بررسی تخصصی نحوه مقایسه و بازبینی تغییرات اعمال شده بر روی یک فایل ارائه با فایل ارائه پاورپوینت دیگر
در این درس تخصصی از دوره جامع PowerPoint Essential Training، فرآیند بررسی و مقایسه تغییرات ارائه با استفاده از ابزارهای Review و Compare به صورت گام به گام آموزش داده می‌شود؛ به گونه‌ای که از باز کردن فایل اصلی و انتخاب نسخه‌های مختلف برای مقایسه، تا شناسایی دقیق تغییرات در متن، اشکال و فرمت اسلایدها و در نهایت ادغام یا رد تغییرات همکاران پرداخته می‌شود. این آموزش علمی و کاربردی، متخصصان و کاربران حرفه‌ای را در بهبود کیفیت و دقت نهایی ارائه‌هایشان یاری می‌رساند و زمینه همکاری تیمی مؤثر را فراهم می‌کند.
وقتی چندیدن نفر در حال کارکردن روی یک ارائه پاورپوینت هستن، دونستن اینکه آخرین نسخه از این فایل پاورپوینت که در حال کار روش هستن، توسط چه کسی ویرایش و برای آخرین بار اصلاح شده و به طورتقریبی کدوم فایل مثلا در شبکه اداره مون آخرین نسخه برای امر ارائه هست میتونه فهمیدنش یکمی سخت باشه، یا دونستن اینکه دقیقا چه تغییراتی روی نسخه تایید شده انجام شده؟ و نهایتا اینکه واقعا کدوم نسخه یکی ازنسخه های مورد نظر و مفروض شما برای شروع ارائه دادن در جلسات و میتینگ های شغلیتون هست؟؛ همه اینها سوالاتی هستن که اگه شما هم در حال کار گروهی برای ایجاد یک ارائه قوی برای معرفی شغل و محصولاتتون هستید؛ ممکنه براتون در کار با ارائه های پاورپوینت پیش بیاد.
همه این تغییرات رومیتونیم ازنوار ریبون و با استفاده از سربرگ Reviewبررسی کنیم و شما حتی میتونید آخرین نسخه ای رو که میخایید برای ارائه دادن أزش استفاده کنید رو هم شناسایی و انتخاب کنید؛ برای همه این ویژگی ها ابزارهایی در پاورپوینت تعریف شده که قرار هست در این ویدئوی آموزشی اونا رو بهتون آموزش بدم تا بفهمید چقدر مجموعه نرم افزارهای آفیس شرکت مایکروسافت قابل اعتماد هستن.
برای شروع این فرایند و پروسه میخام شما رو در یک سناریو قرار بدم، تصور کنید که ما میخواییم یک کپی از این نسخه رو برای شخص دیگه ای ارسال کنیم، و به اواجازه بدیم تغییراتی رو روی ارائه مون انجام بده، و سپس از او بخاهیم که فایل ویرایش شده رو مجدد برای ما ارسال کنه و نهایتا ببینیم که اون شخص چه تغییراتی رو روی فایل ارائه پاورپوینتمون انجام داده. برای انجام این کار، باید یک نسخه از اون فایل که اون شخص برامون ارسال کرده رو بصورت امن روی کامپیوترمون ذخیره داشته باشیم.
من این کار رو قبلا انجام دادم و اسم این فایلی که اون شخص بعد از ویرایش برای من مجدد ارسال کرده رو Review copy of Landon Hotel Board of Directors Guide گذاشتم و همونطور که می بینید اون رو الان بصورت باز روی صفحه نمایشم دارم، خب حالا شاید من فکر کنم که ویرایش هایی که این شخص اول برام انجام داده خوبن و این شخص قابل اعتمادی هست و کارش عالی هست و برای همین هم نمیخام بدونم که چه تغییراتی اعمال کرده و بعدش مجدد بیام و برای اعمال یکسری اصلاحات دیگه این فایل روبه عنوان پیوست مثلا از طریق ابزار outlook به گروه ها یا اشخاص دیگه ای که فرضا در شرکتمون در حال کار هستن و کارشون به این ارائه مرتبط میشه، هم ارسال کنم، اشخاص دیگه هم تغییرات دیگه ای روی اون انجام دادن، و بعد از اعمال تغییراتشون فایل رو مجدد بسمت من ارسال کردن. چند راه برای انجام این کار وجود داره، مثلا یک راه این هستش که به طور مستقیم اون فایل رو روی OneDrive یا SharePoint به اشتراک بذاریم و بعد از ویرایش مجدد، از همونجا بهش دسترسی پیدا کنیم اما توی این سناریو، ویرایشگرای ما فایل روبه عنوان پیوست یک ایمیل ارسال کردن. من اون رو از ایمیلم جدا میکنم و روی صفحه روی میزیم یا دسکتاپم قرار میدم وحالاآماده هستم تا ببینم چه تغییراتی روی اون انجام شده. نسخه کپی شده که برای اولین ویرایشگرم ارسال کردم رو می دونیم که بصورت باز داریم، خب؛ خیلی راحت میام و روی سربرگ Reviewکلیک میکنم، روی آیکون Compare کلیک میکنم و می بینیم که با این کار یک کادرمحاوره ای browseبرای من باز میشه.
