بررسی پیش نمایش پرینت page breaks
در این درس، نحوه استفاده از Page Break Preview در Excel آموزش داده میشود که به کاربران امکان مشاهده و تنظیم دقیق نقاط تقسیم صفحه برای چاپ مستندات را میدهد. با فعال کردن این حالت، کاربران می‌توانند پیش از چاپ، نحوه تقسیم صفحات را بررسی کنند و با جابجایی یا حذف نقاط تقسیم صفحه، اطمینان حاصل کنند که محتوای چاپی به درستی در صفحات مختلف قرار می‌گیرد. این آموزش برای کسانی که با داده‌های حجیم کار می‌کنند و نیاز به چاپ مستندات بهینه دارند، بسیار کاربردی است و به آن‌ها کمک می‌کند تا فرآیند چاپ را مدیریت کرده و از بروز مشکلاتی مانند قطع اطلاعات یا صفحه‌بندی نامناسب جلوگیری کنند. در نهایت، کاربران می‌آموزند که چگونه به راحتی از حالت Page Break Preview خارج شده و به Normal View بازگردند.
یک روش دیگر برای چاپ گرفتن، چیزی است به اسم Page Break Preview، ما الان توی ورک شیتی به اسم Page Break Preview Sheet توی ورک بوک 06-Printing هستیم. توی گوشه پایین سمت راست، روی نوار وضعیت یا status bar سه تا دکمه وجود دارد، که از بین اینها، به طور معمول دکمه Normal، همیشه فعال است. دکمه بعدیش دکمه page layout است. توی آموزش قبلی، من کمی در مورد این دکمه صحبت کردم، پس شما ممکن است چیزهایی در موردش توی اون آموزش دیده باشید، و سمت راستش هم، page break preview . معمولاً این زوم رو عقب می برد و ما می توانیم اینجا یک خط آبی توپر رو ببینیم، به طور معمول، این خط توپر یا سمت چپ، و گاهی اوقات سمت راست هم وجود دارد، اما در هر صورت، الان اینجا قابل مشاهده هست.
همچنین، ممکن است خطهایی هم به صورت دش یا خط چین ببینیم. ولی حتماً براتون هم اتفاق می‌افتد که این خط چینها رو نبینید. اگر الان ما کار خاصی رو انجام نداده باشیم و خیلی ساده فوراً بیاییم چاپ بگیریم، یک واترمارک یا علامتی رو اینجا می بینیم، توی صفحه اول نوشته شده Page 1، پایینیش Page 2. به نظرتون اگر به سمت راست بیاییم چی می بینیم؟ خب این صفحه 18 و این هم صفحه نوزده است. تقریباً هیچکس نمی خواهد ورک شیتش به این سبک، چاپ بشود. توی یکی از آموزشهای قبلی ممکن است دیده باشید که می آمدیم بعضی ازستونها رو مخفی میکردیم و احتمالاً الان هم، میخواهیم، اینها رو مجبور کنیم در یک صفحه چاپ بشوند. بدون اینکه بخواهیم ستونی رو مخفی کنیم چون اجبار کارمون به ما میگوید باید همه ستونها چاپ بشوند.
بنابراین قبل از چاپ، شما باید عرض ستونها رو تنظیم کنید. من می خواهم سراسر اینجا رو درگ کنم. اما از اونجایی که منظورم انتخاب داده های خاصی نیست و میخواهم نرم افزار خودش یکبار بیاید و همه ستون های من را اتوماتیک و راحتتر عرضشان رو تنظیم کند، از این گوشه بالا سمت چپ، کل ورک شیت رو انتخاب می کنم، الان باید روی یکی از مرزهای بین حروف ستونها دابل کلیک کنم. وقتی قبل از چاپ، یک کاری انجام میدهید، بهتر است که اول بیایید زومتون رو به صد درصد برگردانید. اگر الان صد در صد نباشد، به این گوشه پایین دست راست نگاه کنید، می توانید درصدش رو ببینید. می توانید رو این به اضافه یا روی منها کلیک کنید، یا اینکه با این نوار لغزنده اینجا زوم رو تغییر بدهید و مطمئن بشوید که 100 درصد شده. پس شما می توانید یا سراسر اینجا رو درگ و انتخاب کنید برای اینکه فقط عرض این قسمت رو تنظیم کنید یا بیایید روی گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید تا عرض تمام ستون های ورک شیت رو تنظیم کنید. در هر صورت از هر کدام روشها که استفاده کردید، بعدش باید روی مرز یک ستون دابل کلیک کنید.
