آشنایی کامل با نحوه استفاده از توابع پرکاربرد sum و average

توابع در اکسل از تنوع بسیاری برخوردار هستند و در این درس نحوه استفاده و بکارگیری چند تابع پرکاربرد با نامهای sum و average مورد بحث و بررسی قرار گرفته است تا دانش‌پژوهان با پیشزمینه‌ای پیرامون عملکرد توابع اکسل آشنایی کامل پیدا کنند.

تابع Sum اکسل

در این فایل که اسم آن   03 – Creating Formulas and Functionsاست، شیتی به اسم Sum Average داریم که الان هم آن هستیم. کلمات Sum و Average در واقع اسم دو تابع خیلی معمولی هستند که در اکسل استفاده میشوند، و بعضی از کلیدهای میانبر هم اینجا وجود دارند. اگر ما اینجا یعنی در سلول G2 بخواهیم total یا مجموع را حساب کنیم، میتوانیم از تابع Sum استفاده کنیم. میتوانیم علامت مساوی را بگذاریم و کلمه Sum را تایپ کنیم و بعد از اینکه پرانتز باز را گذاشتیم، سمت چپ آن آمده این سلولها را هایلایت یا انتخاب کنیم، اینتر میزنیم و حالا جواب را بدست می‌آوریم.

محاسبه مجموع به کمک AutoSum

در حال حاضر راه خیلی سریعتری برای انجام اینکار وجود دارد، و آن استفاده از ویژگی یا دکمه‌ای به اسم AutoSum است.

اگر در تب Home اینجا سمت راست نگاه کنیم، در دسته Editing، اینجا، دکمه AutoSum وجود دارد. کلیدهای میانبر آن هم Alt و مساوی است. اگر در سلول G2 روی دکمه AutoSum کلیک کنیم، خود اکسل میگوید، “من دارم اعداد سمت چپ را میبینم، اجازه بدهید آنها را جمع کنم”. حالا اگر دکمه اینتر صفحه کلید را بزنیم، میتوانیم مجموع مورد نظر را بدست بیاوریم. خیلی واضح است که اینکار خیلی سریعتر از تایپ کردن است. یا حتی سریعتر از این اگر بخواهیم انجام بدهیم میتوانیم روی دکمه AutoSum دابل کلیک کنیم. پس control، z را میزنیم و آنرا امتحان میکنیم. خب؛ اینکار مثل این است که یکبار روی AutoSum بزنیم و بعد اینتر را فشار بدهیم. دوباره بیایید control، z را بزنید؛ ایندفعه کلیدهای میانبر یعنی Alt و مساوی را امتحان کنید.

اما یک زمانهای دیگری میتوانید آنرا سریعتر هم انجام بدهید. همچنین شما میتوانید دکمه AutoSum را در تب فرمول هم ببینید.اینجا سمت چپ، کمی هم بزرگتر است. یادتان باشد که با دابل کلیک سریعتر انجام میشود، ولی اگر بخواهید فرمول آنرا ببینید یکبار کلیک کنید. هر چند شما خودتان گاهی اوقات ممکن است اینکار را انجام داده باشید.

نحوه عملکرد دکمه AutoSum

ما میتوانیم همین کار را در سلول B9 انجام بدهیم. روی این سلول کلیک میکنم و روی دکمه AutoSum میزنم. دکمه AutoSum طوری طراحی شده که یا داده‌های موجود در سلولهای بالایی سلولی که داخل آن قرار گرفتیم را جمع میکند، یا سلولهای سمت چپی آنرا. خب؛ سلول B9 را انتخاب میکنم تا فعال شود و بعد پیش میروم، از صفحه کلید روی دکمه‌های Alt و مساوی میزنم، حتی ما میتوانیم این داده‌ها را انتخاب کنیم.

همینطور در مثال قبلی هم میتوانستیم بیایم این سلولها را انتخاب کنیم.

کلیدهای میانبر دستور AutoSum

خب؛ من بهتر است بیایم همین سلولها را انتخاب کنم، حالا فقط کافی است یا بیایم یکبار روی دکمه AutoSum بزنم یا اینکه دکمه‌های Alt و مساوی را فشار بدهم. من Alt و مساوی را فشار میدهم. مجموع آنها این پایین بدست آمد. من کلیدهای Ctrl + Z را میزنم تا به مرحله قبل برگردم و کاری که انجام دادم لغو شود. حالا این سلولها را انتخاب میکنم،  Alt و مساوی را میزنم، میبینیم که دوباره شبیه قبل، مجموع آنها بدست آمد. الان اگر اینجا را نگاه کنید، یک سلول خالی داریم که در سلولهای سمت چپ و بالای آن داده وجود دارد، بنابراین اگر من بیایم این را، درست اینجا،  یعنی H7 را انتخاب کنم،  به نظر شما AutoSum چطوری انجام میشود؟ دکمه AutoSum اینجا است.

من Alt و مساوی را فشار میدهم. همان کار را انجام میدهد. آن دارد سعی میکند اطلاعات سلولهای بالایی را جمع کند ولی من مجموعه سمت چپی‌ها را میخواهم، پس خیلی راحت الان با ماوس می‌آیم آنها را انتخاب میکنم. در حال حاضر، این کل کاری است که میخواستیم انجام بدهیم. پس در هر زمانی اکسل به اطلاعات بالا و سمت چپ توجه میکند و سعی میکند بیاید داده‌های بالا را با هم جمع کند. لیست پایین از سطر 12 تا 15 است. اگر ما فقط بخواهیم مجموع را سمت راست آنها، یعنی درست اینجا، بدست بیاوریم، خب ما میتوانیم این سلولها را انتخاب کنیم و کلیدهای Alt و مساوی را بزنیم یا اینکه روی دکمه AutoSum از هر دو منویی که گفتیم کلیک کنیم تا مجموع بدست آید.