اینجا جایی هست که من باید نسخه ای رو که از ایمیلی که توسط ویرایشگرهای دیگه به سمتم ارسال شده و اونو جدا کردم و روی کامپیوترم قرار دادم؛ رو جستجو کنم، تا بتونم دو تا فایل رو با همدیگه مقایسه بکنم و ببینم که واقعا بعد از اولین ویرایش و ویرایش های بعدی چه تغییراتی در فایلم ایجاد شده. فایلم روانتخاب میکنم و روی دکمه Mergeکلیک میکنم و هر دونسخه باهم ادغام میشن. نگران نباشید، با این حال، من هنوز کنترل کامل روی پذیرفتن یا رد کردن این تغییرات رو دارم، و منظورم از ادغام شدن در اینجا این هست که جفت فایل های ارائه ام در یک پروسه پیشرفته مقایسه ای قرار گرفتن و الان می تونیم با نرم افزار پاورپوینت همزمان نتیجه این دو مقایسه رو مشاهده کنیم. یک پنل به اسم Revisions درسمت راست برای من باز میشه و اولین تغییر رو من اینجا میبینم که layout اسلاید تغییر کرده. ازسربرگ Details این پنل میتونم تغییرات روببینم و ویژگی های تغییرکرده رو ببینم. اینجا تغییری که ایجاد شده همون Slide Properties هستش.
اگه من روی سربرگ Slides از پنل Revisions کلیک کنم، میتونم یک مرورکلی ازتغییراتی که اسلاید مشابه کرده رو سمت راست صفحه نمایشم ببینم، و حالا دیگه می دونیم، که این تغییرات مربوط به ویژگی اسلاید یا همون Slide Propertiesهست، من میتونم با دقت به تصویر موجود در پنل اسلایدها یعنی سمت چپ صفحه نمایشم و تصویر اسلاید موجود در پنل Revisions ببینم که footer یا همون پاورقیمون یکمی به سمت بالا انتقال داده شده، بنابراین این شبیه یک تغییرجزئی روی پاورقی اسلاید هست. حالا من چند انتخاب برای پذیرفتن تغییرات دارم: با انتخاب آیکون accept، و سپس گزینه accept the change فقط تغییرات انتخابی که الان تغییر ویژگی های فوتر این اسلاید هست روقبول کنم. یا اینکه؛ من همچنین میتونم گزینه Accept All Changes to This Slide روانتخاب کنم و همه تغییرات ایجاد شده روی فقط این اسلاید رو بپذیرم، و یا اینکه همچنین میتونم کورکورانه همه این تغییرات رو با انتخاب گزینه Accept All Changes to the presentation برای ارائه ام بپذیرم، بدون اینکه اونها رو ببینم.
درست اونجایی که در پانل Revisions اسم کاربری که این تغییرات رو ایجاد کرده؛ یعنی اینجا؛ من می تونم چک باکس کنار اسم کاربر رو انتخاب کنم، و بیام و به یکباره همه تغییرات این بازنگر فایل ارائه رو بپذیرم. من همچنین میتونم روی پیکان رو به پایین در سمت راست همین اسلاید کلیک کنم وتغییرات این منتقد رو رد کنم. برای انجام این کار یعنی رد تغییرات ایجاد شده بازنگر، ابتدا باید بیام و چک باکس کنار نام این منتقد رو انتخاب کنم و بعدش اگه به همین فلش به سمت پایین برگردیم می بینیم که دیگه می تونیم تغییرات این منتقد رو با گزینه Reject Changes this Reviewer رد کنیم، اگه من خاسته باشم این تغییر رو بپذیرم، میتونم روی این آیکن کوچیک کلیک کنم و بعدش کافی هست بیام و چک باکسی که بهم نشون داده میشه رو انتخاب کنم. سپس این تغییرات رو بپذیرم و من الان دیگه میتونم تغییرات جدید ایجاد شده روی اسلایدم رو ببینم.
