بررسی نحوه ذخیره اسناد مایکروسافت ورد

هر کاربر حرفه‌ای ورد، در کار خود از تمپلیت‌های شخصی سازی شده خود بهر می‌برد. در این درس دانش‌پژوهان با نحوه تغییر دادن قالب‌های از پیش تعریف شده نرم‌افزار Word آشنایی کاملی بدست می‌آورند و در ادامه با تکنیک‌های ذخیره سازی سند و داکیومنت بصورت ابری یا لوکال آشنا می‌شوند تا بتوانند در آینده کاری خود براحتی بر روی سند تغییرات لازم را ایجاد کرده و از آن بهره‌برداری‌های لازم را صورت دهند.

سفارشی سازی تمپلیت در ورد (Word)

چه با استفاده از الگو blank document یک سند جدید ایجاد کنید، چه با یکی از قالب‌های فانتزی مثل آن قالبی که در فیلم آموزشی قبلی از آن برای ایجاد memo خودمان استفاده کردیم؛ مجبور هستید که گاهی تغییراتی را که اعمال کرده‌اید ذخیره کنید.
در حال حاضر همانطور که می‌بینید، پُر کردن بعضی از جاهای خالی را شروع کردم.
در قالب فعلی در فیلد date که فیلد تاریخ است و باید تاریخ را وارد کنیم، وقتی کلیک می‌کنیم، با نشان دادن یک drop-down list به ما اجازه داده می‌شود که تاریخ را از یک تقویم واقعی بگیریم یا انتخاب کنیم.
من بیست و هشت سپتامبر را انتخاب می‌کنم.
برای موضوع، عبارت scheduled maintenance را تایپ می‌کنم.
اگر در درس‌های آموزشی قبلی با من همراه نبودید، کافی است به تب file بروید و روی گزینه new کلیک کنید و برای پیدا کردن templateای که می‌خواهید، کلمه memo را، در قسمت search for online template سرچ کنید. خب، در پایین می‌بینید که اطلاعاتی در مورد چگونگی استفاده از قالب یاد شده وجود دارد، درواقع دارد نشان می‌دهد که شما می‌توانید تغییراتی را روی قالب مورد نظر ایجاد کنید و سپس به عنوان template شخصی خودتان آنرا ذخیره کنید. متن پایین شما را راهنمایی می‌کند که چطور اینکار را انجام بدهید. (من متن آنرا برای شما می‌خوانم: توضیح داده که برای فرمت کردن این memo می‌توانید از سبک‌ها یا همان styleها استفاده کنید، مثل هدینگ1، هدینگ 2 یا 3، که البته برای فراخونی هدینگ‌های ذکر شده، می‌توانید خیلی راحت در تب home از قسمت styles استفاده کنید.
به منظور ذخیره تغییرات گفته است که: در تب file، گزینه save as را انتخاب کنید. در پنجره‌ای که باز می‌شود، روی document template کلیک کنید. دفعه بعد که در نظر دارید از آن قالب استفاده کنید، از تب file گزینه new را انتخاب کرده و سپس روی آن templateای که قبلاً save کردید، دابل کلیک کنید.)
اما دقت کنید که خود این قسمت پایین هم فقط یک place holder است، یعنی مکانی برای تایپ‌های شما بحساب می‌آید.
در حال حاضر کاری که ما انجام می‌دهیم این است که در پایین کلیک می‌کنیم، و همه چیز به حالت انتخاب در می‌آید. حالا می‌توانیم متن یادداشت خود را در قسمت مورد نظر تایپ کنیم که البته با یک ظاهر و فرمت متفاوت از قبل سفارشی شده برای تیترها تایپ می‌شود.
من عبارت elevator maintenance را تایپ می‌کنم و کلید اینتر را فشار می‌دهم.
الان در بدنه متن قالب هستیم، اینطور بگویم که سند به شکلی سفارشی شده که وقتی اولین بار کلیک کنیم و یک متنی را بنویسیم آنرا به عنوان تیتر ما با یک فونت بزرگتری نشان می‌دهد و وقتی اینتر بزنیم و متن یادداشت خود را بنویسیم با یک فونت و سایز دیگری نمایش داده می‌شود.
ادامه می دهم، کلید اینتر را میزنم و فامیل خود یعنی بنی طالبی را تایپ می‌کنم، درواقع مهم نیست که چه چیزی می‌نویسید.

