آموزش طریقه بکارگیری تاریخ و زمان در نرم‌افزار مایکروسافت اکسل
مطمئناً تابحال متوجه این موضوع شده‌اید که امکان درج هر نوع دیتا عددی علی الخصوص تاریخ و زمان در سلول‌های ورکشیت اکسل مقدور می‌باشد. در این آموزه دانش‌پژوهان با نحوه صحیح درج اطلاعات تاریخ و زمان در سلول‌های ورکشیت آشنا می‌شوند و فرا می‌گیرند چگونه می‌توانند با استفاده از توابع اکسل بر روی اطلاعات درج شده محاسبات صورت دهند.
فهرست مطالب
کار با تاریخ در اکسل
اکسل قابلیت‌های محاسباتی زیادی دارد و این قابلیت‌ها به ما کمک می کنند تا بتوانیم به راحتی با تاریخ‌ها کار کنیم. همچنین اکسل ساختاری از توابع یا functionهای از پیش تعریف شده هم دارد که این توابع به ما اجازه می‌دهند با تاریخ‌ها بصورت کارآمدتر کار کنیم. معمولاً وقتی شما تاریخی را در اکسل تایپ می‌کنید برای جدا کردن روز، ماه و سال از جداکننده‌های اسلش یا دش استفاده می‌کنید.
در حال حاضر در ایالات متحده، تاریخ را به ترتیب از سمت چپ به صورت ماه، روز و سال نشان می‌دهند و من هم الان به همین سبک می خواهم یک تاریخ را وارد کنم. در کشورهای دیگر مثل کشور ما ایران ممکن هست سبک تاریخ به شکل روز / ماه / سال باشد.
درج تاریخ با استفاده از جداکننده dash یا slash در سلول
برای تایپ کردن یک ورودی شبیه به تاریخی که الان در ورکشیت دارم، کافی هست آمده و یکی دیگر تایپ کنم.
پس سلول B5 را انتخاب می‌کنم و یک تاریخ دیگری را در آن وارد می‌کنم.
یک تاریخ در ماه نوامبر 11/17 و اگر بخواهم سال 2016 باشد فقط 16 را تایپ کنم کافی است.
اینتر را میزنم. خودش بصورت اتوماتیک به 2016 تبدیل می‌شود.
من همچنین می توانم یک تاریخی وارد کنم که بجای اسلش از دش در آن استفاده بشود. متوجه می‌شوید که استفاده از دش مفهوم و نتیجه مشابهی با اسلش دارد. پس سوم ژانویه سال 2016 را وارد می‌کنم.
من این تاریخ را با استفاده از دش وارد می‌کنم و اینتر را میزنم.
پس هر زمانی که شما یک ورودی را با استفاده از دش یا اسلش وارد می‌کنید به احتمال زیاد آن ورودی از نوع تاریخ است.
طریقه تشخیص تاریخ صحیح درج شده
بد نیست بدانید تاریخ‌ها در سمت راست سلول اکسل قرار می گیرند؛ و اگر دیتا شما واقعاً از نوع تاریخ باشد به مدلی شبیه به ما نشان داده می‌شود.
با این روش اگر شما بخواهید یک تاریخ غیرممکن را وارد کنید، به طور مثال اگر 11/31 را امتحان کنید،
چون ماه نوامبر 31 روز ندارد و این یک تاریخ غیرممکن است، سمت چپ سلول قرار می‌گیرد. همین که سمت چپ قرار می‌گیرد یعنی دارد این مهم را گوشزد می‌کند و به شما می‌گوید که اطلاعات را با خطا وارد کرده‌اید، در هر صورت واضح هست که دیتا سلول یاد شده با ورودی‌های دیگری از نوع تاریخ فرق دارد.
خلاصه کلام اینکه زمانی تاریخ درست وارد شده، که عدد باشد و اتوماتیک سمت راست سلول قرار گرفته باشد.
و زمانی که اینطور نباشد در واقع مثل این هست که با ظاهر متفاوت خود یک پرچم بالا بیاورد و بگوید من یک ایرادی دارم و من را اصلاح کنید.
در ضمن بعضی تاریخ‌ها مثل تاریخ 2/29/16 چون مربوط به سال کبیسه است درست می‌باشد ولی تاریخ 2/29/15 درست نیست، چون اصلاً چنین روزی وجود ندارد.
بنابراین می‌بینیم که همین آشکار شدن خطا از طریق نمایش همین ظاهر متفاوت چیدمان چپ یا راست سلول، موقع وارد کردن تاریخ برای ما بسیار مفید است.