اگر میخواستیم این پایین مجموع را بدست آوریم، ما میتوانیم این سلولها را انتخاب کنیم. حالا مثل قبل انجام میدهیم،  من Alt  و مساوی را فشار میدهم.اینجا مجموع‌ها را بدست آوردیم. اجازه بدهید این کارهایی را که انجام دادم را undo کنم. اگر ما از اول میخواستیم مجموع هر دو سمت، یعنی بالا و چپ را بدست آوریم، میتوانستیم بیاییم این قسمت را انتخاب کنیم. حالا به راحتی یا روی دکمه AutoSum بزنیم یا اینکه دکمه‌های Alt و مساوی را فشار بدهیم، میبینید که با این روش مجموع‌ها را بدست می‌آوریم. در حال حاضر بعضی نمونه‌های دیگر هم وجود دارد که می‌توانند سریعتر باشند.

دستور محاسبه ماکزیمم MAX

بجای اینکه اینجا مجموع را بدست آوریم، اگر میخواستیم مقدار ماکزیمم را بدست بیاوریم چه کار باید میکردیم؟ خب؛ اجازه بدهید من این عنوان را هم تغییر بدهم. آنرا MAX میگذارم. حالا اگر روی خود AutoSum کلیک کنم اشتباه است.

اینجا زیر AutoSum، اگر در تب Home باشیم سمت راست آن، یک فلش وجود دارد که با کلیک روی آن یک لیست کشویی باز میشود. از این لیست من Max به معنی ماکزیمم را انتخاب میکنم. حالا اینتر را میزنم. این بالاترین مقدار در این لیست است. بنابراین ما میتوانیم Max یا Min را استفاده کنیم، یا چطور است برگردم اینجا. اینجا همان جایی بود که برای این محدوده مجموع را بدست آوردیم. اجازه بدهید این قسمت را انتخاب کنم و دکمه delete  را بزنم تا حذف شوند. من دوست دارم این قسمتها را هم حذف کنم. این محدوده را انتخاب میکنم.

• پرکاربردترین ابزارهای پیمایش در اینونتور
• آموزش کامل کار با متغیرها در متلب
• فصل 05: بررسی مباحث Fill Layer ها و مدهای Blend در مقوله طراحی با فتوشاپ
• بررسی عملکرد اتوماتیک فرمولها در محاسبه مجموع سود سالانه
• روش های ایجاد ورک بوک (Workbooks-کاربرگ-کارپوشه-فایل) جدید اکسل

محاسبه میانگین با تابع Average در Excel

حالا اگر بخواهیم میانگین را حساب کنیم، به این فلش کشویی میرویم و این دفعه Average را انتخاب میکنیم.

الان من میانگین را سمت راست و پایین سلولهای انتخاب شده‌ام بدست آوردم. ما درنهایت اینها را دوباره قالب‌بندی میکنیم ولی اینها همه میانگین هستند. بنابراین، اینها میانگین سلولهای سمت چپی هستند، شبیه این. اینها هم میانگین سلولهای بالایی هستند. و این سلولی که این گوشه است، میانگین سلولهای سمت چپ است.

جمع ترکیبی داده‌های اکسل با تابع Sum

شما اگر دوست داشته باشید میتوانید داده‌های موجود در مکانهای مختلفی را با کمک تابع Sum با هم جمع کنید.

خب ممکن است الان من بخواهم بعضی از داده‌های این گروه، و بعضی داده‌های این گروه این بالا، و شاید بعضی داده‌های دیگر را، اینجا با هم جمع کنم. بجای تایپ کردن مساوی قطعاً میتوانم با دکمه‌های Alt و مساوی، کار خود را شروع کنم.

من آنچه را که اکسل پیشنهاد میکند نادیده میگیرم، بنابراین می‌آیم این قسمت بالا و دو تا سلول D2 و E2 را با ماوس انتخاب میکنم، یک کاما میگذارم، حالا این دو تا سلول از ستون B را انتخاب میکنم، دوباره کاما میگذارم، شاید بخواهم بیایم این پایین و این قسمت را انتخاب کنم. خب؛ حالا معلوم میشود چه کسی تمایل دارد شبیه این بیاید سلولها را با هم جمع کند؟ احتمالاً هیچ کس. اما به هر حال این ایده نشان میدهد که ما میتوانیم داده‌های موجود در مکانهای مختلف را با استفاده از تابع SUM با همدیگر جمع کنیم و اینکه شما میتوانید با دکمه‌های Alt و مساوی شروع کنید یا اینکه خودتان تایپ کنید، مساوی SUM، پرانتز باز.

جمع بندی

بنابراین این روش ممکن است سریعتر باشد، و اینتر را میزنیم. مجموع را بدست آوردیم. بنابراین دکمه AutoSum، کلید میانبرش دکمه‌های Alt و مساوی است، و گاهی اوقات اتفاق می‌افتد که بخواهیم از فلش کشویی زیر آن استفاده کنیم، که این فلش فهرستی از sum،  average و گاهی اوقات توابع دیگری که بسیار سریع و کارآمد هستند؛ را به ما نشان میدهد.