تفاوت ذخیره سازی سند ورد با save و save as

همانطور که دارید با سند کار می‌کنید، به نوار عنوان خود که مایکروسافت به آن title bar می‌گوید نگاه کنید لطفاً؛ احتمالاً چیزی که شما هم در نوار عنوان می‌بینید عبارت word document است با یک شماره که در ادامه آن آمده است. اینکه این شماره چند است، بستگی به این دارد که چه تعداد new document پیش از این ایجاد کرده‌اید. می‌بینید که در نوار عنوان من نوشته document 5 و این یعنی من سند خود را تا به این لحظه ذخیره نکرده‌ام و قبل از آن 4 داکیومنت ذخیره نشده دیگر داشتم.
پس اگر سند را بدون ذخیره ببندم چه می‌شود؟ احتمال از دست دادن اطلاعات سند وجود دارد. وقتی شما می‌خواهید سندی را که ذخیره نکرده‌اید ببندید، ورد شما را وادار می‌کند که سند را ذخیره کنید، ولی بهتر است که خود شما از قبل اینکار را انجام بدهید.
اگر روی تب File کلیک کنید، در بخش یاد شده گزینه‌های save و save as را برای ذخیره می‌بینید. گزینه save تغییرات سند شما را اگر در حال حاضر آنرا ذخیره کرده باشید آپدیت می‌کند؛ ولی اگر آنرا ذخیره نکرده باشید مثل الان این لحظه از سند طهاکو؛ حتی وقتی روی save هم کلیک می‌کنید، شما را مستقیماً می‌برد به save as.
در حقیقت اگر روی دکمه ی بازگشت بزنیم، و به دکمه save در نوار ابزار دسترسی سریع مراجعه کنیم، که کلید میانبر آن هم ctrl+S برای فراخونی سیو است، با کلیک کردن روی آن بخاطر اینکه سند از ابتدا save نشده، می‌بینیم که بله، ما را به save as می‌برد.
پس تا به این لحظه فهمیدیم که اگر سندی را ذخیره نکرده باشیم حتی اگر روی save هم کلیک کنیم، از طریق save as ازما یک مسیر برای ذخیره سند می‌خواهد.
روی آن کلیک کنید، ببینید چطور به بک استیج ویو می‌رویم و گزینه save as را به صورت انتخاب شده نشان می‌دهد.

• آموزش جامع ورد Word
• آموزش جامع ورد Word
• فصل 04: شروع کار و مدیریت انواع فایل های تعریف شده نرم افزار اتوکد الکتریکال
• نحوه بهره برداری از فایل های پروژه دوره جامع ورد طهاکو
• راه اندازی ورد و بررسی رابط کاربری یا user interface این نرم افزار

