بررسی تخصصی روش های متفاوت به اشتراک گذاری ارائه پاورپوینت
در این درس آموزشی جامع، به بررسی تخصصی و گام‌به‌گام روش‌های متنوع به اشتراک گذاری ارائه در Microsoft PowerPoint پرداخته می‌شود؛ از گزینه‌های send as attachment، send a link، send as a PDF، send as XPS و send as a internet FAX گرفته تا امکانات پیشرفته ذخیره‌سازی در One Drive و مدیریت دقیق دسترسی از طریق Share With People با تعیین مجوزهای can edit و can view و استفاده از Edit Link و View-only Link. این آموزش ابزارهای کاربردی و تخصصی مورد نیاز متخصصان و کارشناسان بازار کار را جهت اشتراک گذاری حرفه‌ای ارائه‌هایشان به طور کامل در اختیار قرار می‌دهد.
نرم افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت قابلیت این رو داره که به طور باور نکردنی و بسیار آسون این فایل شما رو با دیگران به اشتراک بذاره. برای به اشتراک گذاشتن ارائه روی سربرگ Fileکلیک میکنم و سپس ازپنل سمت چپ گزینه Shareرو انتخاب میکنم. من میخام توی ویدئوی آموزشی بعدی بهتون نشون بدم که شما چطور به صورت آنلاین می تونید ارائه داشته باشید، اما شما حالا میتونید ارائه تون رو برای افراد دیگه ایمیل کنید، برای اینکار از پنل سمت راست گزینه ایمیل رو انتخاب کنید، و شما با انتخاب کردن گزینه ایمیل چند تا انتخاب دارید، گزینه send as attachment به معنی ارسال فایلها به عنوان پیوست معمولی برای هرشخصی هستش بنابراین هرشخص یک کپی شخصی از اون در اینباکس ایمیل خودش دریافت میکنه. شما میتونید گزینه send a link رو برای ارائه تون انتخاب کنید به این معنی که فایل ارائه روی یک مکانی ذخیره میشه و کاربر فقط میتونه از اون مکان به این فایل دسترسی داشته باشه و یا به زبون ساده تر یک لینک از فایل ارائه برای کاربر مورد نظرمون ارسال میشه. این لینک می تونه از فضای ابری مایکروسافت باشه یا اینکه از یک وب سایت شخصی یا شبکه اداره باشه، ولی نکته ای که قابل اغماض هست این است که حتما قبل از هر چیزی باید این فایل روی شبکه های اشتراک گذاری فایل قرار بگیره و بعد از اونجا باز بشه.
شما میتونید گزینه send as a PDFرو برای ایمیل کردن ارائه تون به عنوان یک فایل PDF انتخاب کنید. توی ویدئوی آموزشی قبلی من بهتون نشون دادم که چطور از ارائه تون خروجی PDFبگیرید. این یک گام جلوتر از روال قبلی هست، چون این گزینه علاوه بر اینکه یک فایل PDFاز ارائه تون ایجاد میکنه بلکه میاد و فایل روتوی یک ایمیل آماده، برای ارسال میذاره. درنهایت، شما میتونید با انتخاب گزینه send as XPS فایل رو به عنوان یک پیوست xpsارسال کنید فرمت XPS این قابلیت را در اختیار کاربر قرار میده تا فرد دیگه ای نتونه اون رو ویرایش و یا تغییراتی بر روی آن اعمال کنه XPS . فرمت استاندارد شرکت مایکروسافت هست که بین تمام برنامه ها به صورت پیش فرض وجود داره و بسیار کاربردی هستش.
یا با انتخاب گزینه send as a internet FAX فایل رو به عنوان فکس اینترنتی ارسال کنید. علاوه بر این که شما میتونید فایل رو با استفاده ازایمیل ارسال کنید، شما میتونید همچنین با استفاده از One Driveفایل رو با دیگر افراد به اشتراک بذارید. من میخام فایلم رو روی One Drive ذخیره کنم برای این کار من گزینه share with people رو انتخاب میکنم سپس آیکون save to cloudرو انتخاب میکنم باانتخاب این، گزینه پنل اشتراک گذاری سندم برای من ظاهر میشه.
