معرفی و بررسی سربرگ Page Layout و روش های سفارشی سازی پیشنمایش پرینت یا Page Layout
درس “Exploring the Page Layout Tab and Page Layout View” به بررسی کامل تب Page Layout و نمای Page Layout در اکسل می‌پردازد، که ابزارهای کلیدی برای تنظیم و پیشنمایش اسناد پیش از چاپ هستند. در این آموزش، مخاطب با نحوه مدیریت تنظیمات صفحه مانند Margins، Orientation، Size، و تعیین Print Area آشنا میشود و یاد می‌گیرد چگونه از قابلیت‌های Scale to Fit برای متناسب‌سازی داده‌ها در صفحات استفاده کند. همچنین، تنظیم گزینه‌های نمایشی مانند Gridlines و Headings و روش افزودن Headers و Footers به صورت مستقیم در نمای Page Layout آموزش داده میشود. این درس به متخصصان کمک میکند تا با تسلط بر ابزارهای چاپ و صفحه‌بندی، اسنادی حرفه‌ای و بدون نقص برای ارائه یا چاپ ایجاد کنند.
اگر شما می خواهید یک ورک شیت رو چاپ کنید، بخصوص اگر تا حالا ورک شیتی چاپ نکرده باشید، بهتر است اول Preview یا پیشنمایش اون رو ببینید. اگر الان به سیستم منو اکسل نگاه کنید، منو Page Layout به نظر میرسه جایی برای انواع ویژگیهای چاپ هست، و خیلی از اونها رو الان داریم می بینیم، ولی بین اینها، ویژگی Print Preview یا پیشنمایش پرینت رو نمی بینیم. یک کلید میانبر هم برای این وجود دارد، و اون کنترل F2 است، هر زمانی که بخواهید، به راحتی قابل استفاده است. این ما رو به پیشنمایش چاپ یا همان print preview می برد. خب الان ما یک شیت، سمت راست این می بینیم. هر وقت یک پیشنمایش می بینید، به پایین این صفحه یک نگاهی بکنید، خب، اینجا چند تا صفحه وجود دارد؟ 52 صفحه، من فکر می کنم داده ها، حدود 700 سطر بودند، 52 صفحه به نظر میرسد خیلی زیاد باشد.
با اسکرول اینجا یا اسکرول ماوس شروع به حرکت می کنم، درنهایت میبینید که به نظر میرسد اکسل داده ها رو از تعدادی ستونهای سمت چپ شیت، اینجا چیده باشد و نه همه رو، به همین خاطر بود که این همه صفحه بوجود آمده بود. بعدش با اسکرول می‌آیم پایین تا وسط، ممکن است حتی به سمت راست ستونها هم رفته باشد. خوب شد چاپشون نکردیم!. شاید الان این، داده های خیلی بیشتری رو نسبت به اون چیزی که ما می خواستیم، اینجا آورده باشد. البته بعداً می فهمیم که این به خیلی چیزها می تواند بستگی داشته باشد. بعضی داده ها تا این بالا هستند، بله، اینجا ستونهای خالی هم وجود دارد، به نظر میرسد کمی عجیب باشد. الان این برای ما قابل قبول نیست. پس دکمه Escape رو فشار میدهم تا پیشنمایش رو ترک کنیم. یک روش دیگر برای رسیدن به Print Preview، از طریق یک دکمه ای روی نوار ابزار Quick Access است. نوار ابزار Quick Access به طور معمول بالای ریبون و سیستم منوها قرار دارد، هر چند که احتمال دارد شما اون رو زیر منوها انتقال داده باشید، اما این دکمه سمت راستش یکسری گزینه های معروف رو به ما نشان میدهد، گزینه Print Preview and Print رو هم دارد. من به هر کسی که از اکسل استفاده می کند و یک کاربر اکسل است، توصیه می کنم این دکمه رو همیشه به حالت آشکار روی نوار ابزار Quick Access قرار بدهد.
همه ما برای اینکه این کار رو برای Print Preview انجام بدهیم، یعنی گزینه آن را آشکار کنیم، نیاز داریم اینجا، روی آن کلیک کنیم. بنابراین، این به اندازه Ctrl + F2 یا Escape می تواند سریع باشد. یادتان باشد که اگر نه کلید میانبر را بلد بودید و نه این دکمه بالا رو داشتید، روش دیگر برای بدست آوردن پیشنمایش چاپ، رفتن به اولین منو، یعنی منو فایل و بعدش هم دستور Print است. البته باید بگویم که این روش کمی از روشهای قبلی طولانی تر است. وقتی شما اینجا هستید دوباره با کلید Escape می توانید براحتی برگردید. در حال حاضر، منو Page Layout هم یکسری گزینه دارد. ما می توانیم بعضی از اینها رو استفاده کنیم. در ضمن این گوشه پایین سمت راست روی نوار وضعیت یا استاتوس بار، سه تا دکمه وجود دارد.