ذخیره سازی ابری یا محلی؟

حالا تعدادی آپشن برای انتخاب وجود دارد، اولین گزینه این است که سند را کجا می‌خواهیم ذخیره کنیم. مقصد پیشفرض را می‌توانید ببینید، مایکروسافت به طور پیشفرض پیشنهاد می‌کند که سند را در فضا ابری ذخیره کنیم. احتمالاً one-drive شخصی‌تان را به صورت انتخاب شده می‌بینید، یا اگر چند one-drive داشته باشید، خود شما می‌توانید انتخاب کنید که کدام باشد. اما مایکروسافت می‌‌خواهد شما با فضا ابری شروع کنید، و بد نیست بدانید هر اکانت مایکروسافت و حتی اکانت‌های Hotmail و windows live هم، فضا ذخیره رایگان دارند. می‌توانید فضا بیشتری را هم خودتان بخرید. اگر من مورد اول را انتخاب می‌کردم، می‌توانستم سند خود را در فضا ابری ذخیره کنم، که در این صورت از روی هر دیوایس و دستگاهی در هر جایی که به اینترنت دسترسی داشتیم، سند قابل دسترس بود. و البته به راحتی هم قابل share کردن بود.
بعداً از این گزینه استفاده خواهیم کرد.
آپشن‌های دیگر شامل انتخاب کامپیوتر خود ما، و پیمایش و انتخاب یکی از این مسیرهای دلخواه لیست باز شده سمت راست برای ذخیره آن است.
مورد اخیر مثل استفاده از browse هست، اما browse به ما اجازه جستجو محلی در کامپیوتر شخصی خود ما و درایوهای شبکه را می‌دهد، و یا اگر یک SharePoint access داشته باشید احتمالاً مسیر فراخوانی آنرا در لیست browse خواهید دید. آن چیزی که من درباره word نسخه جدید واقعاً دوست دارم، این است که می‌توانم سراغ فولدرهایی که اخیراً از آنها استفاده کردم رفته و مورد یاد شده را در آنجا ذخیره کنم.
می‌بینید، onedrive من با کلیک کردن رو گزینه آن در دسترس است، داخل آن هم فولدر اسناد من روی onedrive هستند که قابل رؤیت می‌باشند.
و البته مشخص است که بعدی هم یک onedrive دیگر من است.
پس من می‌توانم اگر بخواهم فولدرها را انتخاب کنم، و دوباره سریع و بدون معطلی و نیاز به جستجو، آنها را باز کنم.
فولدرهای قدیمی‌تر هم که من قبلاً با آنها کار کردم در لیست هستند که می‌توانم خیلی راحت و سریع دوباره آنها را هم باز کنم.
این یکی از ویژگی‌های خوب word نسخه جدید است. با ویژگی یاد شده دیگر نیازی به browse کردن و جستجو کردن نداریم.
اما اگر محلی که برای ذخیره به دنبال آن هستیم، در داخل لیست ندیدیم، خب آنوقت به سراغ دکمه browse می‌روم و با کلیک کردن روی browse کادر محاوره‌ای save as باز می‌شود.
من ترجیح می‌دهم که فایل‌ها را روی دسکتاپ خود ذخیره کنم، چرا که دسترسی راحت‌تری به آنها دارم.
هنوز فایلی روی دسکتاپ خود ذخیره نکرده‌ام، فقط چند فولدر می‌بینید.
خب، در فیلد File Name نامی دیده می‌شود که دارد به طور پیشفرض فراخوانی و نمایش داده می‌شود تا با استفاده از آن نام سند را ذخیره کنیم (Landon hotel)، همان نامی که شما در template در فیلد company بعنوان نام کمپانی وارد کردید.
البته ورد حساسیتی به انتخاب این نام ندارد، ما می‌توانیم هر طور که مایل هستیم نام یاد شده را تغییر بدهیم یا عوض کنیم.
من بجای نام یاد شده تایپ می‌کنم: elevator maintenance memo.
این نام بهتر می‌تواند template من را توصیف کند.
در پایین‌تر می‌توانید ببینید که نام من را به عنوان author یا مؤلف و ایجاد کننده سند آورده است. چون در فیلد from در template و طرح‌بندی memo نام خود را تایپ کرده بودم. من قصد دارم نام خود را بگذارم باشد، ولی اگر بخواهم نام‌های دیگری هم به عنوان author یا سازنده فایل بیاورم، می‌توانم در قسمت یاد شده کلیک کنم و آن نام‌ها را اضافه کنم.
خب چون نمی‌خواهم نام دیگری اضافه کنم جایی بیرون از text box کلیک می‌کنم.
درآپ‌دان لیستِ save as type به ما اجازه می‌دهد که فرمت ذخیره فایل را انتخاب کنیم، یعنی فایل با چه فرمتی ذخیره بشود.
می‌بینید که بطور پیشفرض فرمت ذخیره word document است، یعنی فایل ما پسوند docx دارد و اگر آنرا ذخیره می‌کردیم با فرمت یاد شده توسعه پیدا می‌کرد که جدید ترین فرمت word هست.
در ادامه فرمت‌های قدیمی‌تر را می‌بینید که برمی گردد به نسخه‌های 97 تا 2003 مایکروسافت ورد. اگر می‌خواهید سند را با کسی به اشتراک بگذارید که آن فرد هنوز نسخه مایکروسافت ورد خود را آپگرید و بروزرسانی نکرده، و از نسخه‌های قدیمی استفاده می‌کند، سعی کنید سند را با فرمت یاد شده ذخیره کنید، فرمتی که از فی‌چرها و ویژگی‌ها و توابع جدید در فایل شما استفاده نکند، یعنی شما هم آنرا با فرمت‌های قدیمی‌تر ذخیره کنید تا با نسخه قدیمی ورد compatibleتر یا سازگارتر باشد.
اگر هم بخواهیم، می‌توانیم آنرا با فرمت word template ذخیره کنیم. که دستورالعمل ذخیره آنرا در همین template خاص دیدیم (به یاد می‌آورید؟ در پایین قالب نوشته بود که آنرا چطور به صورت template ذخیره کنیم.).
همچنین برای مثال می‌شود با فرمت pdf ذخیره کنیم که یک نسخه read only یا فقط خواندنی است.
یا با فرمت plain text که گزینه آن در پایین هست و در ادامه ما خیلی انتخاب‌های دیگری هم داریم.
اجازه دهید همان فرمت پیشفرض بماند، یعنی word document؛ و روی save کلیک کنید.

