نحوه ایجاد داکیومنت اسناد جدید
از جمله موضوعاتی که در این آموزش مورد بحث و بررسی قرار گرفته اند اولاً نحوه ساخت یک سند جدید می باشد که در ادامه ویژگی های ساختاری و مشخصات سند خالی ایجاد شده توضیح داده شده است. سپس نحوه بکارگیری و استفاده و ویرایش قالب ها و الگوهای از پیش تعریف شده موجود در نرم افزار ورد بحث شده است که می توانید با پیگیری این آموزه، اطلاعات خود را در این موضوعات تکمیل نمایید.
فهرست مطالب آموزش
ساخت سند جدید در ورد
بعد از اینکه برای ایجاد کردن اسنادتون آماده شدین تعدادی آپشن در word آماده است که برای شروع کار به شما کمک می کنه. ما الان میخوایم این کار رو انجام بدیم و یه سند جدید رو ایجاد کنیم. پس مهم نیست که چی روی صفحه نمایشتون هست، به تب file بریم تا به بک استیج ویو دسترسی پیدا کنیم و گزینه new رو انتخاب می کنیم. خب، ما قبلاً هم این صفحه رو دیدیم همونجایی هست که یک blank document ایجاد کرده بودیم. چه معتقد باشیم که این blank document خودش یک قالب و الگو هستش، چه نه، درواقع این یک قالب هست که هیچ چیزی درش نیست ولی یک چیزهایی مثل مارجین یا حاشیه صفحات، سایز صفحات تون و چیزهای دیگه رو تنظیم کرده. بنابراین به طور پیش فرض شما با صفحات 8.5 در 11 اینچ یا 21.5 در 28 سانتی متر و حاشیه ی 1 اینچی یا 2.5 سانتی متری در این تمپلیت خالی کار می کنید.
بیاین فقط برای بررسی روش کلیک کنیم.
مشخصات یک سند جدید در ورد
خط کش در صفحه قابل رؤیت هست، اگر روی صفحه نمایش شما خط کش نیست به تب view برین و مطمئن بشید که گزینه ruler تیک بخوره. همونطور که می بینید مارجین یا حاشیه صفحه از چپ و راست 1 اینچ یا 2.5 سانتی متر هست، در صفحه ای با عرض 8.5 اینچ یا 21.5 سانتی متر. معنیش این هست که ما 6.5 اینچ یا 16.5 سانتی متر فضا برای درج اطلاعات داریم. می تونید ببینید 19 روی لبه است البته اگر واحد وردتون بر اساس اینچ تنظیم شده بود اینجا عدد 7.5 رو می دیدید. پس ما یک اینچ حاشیه در چپ و یک اینچ یا 2.5 سانتی متر سمت راست صفحه داریم. همچنین یک اینچ یا 2.5 سانتی متر حاشیه هم در بالای صفحه داریم، و اگر اسکرول کنیم به سمت پایین صفحه میبینیم که این بخش خاکستری در خط کش به اندازه یک اینچ یا 2.5 سانتی متر حاشیه رو در پایین کاغذ به خوبی نشون می ده.
در ضمن صفحه، 11 اینچ یا 28 سانتی متر طول داره. پس کل الگو یا قالب ما همین هست،و شما خیلی ساده می تونید به ایجاد سندهای جدیدتون شروع بکار کنید.
ممکن هست بخواهید یک یادداشت بذارید و مثلاً کلمه memorandum رو تایپ کنید، من از Caps Lock استفاده می کنم، حالا اینتر رو فشار میدم.
الگوهای در دسترس جهت ایجاد یک سند word از قبل تعریف شده
خب کافی هست، بریم سراغ سند جدیدمون. بسیار خوب، به تب File میریم و گزینه ی new رو انتخاب کنیم. برای ایجاد یک سند جدید تعدادی الگو وجود داره که می تونیم از بین آنها یکی رو انتخاب کنیم.
شما می خواهید قالب هایی رو که به صورت پیش فرض انتخاب شدن ببینید.از جمله همون blank document خودمون. همینطور که صفحه رو به سمت پایین اسکرول می کنید، قالب هایی مثل blog post، resumes رو می تونید ببینید، فرمت ها و قالب های جالبی هم می بینید، مثلاً برای business flyer، یا student report، even planners، وانواع templateهای خاص و جالب دیگه.
البته توجه داشته باشید که این الگوها رو به صورت دسته بندی شده و category در بالا دارید. بیاین روی personal کلیک کنیم، می بینید که اینجا برای من فقط یک آپشن داره. certificate completion منظورم هست. به جز قالب های business، personal و categoryهای دیگه، می تونید به الگوها به صورت آنلاین دسترسی داشته باشید و اونها رو search کنید.
برای نمونه، اگر دوست دارین به جای blank document یک قالب memo ی فانتزی تر برای یادداشت هاتون داشته باشید درست در قسمت سرچ کلمه memo رو که به معنی یادداشت هست تایپ می کنیم. وقتی که من کلید اینتر رو فشار میدم الگوهای آنلاینی با موضوع memo یا memorandum برامون جستجو میکنه و همونطور که می بینید تعداد زیادی قالب برای انتخاب بهم پیشنهاد میشه. علاوه بر اینها category های دیگه ای رو در سمت راست داریم.اگر به قسمت memos بریم فقط قالبهای مرتبط تر با ایجاد یادداشت ها رو میبینیم. ولی اگر بخوایم مرتبط با business باشه می تونید روی دسته business کلیک کنید تا memoهای مرتبط با موضوع کاری و تجاری رو ببینید.
خب، با اسکرول به سمت پایین با لیست واقعاً طولانی ای روبرو می شیم. بعضی از اینها حقیقتاً یک قالب memorandums نیستن، بلکه برای مثال تمپلیتی با نام credit memos رو می بینیم که بمعنی یادداشت های اعتباری هست. شاید اسمش اینطوری باشه ولی میدونم بکار ما نمیاد. اگر می خواستیم یک سند یادداشت و مکاتبه ای اداری ایجاد کنیم می تونیم از این قالب یعنی (profession design) استفاده کنیم.
فراخوانی و بکارگیری الگوهای از پیش تعریف شده بصورت آنلاین
روش کلیک کنید. یک مقداری اطلاعات در موردش بهمون می ده، و در پیش نمایش کوچیکی می تونیم ببینیم که قالب به چه شکلی هست و توصیفش رو اینجا ببینین.
اجازه بدید برای ایجاد این سند جدید روی create کلیک کنیم.این خیلی فانتزی تر از اون نمونه ای هست که در آغاز دوره باهاش کار کردیم.
کل کاری که شما با یک قالب یا الگو انجام می دهید پُر کردن جاهای خالی هست، مثلاً company name. وقتی شما اینجا کلیک می کنید در واقع تکست نیست، بلکه مکانی برای وارد کردن اطلاعات مرتبط توسط کاربر هست. پس می توانید برای مثال London Hotel رو تایپ کنید. و بعد در ادامهRecipient ، cc و dates رو پر کنید. حتی می بینید اگر که قبلاً لاگین کرده باشید ممکن هست اسم خودتون رو در بخش From ببینید. می توانید از اطلاعات خودتون استفاده کنید. پس استفاده از الگو یا قالب در واقع تسهیل کننده کارمون هست و بدونید استفاده از قالب های آماده ای که دیدید خیلی کارتون رو راحت میکنه.
وقتی که سندی رو ایجاد می کنید مسلماً باید اون رو ذخیره کنید. آپشن های مختلفی برای ذخیره وجود داره که بعداً بهشون می پردازیم.