این یکی که وسط است، اسمش Page Layout است. ما بعداً کمی اینرا بررسی می کنیم. کمی گیج کننده است که تشخیص بدهیم که اینجا دو ناحیه مختلف داریم، که هر دوی اونها هم به Page Layout اشاره می کنند. در حال حاضر، این امکان وجود دارد که گاهی اوقات برای چاپ به راحتی بتوانید با کمک Orientation جهت چاپ روی کاغذ رو بچرخانید، این چاپ کردن توی جهت Landscape یا افقی است، یک تصویری هم کنار اسمش می بینید، این خیلی واضح به ما می گوید که این گزینه، چه کاری انجام میدهد. اگر ما بیاییم Landscape رو انتخاب کنیم و برویم به Print Preview، خب احتمالاً استفاده از این روش ابزار quick access toolbar نسبت به بقیه روش هایی که گفتم بهتر باشد. الان این 49 صفحه است، خیلی، تفاوت کلی ندارد، اینجا هم همین طور، اسکرول رو میاورم بالا و پایین، احتمالًا این رو فهمیدیم که شاید اکسل واقعاً تا الان اون چیزی که ما می خواستیم رو برای ما تصمیم به چاپش نمی گیرد.
بله، در ضمن این پایین تر اومده داده ها رو از سمت راست ورک شیت ما جمع کرده و سمت راستی ها رو دارد به ما نشان میدهد. اجازه بدهید بگویم که ما اصلاً نمی خواهیم این رو برامون چاپ بگیرد. پس Escape رو میزنم. بیایید همه داده هایی رو که می خواهیم چاپ بگیریم انتخابشون کنیم، شاید بیشتر از اینجا نخواهیم به سمت راست برویم و ما دقیقاً تا اینجا رو لازم داریم، پس ما فقط می خواهیم تا ستون J رو برامون چاپ بگیرد، به سمت پایین هم، تا اینجا کافی است. این چیزی است که ما می خواهیم الان برای ما چاپ کند. حالا ما می توانیم برویم به دکمه Print Area. این توی منو Page Layout هست، روی این کلیک می کنم، حالا از اینجا گزینه Set Print Area رو انتخاب می کنم، این می‌آید محدوده ای رو که می خواهیم برای ما چاپ بگیرد و نه بیشتر از اون، رو تنظیم می کند. یکبار دیگر، بر می گردم به پیش نمایشم.
الان این 24 صفحه شد، این شاید بیشتر شبیه به اون چیزی باشد که ما انتظارش رو داشتیم و شاید الان هم عالی باشد. در حال حاضر شما یک زمان دیگری که می خواهید چاپ کنید، می توانید فکر کنید، و به این نتیجه برسید، که بله ممکن است این شلوغ باشد، و شما بخواهید خیلی کمتر از این چاپ بگیرید، لزومی ندارد شما همه ستونها رو چاپ بگیرید. اگر ما دو ستون مختلف Compensation یا پاداش داشته باشیم، البته یکیشون با نام New Comp. مربوط به محاسبات جدید ما در پاداش است، ممکن است نخواهیم یکی از اونها توی چاپ نشان داده بشود، یا حتی هر دو اونها. پس مطمئناً می توانیم یکی از اونها رو پنهان کنیم، من قصد دارم روی ستون h کلیک راست و گزینه hide رو انتخاب کنم تا پنهان بشود. اگر ما به Print Preview برگردیم، می بینیم که این تقریباً شبیه همان قبلی ها است و نرم افزار نیامده حالا که من یک ستون کمتر برای پرینت سفارشی کرده‌ام ستون ها رو کمی بزرگتر کند تا همه صفحه Print Preview رو پر کند و کاغذ چاپ شده ما جالب تر بنظر برسد، اما شاید کمی متن ها بزرگتر به نظر برسند، پس ما احتمالاً می توانیم بعضی تغییرات دیگری هم ایجاد کنیم، ولی بیایید تو ذهنمون بسپریم که این ایده، که بعضی وقتها ستونهای خاصی رو پنهان کنیم، ما رو قادر میکند که برای چاپ کاغذهای کمتری استفاده کنیم.