برای دیدن تغییرات بعدی ای که ایجاد شدن، کافی هست که روی دکمه Nextاز سربرگ Reviewکلیک کنم. من میتونم ببینم که کلمه Day Camps در ارائه ویرایش شده و جدیداً اینجا در این اسلاید وارد شده. به جای قراردادن تیک چک باکس، همچنین میتونم پذیرفتن تغییرات این اسلاید رو ایندفعه با کلیک کردن روی گزینه accept وسپس گزینه Accept Change اعلام کنم. من میخام دوباره روی Nextکلیک کنم، تغییرات چیدمان اسلاید رو بپذیرم و مجدد روی Nextکلیک کنم. اینجا یک تغییر ایجاد شده، که من نمیخام این تغییر رو روی ارائه ام قرار بدم. توی این مورد، من میتونم به سادگی تیک چک باکس رو بردارم وتغییراتی رو که نمیخام روی ارائه ام قرارندم.
وقتی همه این کارها رو انجام دادم، من میخام روی گزینه End Reviewازسربرگ Reviewکلیک کنم. این کار فرایند review رو می بنده وهیچ تغییر دیگه ای روی ارائه کپی شده مون که توسط ویرایشگر اول ارسال شده و الان اون رو بصورت باز دارم اعمال نمیکنه، و نهایتا هم مثل این یکی که تیک چک باکسش رو نزدم، نرم افزار میاد و این تغییرات اخیر که قبولشون نکردم رو دور میریزه. من میگم Yes ، و حالا من یک نسخه خوب، نهایی، و آراسته و بروز از ارائه پاورپوینتم رو دارم.
وقتی ما نسخه آراسته، نهایی و زیبا رو درست کردیم، ما میتونیم چیزهای بیشتری برای ایجاد اطمینان دانسته های همکارامون روی ارائه مون انجام بدیم، و بیایم و بهشون بگیم که این؛ نسخه نهایی ایجاد شده توسط ما هستش. پس اجازه بدین این رو به عنوان نسخه نهایی معرفی کنیم. این کاری که من الان میخام انجامش بدم میاد و نسخه رو برای ویرایش مجدد قفل میکنه و این اجازه که کسی بخاد مجدد اون رو ویرایش کنه رو ساقط میکنه و در کل فایل رو تبدیل به یک نسخه ارائه فقط خواندنی یا همون read-only میکنه.
البته به این مهم توجه داشته باشید که اینکاری که میخام انجام بدم یکی از جنبه های امنیتی برای محافظت از فایل تلقی نمیشه چرا که این قفل میتونه توسط هر کاربری باز بشه. این یک ویژگی آسون هست که ما با استفاده از اون به همه همکاران گروهمون اعلام کنیم که این آخرین نسخه ویرایش شده از میان تمام فایل های ارائه موجود هستش، تا هرشخصی اینطوری بدونه که نسخه های فرضی نهایی کدوما هستن تا نهایتا بتونن أزشون استفاده کنن. من میخام از نوار ریبون روی سربرگ Fileکلیک کنم و بعدش هم روی گزینه Protect Presentation کلیک کنم، و از زیر منوی باز شده گزینه Mark as Final روانتخاب میکنم. یک کادر محاوره ای برای من باز میشه که این به من میگه با تاییدتون این ارائه بعنوان نسخه نهایی انتخاب میشه و سپس هم ذخیره میشه. من میخام روی ok کلیک کنم، و دوباره در، این جعبه هم می بینیم که این پیغام داره بهمون میگه، که این نسخه به عنوان نسخه نهایی انتخاب میشه و این هم بمعنی این هست که ویرایشش کامل شده، و من هم همین رو میخام؛ پس نهایتا روی ok کلیک می کنم.
حالا زمانی که این فایل باز بشه، می بینید که با عنوان Marked as Final داره فریاد میزنه که این نسخه نهایی فایل ارائه پاورپوینتمون هست و به این دلیل این ویژگی ای که چند لحظه پیش دیدیم یک ویژگی امنیتی نیست چرا که، شما میتونید روی دکمه Edit Anyway کلیک کنید و به اون برای ویرایشش دسترسی داشته باشید، بااین حال، درحال حاضر، این فایل به عنوان یک فایل فقط خوندنی برچسب گذاری شده. حالا شما میتونید نسخه نهایی رو روی درایو یک شرکت به اشتراک بذارید، و هیچ کس نباید وقتی اونو باز میکنه و این پیغام زرد رنگ رو می بینه، درباره اون ارائه که حاوی اطلاعات دقیق و به روز هست دخالتی داشته باشه.