قانون ذخیره سریع تغییرات سند ورد

وقتی یکبار سند خود را ذخیره می‌کنید شما متوجه ذخیره شدن آن خواهید شد، چون در بالا در نوار عنوان نام فایل شما ظاهر می‌شود. اما دقت کنید که وقتی تغییراتی را بعد از ذخیره کردن ایجاد می‌کنید، ممکن است متوجه نشوید که این تغییرات به صورت اتوماتیک ذخیره می‌شوند یا نه؛ چرا که تغییرات جدید نمای نوار عنوان را عوض نمی‌کند که شما ببینید، پس وقتی در سند خود تغییرات جدید اعمال می‌کنید باید مطمئن بشوید که تغییرات ذخیره شده‌اند.
اطلاعات داخل فیلد from در قسمتی پاک شده، چون روی author کلیک کرده بودیم؛ پس نام خود را دوباره تایپ می‌کنیم و بیرون از فیلد کلیک می‌کنم.
elevator maintenance و غیره سر جای خودشان هستند و پاک نشده‌اند.
خب من در واقع یک تغییر ایجاد کردم در سند، پس قصد دارم که تغییر را ذخیره کنم. با کلیک کردن روی دکمه save یا گرفتن کلیدهای میانبر Ctrl و s از روی کیبورد، می‌توانم عملیات ذخیره‌سازی را انجام بدهم.
حالا وقتی اینکار را انجام دادید روی سند خود هرجایی از آن کلیک کنید؛ برای اینکه مطمئن بشوید چیزی در سند به حالت انتخاب در نیامده است. من سمت چپ کلمه memo کلیک می‌کنم.
ببینید نام نوار عنوان تغییری نکرد و این یعنی ذخیره تغییرات را با نگاه کردن به نوار عنوان متوجه نمی‌شوید، پس خیلی مهم است که همیشه خودتان تغییرات را ذخیره کنید.
من از این قانون پیروی می کنم که: مرتباً با کلیدهای میانبر Ctrl و s که به راحتی در دسترس من هستند، و یا حتی با دکمه save در نوار دسترسی سریع QAT، عمل save را انجام بدهم.
ذخیره کردن به طور مرتب و متناوب ایده بدی نیست، و البته در آخر کار یعنی وقتی می خواهید سند را ببندید هم باید ذخیره تغییرات را انجام بدهید.