ما می توانیم مجدداً، گزینه Landscape رو در نظر بگیریم، درست اینجا سمت راست همین محیط back stage view، یا برگردیم به منو Page Layout، در هر صورت اینجا هم گزینه Landscape orientation وجود دارد. ممکن است این ظاهر چاپ کمی برای ما خسته کننده شده باشد، تعدادی از ویژگیها، تو مکانهای مختلفی برای ما قابل دسترس هستند و اینجا شاید به نظر برسد که وجود این گزینه اینجا برای ما سودمند تر باشد، و شاید خیلی اوقات هم همین طور باشد، ولی کمی گیج کننده است، چون ما همیشه مطمئن نیستیم که آخرین باری که برای تنظیم کردن رفته بودیم، کجا بوده؟ اینطوری بگویم که شما حضور خاطرتان رو به دلیل اینکه چند جا یک ابزار وجود دارد از دست میدهید و بعضی وقتها همین باعث به هم ریختگی رشته افگارتون بشود. بنابراین ما بعضی از این ویژگیها رو تو جاهای مختلفی می بینیم. من می خواهم این فلش رو به پایین کنار Landscape رو کلیک کنم، Portrait رو انتخاب می کنم، با اینکار به جای 24 صفحه الان 34 صفحه برای ما چاپ می گیرد، بنابراین اگر ما واقعاً بخواهیم طرح Portrait رو استفاده کنیم، مثل الان میشود، که نتیجه آن را هم دیدیم.
پس یکبار دیگر، بر می گردم به ورک شیت. من فکر می کنم شما الان ایده هایی داشته باشید، وقتی شما دارید چاپ می گیرید، فکر خوبی است که کمی به عقب و جلو، پرش داشته باشید و قبل از اینکه کاغذ چاپ شده از چاپگرتان بیرون بیاید اینجا کمی تنظیمات رو دستکاری کنید. به عبارت دیگر شما می خواهید این با یک روش خاصی چاپ گرفته بشود، و من شاید بیش از حد توضیح دادم، و به همین دلیل تعداد دفعاتی که شما مجبور بودید به عقب و جلو بروید، زیاد شد، اما حداقل آن تعدادی از گزینه ها رو بررسی کردیم. اینجا گزینه دیگری هم هست، بگذارید اول برگردم به Print Preview. این صفحه یک است، از اسکرول ماوسم استفاده می کنم، این صفحه 2، صفحه 3. چه چیز متفاوتی توی همه اینها وجود دارد؟ اینجا یک سطر با نام عنوان وجود دارد که یک سلول رو برای هر ستون سفارشی میکند. این میتواند یک عنوان برای همه فیلدهامون باشد ولی، اینها توی چاپ فقط توی صفحه اول وجود دارند، اما بدانید یک گزینه ای دارد که عنوانها توی همه صفحه های کاغذ چاپ شده ما نشان داده بشوند.
یکبار دیگر، با Escape بر می گردم اینجا. گزینه Print Titles روی منو Page Layout. روی اون قرار می گیرم، توی کادری که زیر اون باز میشود نوشته:
Choose rows and/or columns you’d like to repeat
یعنی سطر یا ستونی که می خواهید برای هر صفحه چاپتون، تکرار بشود پس این همان آپشنی هست که ما به آن نیاز داریم. این گزینه رو انتخاب می کنم، توی این کادر محاوره ای، توی پنل جلوی Rows to repeat at top کلیک می کنم. الان می توانیم اینجا کلیک کنیم و با درگ کردن، تعدادی از سطرها رو انتخاب کنیم، می توانیم سطر یک یا دو رو به عنوان Titele یا یکی یا دو تا یا 3 تا سطر رو به عنوان همین titele انتخاب کنیم. من اینجا خیلی ساده، سطر یک رو انتخاب می کنم. از اینجا، درست اینجا، می توانیم به Print Preview برویم. روی آن کلیک می کنم، این صفحه یک است، از اسکرول ماوسم استفاده می کنم، صفحه 2، صفحه 3، تو هر کدام از برگه ها، عنوان که همان سطر اول ورک شیت ما بود و با متد قبلی سفارشیش کردیم، رو داریم.
