نحوه گرفتن خروجی PDF و JPEG از ارائه پاورپوینت
در این درس تخصصی، فرآیند کامل خروجی گرفتن از ارائه‌های PowerPoint به صورت PDF و JPEG مورد بررسی قرار می‌گیرد؛ به طوری که کاربران از طریق منوی File، با استفاده از گزینه‌های Export (و در ادامه Create PDF Document و Create PDF/XPS) می‌توانند فایل PDF امنی ایجاد کنند که امکان انتخاب محدوده اسلاید (All, current, یا custom range) و سفارشی‌سازی Publish Options (مانند Slides، Handouts و …) را به آن می‌دهد، و از طرفی با بهره‌گیری از گزینه Save As و انتخاب نوع فایل JPEG، امکان تبدیل یک یا چند اسلاید به تصاویر گرافیکی با کیفیت بالا (با انتخاب Just This One در صورت نیاز) فراهم می‌شود. این آموزش با ارائه جزئیات دقیق و نکات تخصصی، چارچوبی جامع برای بهینه‌سازی ارائه‌ها در قالب انتشار آنلاین و چاپ حرفه‌ای ارائه می‌دهد.
یک ویژگی خیلی خوب دیگه از نرم افزارقوی مایکروسافت پاورپوینت، قابلیت ایجاد یک فایل PDF از همه اسلایدهامون هست. به این ترتیب ما نباید با چاپ کردن؛ کل ارائه مون رو به کاغذ باطله تبدیل کنیم، خوب می دونید که این روزها هر کسی توی دفتر یا تلفن هوشمندش؛ قابلیت خوندن PDF ها رو داره پس خیلی راحت می تونیم با داشتن یک فایل PDF براحتی همون اطلاعاتی رو که یک چاپ خانا از ارائه مون می تونه منتقل کنه رو اینبار از این طریق در اختیار اشخاص مد نظرمون قرار بدیم و می دونید که فایل های PDF قابلیت ویرایش رو می تونن از کاربر صلب کنن یا حتی اونقدرا قوی هستن که تمام ابزارهای محیط نرم افزارهای آفیس رو در اختیار کاربران قرار ندن، پس با این تفاسیر اگه ما نگران این مهم هستیم که با ارسال فایل پاورپوینت ممکنه طرف مقابل به اطلاعاتی که ممکن هست توی فایل ارائه تون هست دسترسی پیدا کنه و نخایم که حتی طرف مقابل بتونه فایل رو ویرایش یا تغییر بده باز هم قابلیت PDF می تونه خیلی خوب در پیشبرد کارهامون با این سناریو کمک مون کنه.
برای ایجاد کردن یک فایل pdf روی سربرگ Fileکلیک میکنم، گزینه Export رو انتخاب میکنم، از پنل سمت چپ گزینه Create PDF Document رو انتخاب میکنم، و سپس روی Create PDF/XPSکلیک میکنم. کادر محاوره ای Publish as PDF or XPS رو می بینیم که برامون ظاهر میشه، من میخام فایل PDFرو روی دسکتاپ ذخیره کنم. همونطور که میبینید نوع فایل هم PDFهست، و از قسمت optimize for یکی ازاین گزینه ها رو برای بهینه سازی باید انتخاب کنم گزینه standard publishing online and printing به معنی انتشار استاندارد و چاپ کردن آنلاین هست و همچنین گزینه minimum size(puplishing online) هم به معنی کمترین اندازه و انتشار آنلاین هست که هر دوی اینها رو اینجا می بینید من میخام گزینه optimize for رو روی آپشن استاندارد publishing online and printing انتخاب کنم، می دونید که معمولا فایل های کم حجم برای انتشار بصورت آنلاین مناسب ترند، ولی چون کیفیت کار رو خیلی پایین میارن من فعلا قصد دارم همین گزینه اولی رو با انتخاب چک باکسش بصورت فعال دربیارم.
من میتونم روی دکمه Optionsکلیک کنم و تنظیمات مربوط به فایلی رو که میخام از اون PDFایجادکنم رو انجام بدم. برای مثال، من میتونم از قسمت range با انتخاب گزینه All ازهمه اسلایدها فایل PDFایجادکنم یا اینکه بیام و با انتخاب گزینه current slide فقط از اسلاید جاری فایل PDFایجاد کنم، یا میتونم از یک بخش خاصی با انتخاب گزینه selection پی دی اف ام رو سفارشی کنم، یا من میتونم با انتخاب گزینه چک باکس slids بیام و ازیک محدوده ای تا محدوده ای دیگر با سفارشی سازی اعداد گزینه های From و To یا با استفاده از پیکان های رو به پایین و بالا مشخص کنم که دقیقا از چه اسلایدهایی میخام PDF ایجاد کنم.