انجام محاسبات با توابع اکسل بر روی تاریخ
شما وقتی دارید تاریخی را وارد می‌کنید چه از دش استفاده کنید و چه از اسلش، در هر صورت در نهایت آن دیتا با اسلش به شما نشان داده می‌شود. اما مهمترین دلیلی که شما باید تاریخ را صحیح وارد کنید این هست که ممکن است بعداً بخواهید از آنها استفاده کنید. به طور مثال در اکسل یک تابعی وجود دارد که به شما می‌گوید این تاریخ مربوط به چه روزی از هفته است.
ممکن است لازم باشد در اکسل تاریخی را با تاریخ دیگری مقایسه کنید و حتی بخواهید بدانید از تاریخی تا تاریخ بعدی چند روز گذشته است؛ یا شما می‌توانید، فرمول دیگری بنویسید که 100 روز را به تاریخ شما اضافه کند تا تاریخ دقیق 100 روز دیگر را بفهمید و یا 100 روز را از آن کم کند. پس شما می‌توانید تاریخ‌ها را از هم کم کنید، یا اینکه می‌توانید عددی را به تاریخ‌ها اضافه کنید، یا اینکه عددی را از آنها کم کنید.
درج زمان با جداکننده Colon در اکسل
حالا اگر شما بخواهید داده‌ای از نوع زمان وارد کنید، می‌توانید ساعت و دقیقه را با علامت
Colon از هم جدا کنید. در ضمن ممکن است نخواهید ساعت را به شکل 16:43(16 کالن 43) نشان بدهید و دوست داشته باشید به شکل (4 کالن 43) 4:43 pm یا بعدازظهر نشان داده بشود، پس باید خود شما pm را کنار زمان مورد نظر تایپ کنید، البته تایپ فقط حرف p هم کافی است.
و بدون اینکه شما اطلاع داشته باشید نرم‌افزار اکسل زمان را به عنوان یک مقدارعددی ذخیره می‌کند.
بنابراین حتی زمان مورد نظر را هم می‌توانید با زمان دیگری مقایسه کنید، یا می‌توانید آنها را از هم کم کنید.
همچنین شما می‌توانید با استفاده ازa.m یا p.m زمان‌های قبل از ظهر یا بعدازظهر را نشان بدهید.
یا خیلی راحت می‌توانید از سبک 24 ساعته، برای وارد کردن این نوع دیتا استفاده کنید.
توابع مرتبط با زمان در Excel
و این را بدانید که جزئیات خیلی بیشتری پشت پرده برای تاریخ و زمان وجود دارد.
وقتی شما به منو فرمول بروید و گزینه date and time را انتخاب کنید، می‌توانید تابع‌های مختلفی را ببینید که آنها اجازه دستکاری تاریخ و زمان را به شما می‌دهند.
نکات کلیدی کار با تاریخ و زمان در ورک شیت
پس نکته‌ای که باید حواس شما به آن باشد این است که تاریخ با اسلش یا دش وارد می‌شود و اگر غیر از این بود و چیز عجیب و غریبی دیدید، یک هشداربرای شما است، و باید مواظب آن باشید.
من برای یک شرکتی کار می‌کنم که باید تاریخ را نه تنها برای کارمندان فعلی بلکه برای بازنشستگان هم نگه دارم.
فرض کنیم یکی از بازنشسته‌ها متولد سال 1930 باشد، البته این شخصی خیلی قدیمی است.
من ماه و روز را تایپ می‌کنم و برای سال به جای 1930 فقط 30 را تایپ می‌کنم و اینتر میزنم.
می‌بینیم که سال به صورت 1930 نمایش داده شد. همین کار را برای کارمند دیگری که تاریخ تولد او حدوداً یکسال زودتر از کارمند قبلی، یعنی متولد سال 1929 بود، انجام می‌دهم.
پس دوباره ماه و روز را تایپ می‌کنم و باز هم سال را به صورت کامل نمی‌نویسم و فقط 29 را تایپ می‌کنم.
اینتر میزنم ولی چیزی که نمایش داده شد 2029 هست نه 1929. این به خاطر این است که مایکروسافت
تمام سالهای بین 30 تا 99 را به طور خودکار برای قرن یا صد سال گذشته در نظر می‌گیرد و برای غیر از این سال‌ها بهتر است 4 رقم مربوط به سال تایپ بشود.
بنابراین بجای اینکه 2029 را به ما بدهد، خود ما باید تاریخ را بصورت کامل یعنی 1929/11/ 04 تایپ کنیم.
پس سالهای 0 تا 29 به صورت اتوماتیک در همین قرن نمایش داده می‌شوند.
تمام تاریخ‌ها باید با اسلش یا دش تایپ شوند و در این صورت است که به شما این امکان داده می‌شود که از آن تاریخ در محاسبات، همچون دیگر اعداد استفاده کنید.
همچنین زمان با استفاده از Colon تایپ می‌شود و امکان استفاده از محاسبات در آن وجود دارد.