یکبار دیگر Escape رو میزنم. خب، بعضی وقتها ما می خواهیم عنوانها رو کنترل کنیم، دکمه Page Layout، این پایین گوشه سمت راست، این یکی که بین Normal و دکمه دیگری که سمت راست آن است و اسمش Page Break Preview است. ما هنوز اینو ندیدیم، Page Layout اینجا، با یک روش دیگه ای ورک شیت رو به ما نشان میدهد. روی اون کلیک می کنم. این به نظر میاد صفحه 1 باشد، اگر با اسکرول ماوسم پایین بیام، این هم صفحه 2، و به همین ترتیب بقیه صفحات. دقت کنید اسم فایل رو این بالا نشان میدهد، ممکن است این رو بخواهیم یا اینکه نخواهیمش. بنابراین ما می توانیم یکسری تنظیمات رو، اینجا انجام بدهیم. اگر ما روی این کلیک کنیم، بگذارید من این کار رو انجام بدهم، دقت کنید وقتی روی آن کلیک می کنیم اون بالا یک منویی به اسم Design برای ما می‌آید.
روی این منو کلیک می کنم، لزوماً این از همان اولی که در حال شروع بکار با اکسل هستیم فعال نمیشود. من اینجا اسم فایلم رو نمی خواهم.ممکن است اینجا sheet name یا اسم شیت رو بخواهم، این می تواند مناسب تر از اسم فایل باشد، یا شاید هم بخواهم خودم اسم شرکت رو اینجا بگذارم، یا چیزی شبیه به این. من میگذارم شرکت مهندسین مشاور طهاکو یا هر چیز دیگری. الان این توی همه صفحه ها هست. همچنین ممکن است بخواهید اینجا، تاریخ یا ساعت بگذارید. من احتمالاً سمت راست عنوانم بگذارم. شاید سمت چپ اینجا بخواهم شماره صفحه بگذارم. الان دقت کنید، اینجا می توانید page number یعنی شماره صفحه یا Number of Pages یعنی تعداد کل صفحات رو ببینید، احتمالاً می توانیم هر دو تا آنها رو هم استفاده کنیم. اگر بیاییم اینجا Page Number قرار بدهیم، حتی اگه الان اینجا چیز عجیبی ببینیم، اما توی Print Preview به ما اون چیزی که فکرش را می کردیم رو نشان میدهد.
ما خیلی راحت، از همینجا، روی دکمه‌های Ctrl+F2 میزنیم یا روی این دکمه این بالا. شماره صفحه، شما به راحتی می توانید یک دونه یک، اینجا ببینید. شما ممکن است بخواهید قبل از این یک کلمه Page هم وجود داشته باشد. پس ما می توانیم برگردیم اینجا، ما واقعاً می توانیم قبل از این، کلمه Page رو قرار بدهیم. Page رو قبلش می نویسم و یک فاصله یا space هم میگذارم. الان اگر بیاییم این پایین توی ورک شیت کلیک کنم، می توانیم چیزی شبیه به این ببینیم، Page 1. الان سمت راست ممکن است بخواهیم تاریخ بگذاریم. یکبار دیگر باید برگردیم این بالا به منو Design. اما من می خواهم اینجا current date یا تاریخ فعلی رو بگذارم. خب؛ فاصله میگذارم و حالا هم، current time یا زمان فعلی رو. اینجا کلیک می کنم، زمان این ثبت شد، و الان اینجا دیده میشود.
بنابراین ما می توانیم رو اینها کنترل داشته باشیم، و این سریعترین روش برای کنترل عنوانها است، از طریق دکمه Page Layout این پایین گوشه سمت راست، بعدش ما به راحتی می توانیم همین پایین گوشه سمت راست، با کلیک کردن رو دکمه ای به اسم Normal به ورک شیتمان برگردیم و در واقع با این کار می خواهیم به نما استانداردمان برگردیم. در حال حاضر ما تمامی موارد مربوط به چاپ رو بررسی نکردیم ولی من به شما نشان دادم که چطوری یک Print Preview یا پیشنمایش چاپ بدست بیاورید، یادتان باشد که شما می توانید با این دکمه کارتان را انجام بدهید، البته اگر اون رو به نوار ابزار Quick Access اضافه کرده باشید، یا با روش Ctrl+F2، در ضمن اگر بخواهید شما می توانید به منو Page Layout بروید و بعضی تنظیمات رو قبل از چاپ کاغذتون انجام بدهید. احتمالاً برای تغییر جهت برگه، یا مشخص کردن آنچه که می خواهید عیناً چاپ بشود، همچنین برای استفاده از عنوانهای چاپتون. می توانید از ویژگی های این بخش از منو Page Layout استفاده کنید.