من میتونم روی گزینه One Driveکلیک کنم، و می بینید من ازقبل یک پوشه اینجا برای فایلهام دارم، بنابراین، من میخام فایلم رو توی این مکان ذخیره کنم، پس روی فولدرم کلیک می کنم و می بینید که پنجره Save As برامون باز میشه.
من باید اینجا یک اسم بهش اختصاص بدم، بعد از تایپ اسم فایلم روی دکمه Saveکلیک میکنم، و حالا من میتونم تصمیم بگیرم که دقیقا با کیا فایلم رو میخام به اشتراک بذارم. من روی گزینه Share With Peopleکلیک میکنم، و اینجا توی پنل سمت راست جایی هست که من میتونم افرادی روکه میخام سندم رو با اونها به اشتراک بذارم دعوت کنم. پس توی کادر Invite people آدرس ایمیل افرادی روکه میخام دعوت کنم تایپ میکنم و وقتی من تصمیم گرفتم که چه کسی رو دعوت کنم و اومدم ایمیلش رو در قسمت Invite people تایپ کردم لازم هست، که اگه بخام اون افراد قادر به ویرایش سند من باشند بیام و گزینه can edit رو انتخاب کنم یا اینکه فقط سندم برای اونها قابل مشاهده باشه یعنی گزینه can viewرو بصورت انتخاب شده در بیارم.
من همچنین میتونم توی این کادر یک پیام برای افرادی که ایمیل من رو دریافت میکنن تایپ کنم. قبل از اینکه من روی دکمه Share کلیک کنم، من میخام بهتون چیزهای بیشتری رونشون بدم. بجای اینکه افراد رو به طور مستقیم ازطریق این جعبه محاوره ای دعوت کنم، همچنین من میتونم با کلیک کردن روی گزینه Get Sharing Link از این پایین صفحه نمایش، افراد رو با استفاده از یک لینک دعوت کنم. این به من نشون میده که میتونم بیام و یک Edit Link ایجاد کنم که افراد با استفاده از این لینک حتی بتونن فایلم رو ویرایش کنن یا اینکه بیام و با گزینه View-only link یک لینکی ایجاد کنم که ارائه ام از اون طریق فقط قابل نمایش باشه و قابلیت ویرایش رو از افراد با استفاده از این لینک صلب کنم.
با کلیک کردن روی این لینک ها مثلا View-only linkنرم افزار به من اجازه میده که از اون لینکها کپی بگیرم و اونها رو به افراد دیگه ارسال کنم بدون اینکه به طور مستقیم ایمیلی از طریق ارائه خودم بخام ایجادکنم. برای خارج شدن ازاین پنل محاوره ای و برگشتن به ایمیل ربیع زاده، من میتونم روی این پیکان که به سمت چپ اشاره میکنه کلیک کنم.
من میخام روی دکمه share کلیک کنم، و ربیع زاده، یک ایمیل دعوت برای به اشتراک گذاشتن این سند دریافت میکنه. سپس من میتونم هر شخصی رو که به اون مجوز دیدن این سند داده شده رو ببینم. این یک کاربری هست که قبلا اینجا لیست شده، به این دلیل که این فرد قبلا در اشتراک گذاری این سند کمک کرده. اونها درست هنگامی که در ویدئوهای قبلی، که شامل آموزش یادداشت گذاری افراد روی ارائه ما بود، روی این سند کار کرده اند، و الان لیستی از نام اونها رو می بینیم. برای خارج شدن از پنل Share، روی علامت ضربدر از بالای سمت راست اسلاید کلیک کنید. درحال حاضر شما در حال همکاری با ابزارهای collaborating با دیگر افراد توی فضاهای ابری هستین.