آموزش چاپ کردن و پرینت گرفتن اسناد با نرم افزار ورد (Word)
در این آموزش ویدیویی دانش پژوهان با نحوه انجام تنظیمات در جهت تنظیم ابعاد کاغذ و کیفیت چاپ آشنا می‌شوند و در ادامه با نکات مورد نیاز برای گرفتن خروجی مناسب به صورت PDF یا هر فرمت دیگری ازجمله چاپ بر روی کاغذ نیز آشنا می‌گردند.
فهرست مطالب آموزش
پرینت گرفتن و چاپ کردن در ورد
زمانی که تصمیم داشته باشیم پرینت اسنادی را در اینجا یعنی نرم افزار word بگیریم، تعدادی آپشن مختلف هست که باید با آنها آشنا شویم، همین الان می‌خواهیم این کار را انجام بدهیم. در واقع می‌خواهیم از سند landon hotel press release که در فولدر chapter1 فایل‌های تمرینی پیدا کرده بودیم پرینت بگیریم.
محیط تنظیمات Print (Ctrl+p)
قدم اول این است که به تب file برویم تا وارد backstage view شویم و گزینه print را انتخاب می‌کنیم. اینجا جایی است که آپشن‌های مختلف به شما نشان داده می‌شود، از جمله نمایی از سندی که قصد داریم آنرا چاپ کنیم. اجازه بدهید اول همین را ببینیم.
همانطور که پیدا است، تعداد page ها یا صفحات سند را در گوشه پایین سمت چپ می‌بینید، و می‌توانید با زدن روی پیکان‌های ناوبری به صفحات مختلف بروید. همچنین می‌توانید سطح زوم را هم انتخاب کنید. که البته به طور پیشفرض زوم صفحات طوری تنظیم شده که شما بتوانید کل یک صفحه را ببینید. به هر حال می‌شود زوم را عوض کنیم. با کلیک کردن روی علامت + می‌توانید در مقیاس 10 درصد بزرگنمایی نمایش صفحه را افزایش بدهید. وقتی بزرگنمایی به 100 درصد می‌رسد، چیزی که می‌بینیم اندازه واقعی صفحات بعد از پرینت روی کاغذ است. و همین زوم صد درصد می‌تواند یک راهکار برای اینکه ما قبل از چاپ نمایی کلی از صفحه‌ای که می‌خواهیم پرینت کنیم را به ما بدهد.
همچنین ما می‌توانیم بین صفحات کمی جابجا شویم و خیلی راحت قبل از پرینت بر روی کاغذ بقیه صفحات را هم نگاهی بکنیم.
بسیار خوب. من می‌خواهم بزرگنمایی تصویر را روی حدودا 50 درصد تنظیم کنم تا بتوانم کل هر صفحه را ببینم.
انتخاب پرینتر و تعداد صفحات
خب بیایم به سمت چپ. زمانی که برای پرینت آماده شدیم دکمه پرینت در این بالا به صورت بزرگ و واضح وجود دارد.
اما قبل از آن آپشن‌های دیگری را هم بررسی کنیم. مثل تعداد کپی از هر صفحه. شاید من بخواهم چند نسخه کپی از این سند داشته باشم. برای اینکار از این پیکان‌ها استفاده می‌کنم و تعداد را کم و زیاد می‌کنم، یا اینکه خیلی راحت تعدادی را که در نظر دارم، با استفاده از اعداد کیبورد اینجا تایپ می‌کنم.
آپشن بعد، انتخاب پرینتر است، اما منظور فقط پرینترهایی نیست که به کامپیوتر متصل می‌شوند.
بلکه گزینه‌های دیگری هم هست که اگر اینجا کلیک کنید می‌توانید ببینید. خب لطفاً کلیک کنید. برای مثال گزینه send to onenote را می‌بینید. اگر از onenote برای یادداشت برداری استفاده می‌کنید، با این گزینه هر چیزی که در این سند می‌بینید را می‌شود مستقیماً به نوت‌بوک onenote خودتان ارسال کنید. به راحتی و بدون دردسر از همینجا از دایالاگ باکس زیر گزینه پرینت. دقت کنید که همچنین می‌توانید از گزینه Microsoft xps برای پرینت استفاده کنید که یک فرمت فقط خواندنی است. بد نیست بدانید XPS Document Writer به شما اجازه می‌دهد سند خود را مثل فایل pdf به صورت فقط خواندنی ذخیره کنید، البته با ورژن مایکروسافت.
از این پایین می‌توانید پرینترهای دیگری را هم که متصل به سیستم شما هستند یا با شما در یک شبکه هستند، به این لیست اضافه کنید. گزینه ی fax هم در این لیست مشخص و واضح است.
هر پرینتر یا آپشنی را که شما به عنوان گزینه پیشفرض خود انتخاب کنید، با این تیک در یک دایره سبز رنگ مشخص می‌شود.
برای من microsoft print to pdf انتخاب پیشفرض است که وقتی نسخه‌های اخیر adobe reader را روی سیستم خود نصب می‌کنید این گزینه هم به لیست پرینترهای دستگاه شما اضافه می‌شود و بالطبع نرم افزارهای آفیس هم، بخصوص ورد آن را خیلی راحت به عنوان یک پرینتر که یک نوع خروجی از نوع pdf به جای کاغذ به ما می‌دهد را شناسایی می‌کنند که الان این گزینه می‌تواند به من یک خروجی pdf بدهد.
ابزارهای پرینت در Word
وقتی که شما کپی را انتخاب می‌کنید با آپشن‌های کپی مختلفی مواجه هستید که خیلی راحت از این پایین قابله دسترس هستند، برای مثال گزینه print all pages.