من همچنین میتونم اگه بخام ازدسته بندی publish optionsگزینه what publish، خروجی فایل ِPDFام رو به ترتیب از Handouts یا به اصطلاح بروشور و جزوه ها، Outline view یا دید کلی، Speaker notes یا یادداشتهای سخنران، یا اسلایدها تعیین و سفارشی کنم، اگه تا این لحظه از این دوره آموزشی با من همراه بوده اید حتما با تمامی این قابلیت ها آشنا هستید و می تونید دقیقاً اونچه که بعنوان خروجی نیاز دارید رو از این قسمت انتخاب کنید، من گزینه Slidesرو انتخاب میکنم و میخام روی دکمه Ok کلیک کنم و سپس دکمه Publishرو انتخاب کنم، و فایلPDF من ایجاد میشه.
من میخوام یک چیز دیگه بهتون نشون بدم. شما همچنین میتونید از اسلایدهاتون خروجی یا exportای به عنوان عکس با پسوند JPEG بگیرید.
شما میتونید انتخاب کنید که آیا میخایید از کل ارائه تون یا فقط ازیک اسلاید خاص export یا خروجی بگیرید. اسلاید Info Arrival رو باید به یاد بیارید. من فکر میکنم که فریم بندی این اسلاید خوب به نظر میرسه و قاب عکس این اسلاید هم مناسب گذاشتن بر روی میز مهماندار هتلی که ارائه مون بر پایه اون طرح ریزی شده هستش، پس داشتن یک فرمت تصویری أزش می تونه خالی از لطف نباشه. بجای چاپ این، ما میتونیم خروجی رو به عنوان یک فایل JPEGبگیریم. روش انجام این کار یکمی متفاوت هست، با این حال، من میخام برای انجام این کار روی سربرگ Fileکلیک کنم، و گزینه Save Asرو انتخاب کنم. سپس از پنل سمت چپ میخام گزینه Browse رو برای انتخاب یک مکان برای فایلی که میخام ذخیره کنم؛ رو انتخاب کنم.
توی این مورد هم من میخام فایلم رو روی دسکتاپم ذخیره کنم. من میخام اسم این فایل رو Arrival Info بذارم.
برای گزینه Save as Typeباید نوع خروجی فایل رو مشخص کنم. میتونم روی پیکان رو به پایین کلیک کنم تا لیستی بلند بالا از انواع فایلهایی که من میتونم با اونها فایل پاورپوینتم رو ذخیره کنم نشون داده بشه. من همچنین میتونم از اینجا گزینه PDF رو انتخاب کنم تا فایلم به صورت PDFذخیره بشه. با این وجود من علاقه مندم فایلم رو در قالب بندی گرافیکی ذخیره کنم. پسوندهای JPEG، GIF و PNG فایلها رو به صورت گرافیکی ذخیره میکنن. من میتونم یک نوع JPEGرو برای ذخیره سازی انتخاب کنم و وقتی من روی دکمه saveکلیک میکنم، یک کادرمحاوره ای برای من باز میشه که نرم افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت ازم میپرسه که آیا از همه اسلایدها خروجی بگیرم یعنی دکمه All slidsرو انتخاب کنم و یا فقط از این اسلاید خاص خروجی بگیرم که در این مورد هم گزینه سفارشی سازی اون just this one هست.
من میخام گزینه Just This Oneرو انتخاب کنم. اسلاید من روی دسکتاپ ذخیره میشه و حالا اجازه بدید من به خروجی هام یک نگاه بکنم. اینجا فایل PDFما هست که چند لحظه پیش ایجاد کردیم و اینجا هم فایل گرافیکی ای هست که از یکی از اسلایدهامون ایجاد کردیم .روی اون راست کلیک میکنم و گزینه previewرو انتخاب میکنم، و شما میتونید ببینید که ما یک دید بزرگ و مناسبی از هرچیزی که به صورت گرافیکی اون رو ذخیره کردیم داریم، و این تصویر در قالب JPEG برای مقاصدمون نظیر تهیه قاب عکس برای میز مهماندار فوق العاده هست.