الان واقعاً نیاز است که ستون C کمی عرضش بیشتر بشود. دابل کلیک می کنم، می بینید که چه اتفاقی می‌افتد. اجازه بدهید فعلاً کنترل Z بزنم. خب ببینید الان این خط چین جدا کننده، بین H و I است، کنترل Y میزنم، الان بین F و G. خب اگر الان نیاز نداریم ستونهای K و L یعنی همان ستونهای خالی سمت راست ورک شیت ما چاپ گرفته بشوند، و نمیخواهیمشون،می توانیم این خط border آبی رو به سمت داخل یعنی به چپ، درگ کنیم. الان اگر با این دکمه Print Preview اینجا، به حالت پیشنمایش چاپ برویم، البته ممکن است شما هم اینرا به نوار ابزارQuick Accessتون اضافه کرده باشید، ولی اگر اینجا این دکمه رو ندارید، قطعاً می توانید از صفحه کلید روی دکمه های Ctrl + F2 بزنید، و بر اساس چیزهایی که قبلاً دیدیم، انتظارمان هم همین است.
این تعداد صفحاتش بیشتر از اونی است که می خواستیم، با اسکرول کمی می‌آیم پایین، تا اینجا می‌آیم، تقریباً الان تا نصفه آن اومدم، خب میبینیم که این همینطور دارد، به سمت راست شیت میرود. بنابراین هنوز به صورت کامل صفحه هایی که به عنوان مثال باید چاپ کنیم و باید شامل همه ستونها باشد و بخواهیم برای کارفرما بفرستیم رو ندیدیم شان. من دیگر بقیه صفحات رو نمیخواهم ببینم و بر می گردم. آیا یک چیزی وجود دارد، مثلاً اینکه بتوانیم این border رو به سمت چپ حرکت بدهیم؟ ولی برای این نمیشود، چون نمی خواهیم این ستون رو از بقیه جدایش کنیم. پس من نمی خواهم این کار را انجام بدهم، ولی اگر این رو یعنی خط چین مان را به سمت راست ببرم چی میشود؟ حالا این چطوری کار می کند؟ بگذارید این رو جلوتر ببرم الان من با اسکرولم پایین می‌آیم، خب اینکه میگوید Page 1. آیا مشکل ما حل شد؟ خب شاید حل شده باشد، ولی به نظر شما، آیا این هنوز خیلی شلوغ نیست؟ با این تفاسیر کنونی فکر کنم باید کاغذ زیادی برای چاپ بگذارم. بنابراین الان اینجا چه کاری می توانیم انجام بدهیم؟ اجازه بدهید، با این دکمه روی نوار ابزار Quick Access، اگر شما هم اضافه‌اش کرده باشید، بروم به Print Preview.
به نظرم این برای من خیلی شلوغ است. شاید من فقط بخواهم یک صفحه چاپ بگیرم. الان این پایین صفحه دارد به ما میگوید، یک از دوازده. این می خواهد دوازده صفحه آماده برای چاپ باشد. شاید الان ما یک سرفصلی از آموزش مان را برای این قسمت اختصاص داده باشیم و هنوز خیلی اما و اگرها رو نگفته باشیم ولی بگذارید کمی مفصلتر بگویم. اگر شما واقعاً میخواهید یک صفحه رو چاپ کنید شما می توانید اگر توی محیط پرینت اینجا بودید، Print Active Sheets رو انتخاب کنید. می توانیم روی این فلش کنارش کلیک کنیم و Print Selection رو انتخاب کنیم، چیزی شبیه این میشود. یعنی فقط قسمتی که هایلایت و انتخاب شده است پرینت میشود. می خواهم بدانم الان چه اتفاقی افتاده. یعنی الان فقط می خواهد این رو چاپ کند. اجازه بدهید از اینجا بروم بیرون. اگر ما فقط اولین صفحه رو انتخاب کرده باشیم، می توانیم فقط چاپ همین صفحه رو داشته باشیم.