کلیک کنید تا دراپ‌دان لیست آن باز شود، اگر می‌خواهید فقط همین صفحه جاری، یعنی صفحه‌ای که در آن بودیم چاپ شود، گزینه آن اینجاست یعنی آپشن print current page، یا اینکه با گزینه custom print صفحاتی را که می‌خواهید چاپ شوند را انتخاب کنید. در مورد این سند ما دو صفحه یا page بیشتر نداریم، ولی اگر سند ما بزرگتر بود و صفحات بیشتری داشت و قصد داشتید یک دنباله مشخصی از صفحات را چاپ کنید، از همین گزینه custom print استفاده می‌کردید. با اسکرول کردن به سمت پایین، اگر بخواهیم، می‌بینیم که می‌توانیم با استفاده از document info از اطلاعاتی که در مورد سند ما وجود دارد؛ از قبیل نام نویسنده یا نام فایل هم پرینت بگیریم.
اگر شما روی این سند کار کرده باشید، یکسری اطلاعات پیرامون تغییراتی که ایجاد کرده‌اید را هم می‌توانید با استفاده از گزینه list of Markup اعمال کنید، style ها، auto text entries، key assignments که لیستی از کلیدهای میانبری است که استفاده کردید، هم ابزارهایی هستند که در این قسمت در اختیار ما قرار گرفتند.
پس شما به راحتی سند خود را به همراه همه این اطلاعات هم می‌توانید چاپ کنید. پس این ابزارها هیچ محدودیتی برای ما ایجاد نمی‌کنند.
درضمن اگر قصد داشته باشید تنها page های فرد را یا تنها page های زوج را چاپ کنید، گزینه آن را اینجا دارید.
اما چرا باید بخواهید این کار را بکنید؟ خب، شاید پرینتری که من دارم پرینت دو طرفه نمی‌گیرد. بنابراین می‌توانم همه صفحات فَرد سند را چاپ کنم، بعد کاغذهایی را که از پرینتر خارج شده اینبار به صورت وارونه برای پرینت بگذارم ، و این دفعه pageهای زوج سند را پرینت بگیرم.
اینطوری یک پرینت دو طرفه خواهم داشت.
خیلی خب، یک گزینه تقریباً اضافه هم با عنوان print one side یعنی پرینت یک طرفه در اینجا دارید. و گزینه manually printing on both sides هم برای پرینت دو طرفه، یکی از آپشن‌های ما هست که شما را وادار می‌کند کاری که چند ثانیه پیش گفتم را انجام بدهید، یعنی صفحات فرد و زوج را به صورت جداگانه پرینت بگیرید.
جهت چاپ روی کاغذ را هم می‌توانید از این پایین انتخاب کنید. فعلاً جهت عمودی یا portrait انتخاب شده، چون سند ما صفحاتش به همین صورت در راستای بالا به پایین است.
گزینه collated، وقتی دارید از یک سندِ چند صفحه‌ای چند کپی را پرینت می‌کنید، گزینه خیلی مهمی بنظر می‌رسد. الان ما یک سند دو صفحه‌ای داریم که می‌خواهیم چهار کپی از آن بگیریم. اگر collated در حالت انتخاب نباشد، به عبارت دیگر uncollated را انتخاب کرده باشیم، همه چهار کپی صفحه اول در ابتدا از پرینتر خارج می‌شود و بعد همه چهار کپی صفحه دوم چاپ می‌شود، و خودم بعد از چاپ باید سند را به صورت دستی مرتب کنم. به همین دلیل من ترجیح می‌دهم که برای پرینت چند کپی از روی سند چند صفحه‌ای گزینه collated را انتخاب کنم.
با انتخاب collated ممکن است پرینت ما زمان بیشتری ببرد، چون یک کپی از صفحه ی اول و یک کپی از صفحه دوم می‌گیرد و دوباره یک کپی از صفحه اول و یک کپی از صفحه دوم و همینطور تا چهار کپی به همین صورت عمل می‌کند. توجه کنید که ما همچنین می‌توانیم تنظیمات دیگری را هم اینجا انجام بدهیم، مثلاً تنظیم margin یا حاشیه، paper size یا سایز صفحات، و همچنین گزینه one page per sheet که انتخاب دیفالت ما است یعنی به طور پیش فرض، در هر شیت یک صفحه از سند چاپ می‌شود، اما اگر بخواهم صفحات کوچکتر باشند، می‌توانم گزینه 2 pages per sheet را انتخاب کنم. یعنی دو صفحه از سند روی یک شیت کاغذ.
روی آن کلیک کنید، به صورت یک پیش نمایش خیلی کوچک در کنار این گزینه آنرا می‌توانم ببینم که بعد از چاپ به چه شکلی است، دو صفحه سند من روی یک شیت کاغذ در کنار هم با سایز کوچکتری چاپ خواهد شد. اگر برای ما مهم نباشد، سایز مطالب کوچکتر از سایز می‌شود که روی کامپیوتر می‌بینیم. این گزینه کمک می‌کند که در مصرف کاغذ صرفه جویی کنیم.
من می‌خواهم همان گزینه 1 page one sheet را انتخاب کنم، با وجود آپشن‌های زیادی که وجود دارد ولی پیش نمایش کوچک چاپ آنها را در کنار هر کدام در اینجا می‌بینیم.
دکمه Print
وقتی آماده چاپ هستید، خیلی ساده روی دکمه print کلیک می‌کنید تا دستور چاپ به پرینتر ارسال شود. من تعداد کپی‌ها را روی 1 کپی تنظیم می‌کنم و بعد تنها کاری که باید بکنم این است که روی print کلیک می‌کنم. به محض اینکه شما گزینه print را انتخاب می‌کنید دستور به پرینتر ارسال می‌شود، و شما به سند خود بر می‌گردید.