پنهان شده وجود دارد. یک زمانهایی ممکن است بخواهید چندین ستون را پنهان کنید.
من میخواهم این ورک شیت را چاپ کنم و برای من اهمیتی ندارد که افراد در این لحظه در کدام ساختمان دارند کار میکنند و لزوماً هیچ ضرورتی ندارد که تاریخ استخدام آنها هم دیده بشود، بنابراین ستون B را انتخاب میکنم، حالا دکمه کنترل صفحه کلید را پایین نگه میدارم و خب میخواهم ستون E را هم انتخاب کنم. بعد هم راست کلیک میکنم و Hide را میزنم. درست مثل الان، یکبار دیگر با کنترل F2 پیشنمایش چاپ را ببینیم. پس مطمئناً خیلی وقت ها منطقی به نظر میرسد چون وقتی میخواهیم داده‌هایمان را چاپ کنیم قصد نداریم همه چیز پرینت بشود و استفاده از ویژگی مخفی کردن یا Hide، کارمان را خیلی راحتتر میکند. اجازه بدهید Escape را بزنم تا از اینجا بیرون بروم.
حالا چطوری آنها را که مخفی کردیم برگردانیم؟ اگر فقط یک ستون باشد میتوانیم با درگ کردن ماوس دو ستون مجاور آن را انتخاب کنم و بعد هم روی یکی از آنها راست کلیک کنیم و Unhide را انتخاب کنیم، داده‌های پنهان شده ما آشکار میشوند، یا بگذارید الان کنترل z بزنم تا به حالت قبل برگردم. یک راه دیگر برای بازگرداندن ستونهای مخفی شده این است که میتوانیم بیاییم روی همین علامت نشانه روی مرز بین دو ستون و دابل کلیک کنیم، پس بگذارید من دابل کلیک کنم. خب؛ اجازه بدهید من دوباره کنترل z بزنم. یک راه دیگر هم برای بازگرداندن همه ستونهای مخفی شده وجود دارد؛ اگر یادتان باشد ما توی این ورک‌شیت چند تا ستون را پنهان کردیم. شاید داده‌های دیگری هم سمت راست وجود داشتند. آیا ستونهای پنهان شده دیگری هم بوده؟ ما نمیخواهیم لزوماً بیاییم اینها را یکی یکی بررسی کنیم.
اجازه بدهید فقط من بیایم این گوشه بالا سمت چپ کلیک کنم. حالا خیلی راحت هر جایی و روی اسم هر ستونی کلیک راست و Unhide را انتخاب میکنم. همه ستونهای پنهان شده، ظاهر میشوند. دوباره من کنترل z میزنم. یک روش دیگر هم برای انجام همین کار وجود دارد، اگر ما کل ورک شیت را انتخاب کنیم، یعنی به کمک همین گوشه بالا سمت چپ، بعدش به سادگی میتوانیم بیاییم روی یکی از مرزهای بین ستونها، دابل کلیک کنیم. در ضمن اون مرزی که انتخاب میکنیم لازم نیست که حتماً شامل ستون پنهان شده باشد. به عنوان مثال من اینجا می‌آیم بین C و D دابل کلیک میکنم. میتوانیم تأثیر این کار را ببینیم. در ضمن این می‌آید برای هر ستونی که توی ورک شیت باشد best fit یا بهترین تناسب یا بهترین اندازه را برایش در نظر میگیرد، اگر یادتان باشد این توی یکی از درسهای قبلی آموزش داده شد.
می بینید که همه داده‌های پنهان شده، الان آشکار شدند. بنابراین مدیریت اینها خیلی راحت است. این یک چیز خیلی بدیهی برای گفتن، همیشه به ورک‌شیتی که برای شما آشنا نیست نگاه کنید ممکن است ستون پنهان شده‌ای در آن وجود داشته باشد، ولی من چند سالی سردرگم بودم که چطور برای انجام دادن کارهام گاهی اوقات موفق نمیشدم و اکثر اوقات یک کمبودی را در ورک‌شیت‌هام احساس میکردم و بعدن به آن پی میبردم و یا اگر همان موقع خیلی خوب نگاه میکردم متوجه میشدم که، آره، یک ستون پنهان شده در ورک شیت من وجود داشت و فقط من اون را نمیدیدم که بتوانم کارهام را بخوبی انجام بدهم و دلیل ناموفق بودن من مخفی بودن همین ستونهای ورک شیت بوده. پس با توجه به تجربه من شما حواستان را جمع کنید. بگذریم؛ در ضمن ما میتوانیم سطرها را هم پنهان کنیم. ممکن است به داده‌های اینجا نگاه کنید و ممکن است بخواهید برای لحظه‌ای این ورک‌شیت را چاپ بگیرید ولی لازم نباشد اسم افرادی که توی ADC هستند دیده بشود، ما فقط می‌آییم سطرهای 90 تا 94 را با درآگ کردن انتخاب میکنیم.
حالا کلیک راست میکنم و Hide را انتخاب میکنم. دیگر آنها را نمیبینیم. در ضمن اینجا هم، به این علامت نشانه مابین 89 و 95 دقت کنید، اینجا هم، همان دوخطی است. یک مثال دیگری که میتوانیم توی این لیست اینجا، آنرا بررسی کنیم این است که، مایکل اشلی سازمان را ترک کرده، ما نمیخواهیم کلاً بیاییم اسم آنرا از این لیست حذف کنیم، ولی نمیخواهیم هم، توی چاپ بیافتد، بنابراین می‌آیم روی سطر 4 کلیک راست میکنم و با Hide اون را پنهان میکنم. راه برگرداندن آنها دقیقاً عین کاری است که ما برای برگرداندن ستونها انجام دادیم، خیلی آسان است. خیلی راحت اگر یک یا دو سطر، اینجا پنهان شده باشند، ما سطرهای مجاورشان را انتخاب میکنیم، و بعدش کلیک راست و Unhide. و اونها را بدست میاوریم.
من کنترل z میزنم تا به قبل برگردم. ایندفعه اینها را انتخاب میکنم و روی مرز بینشان دابل کلیک میکنم. سطرها ظاهر شدند. یکبار دیگر، آندو میکنم، اگر ما سطرهای پنهان شده دیگری هم، پایین یا بالا، داشته باشیم. کل ورک شیت را انتخاب میکنیم، پس من می‌آیم به کمک اینجا کل ورک‌شیت را انتخاب میکنم، میدانیم که سطرهای پنهان شده‌ای، بین سطر3 و 5 و همینطور این پایین لیست داریم. خب الان خیلی راحت کلیک راست و روی Unhide کلیک میکنم، یا روی هر مرزی از سطرها دابل کلیک میکنم. همه سطرهای پنهان شده، برگشتند. بنابراین توی این ناحیه پایین، اینجا، افرادی که مربوط به ADC بودند الان قابل مشاهده هستند.
بنابراین یک راه‌حل برای اینکه شما به راحتی اطلاعات ورک‌شیت تان را مدیریت و بررسی کنید این است که همیشه طرز فکرتان اینطوری باشد که هر از چند گاهی چشمتان را به سطر و ستونهای ورک شیتی که در حال کار با آن هستید بدوزید. شاید بعضاً داده‌هایی وجود داشته باشد که شما آنها را نمیبینید و دلیل ساده‌ای که میتوانم برای این مخفی بودن بیاوریم این است که ممکن است شما آن ورک شیت را ایجاد نکرده باشید، ستونها یا سطرهای پنهان شده‌ای وجود داشته باشند و دیگر میدانید که برگرداندن آنها عین آن چیزهایی که ما توی مثال هایمان گفتیم خیلی آسان و راحت است.