روشهای دیگری هم برای انجامش وجود دارد، اما اگر ما فقط اینها رو انتخاب کنیم و به Print Preview برویم، من با ctrl + F2 میروم. Print Selection، این را که انتخاب کرده بودیم چاپ می کند. ما می توانیم الان دقیقاً داده هایی رو که انتخاب کرده بودیم چاپ کنیم. گزینه دیگری که می توانیم برای چاپ یک صفحه دلخواه بدون استفاده از ابزار Print Selection داشته باشیم، این است که توی این قسمت، صفحه 1 از 1 یا هر صفحه دیگری رو مشخص کنیم. البته الان ویژگیهای دیگری هم هست، شما توی درس قبلی اونها رو دیدید، و الان هم می توانید اونها رو استفاده کنید. برای مثال، اگر بخواهید می توانید عنوانتان رو طوری تنظیم کنید که همیشه توی هر صفحه ای دیده بشود. اجازه بدهید از اینجا بروم بیرون، ما می توانیم از این بالا به کمک Print Titles اون رو تنظیم کنیم.
من نمی خواهم دوباره این مبحث رو تکرار کنم. در حال حاضر یک زمانهایی وجود دارد که می گوییم: خب، این به نظر می‌آید نسبتاً خوب باشد، فکر می کنم، شما هنوز نمیدانید چطور یک صفحه رو باید چاپ کنید، اما به نظر می‌آید دیگر می توانید یک ستون رو مخفی کنید، یا اگر، مثلاً الان ما نخواهیم New Comp که سمت راست است، نشان داده بشود، می توانیم اینطوری border آنرا بیاوریم اینجا. در حال حاضر، وقتی شما توی این نما هستید، می توانید داده هایتان را دستکاری کنید. البته این الان کمی برای اینکه کاری انجام بدهیم غیر معمول به نظر میرسد، در واقع یک قیافه خاصی دارد، اگر ما داده دیگری هم، سمت راستمان داشته باشیم دوباره ما اون رو با پسزمینه خاکستری میبینیم و فقط همین قسمت تو چاپمان نمایش داده میشود.
اما این برای اینکه شروع کنید به چاپ، می تواند کافی باشد. بنابراین قبل ازاینکه دوباره سراغ چاپ برویم، بدانید که داده‌های خود را اینجا به این شکل داریم. الان می خواهیم به پیشنمایش چاپ برویم، پس ctrl + F2 رو میزنم. اگر صفحه شما هم احتمالاً شبیه این باشد، به خاطر تنظیمات چاپ اینجا است. من خیلی راحت می توانم این رو به Active Sheets تغییر بدهم. خب این رو انتخاب می کنم، الان می توانیم داده هایمان را ببینیم. گزینه دیگری رو برای بعضی از اندازه‌های اینجا می توانیم در نظر بگیریم و شما می توانید با روشهای مختلفی اون رو بدست بیاورید. اینجا گزینه custom margins وجود دارد. ما می توانیم این رو کمی تغییر بدهیم و شما می توانید ببینید، چطور اضافه کردن فضای سفید بالا و پایین می تواند مفید باشد.
بنابراین بعضی گزینه های دیگر هم اینجا وجود دارد. اما هدف اصلی از این آموزش خاص این است که شما رو از وجود یکی از دکمه های روی نوار وضعیت که اسمش Page Break Preview است با خبر کند، و این به ما اجازه میدهد که چیزهایی رو که می خواهیم چاپ بگیریم، کنترل کنیم. شما سناریوهای دیگری رو هم می توانید تصور کنید، جایی که می خواهید اینها رو با روشهای مختلفی مرتب کنید و به داده های این پایین هم نیازی ندارید. در حال حاضر، در این مورد، البته اینی که میگویم سناریو نیست، ولی شما می توانید این border رو به این شکل بیاورید بالا. یا ممکن است شما یک دلیل منطقی داشته باشید که بگویید “من اینجا نیازی ندارم اسمهای واقعی چاپ بشوند”.
یا من می خواهم این برای چاپ تقریباً بدون اسم باشد، پس الان ما نمی خواهیم چاپمون شامل ستون A باشد. ما می توانیم این border سمت چپ رو اینطوری درگ کنیم. بنابراین اگر ما الان این را چاپ کنیم اطلاعات همه افراد رو داریم ولی اسمشان را توی این ناحیه که برای چاپ است نداریم. یکبار دیگر، میروم به Print Preview. پس Page Break Preview در مورد این است که چطور این ویژگی به ما اجازه میدهد بتوانیم جایی رو که می خواهیم صفحه در کاغذ چاپ شدمان شکسته بشود و همینطور جایی رو که borderهای صفحه هستند و مرز چاپمان رو نشان میدهد کنترل کنیم.