ایجاد و قالب بندی نمودارها
این درس جامع در سایت طهاکو به بررسی تخصصی مراحل ایجاد و قالب‌بندی نمودارها در PowerPoint می‌پردازد؛ از انتخاب چیدمان «Title and Content» و استفاده از گزینه Insert a Chart برای ایجاد نمودارهایی مانند Clustered Column با ورود داده‌ها در محیط شبیه Excel گرفته تا سفارشی‌سازی نمودار از طریق ابزارهای Chart Tools (شامل افزودن axis titles و data labels، تغییر سبک با paintbrush و به‌کارگیری گزینه‌های change colors و add chart elements). همچنین، آموزش به مقایسه روش‌های انتقال نمودار از Excel به PowerPoint مانند destination theme and embed the Workbook، keep source formatting and embed the Workbook، use destination theme and link data و Paste as Picture می‌پردازد و مزایا و چالش‌های امنیتی و ویرایشی هر روش را بررسی می‌کند؛ این محتوا به متخصصان بازار کار کمک می‌کند تا با بهره‌گیری از تکنیک‌های ارائه حرفه‌ای، ارائه‌هایی کارا و جذاب آماده کنند.
نمودارها می تونن بخش بزرگی ازهرنوع ارائه ای باشن. خب؛ من درویدئوهای آموزشی قبلی کار با جداول رو بهتون نشون دادم، شما اونجا یاد گرفتید که میتونید ازجداول موجود در نرم افزار اکسل توی پاورپوینت استفاده کنید، یا حتی اگه یادتون بیاد آموزش دیدید که چگونه میتونید به طور دستی توی نرم افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت اونها رو ایجاد کنید، اجازه بدید من هردو راه رو ایندفعه در این ویدئوی آموزشی برای ایجاد نمودارها بهتون نشون بدم. بنابراین شما میتونید ببینید اونها چطور کار میکنند و همچنین می تونید در مورد نمودارها تصمیم بگیرید که در ارائه های آینده تون برای ایجاد نمودار از نمودارهای اکسل در پاورپوینت استفاده کنید یا از نمودارهایی که در خود نرم افزار پاورپوینت سفارشی میشن استفاده کنید.
برای انجام این کار من میخام یک اسلاید جدید ایجاد کنم، از سربرگ Home گزینه layout و سپس چیدمان اسلایدم رو Title and Content انتخاب میکنم. برای اسلایدم یک عنوان تایپ میکنم و حالا میخام گزینه insert a chart رو از وسط فضانگه دار محتوا انتخاب کنم. من یک فهرست طولانی ازنمودارها دارم، من میتونم از این فهرست گزینه هایی مثل: نمودار ستونی یا column، نمودار خطی یا charts، نمودارهای بار یا میله ای ونمودارهای نواحی یا Area روانتخاب کنم.
هر نمودار خود شامل زیر نمودارهایی هست که من میتونم ازاین زیر نمودارها هر کدوم رو که میخام انتخاب کنم. من میخام یک نمودار از نوع Clustered Column انتخاب کنم و روی دکمه OK کلیک کنم، یک پنجره کوچک شبیه محیط اکسل برای برای من میاره. برای قراردادن داده ها توی جدول من میتونم با ماوسم توی این پنجره اکسل کلیک کنم و شروع به تایپ داده های مد نظرم کنم. وقتی این کار رو انجام دادم روی علامت ضربدر کلیک میکنم، با بسته شدن این پنجره به محیط نمودارم میام. من میتونم روی عنوان نمودارم کلیک کنم و یک نام جدید به این نمودار اختصاص بدم. از اینجا من تعدادی گزینه مربوط به نمودارم دارم.
من میتونم روی علامت بعلاوه این گوشه کلیک کنم و مشخص کنم که چه عناصری رو روی محور های نمودار میخام اضافه و سفارشی کنم. من اینجا گزینه های مختلفی برای انتخاب دارم مانند: محور عناوین یا axis titles ، برچسب داده ها یا data labels و هر کدوم رو که نیاز دارم می تونم با انتخاب چک باکسش به نمودارم اضافه کنم، من حتی می تونم اگه خاسته باشم این علامتها رو پنهان کنم. من میتونم روی آیکون paintbrushیا به اصطلاح قلم مو برای انتخاب سبک های مختلف نمودار کلیک کنم. من میتونم شکل و قیافه نمودار رو به نماهای مختلف تغییر بدم و انواع مختلفی از قالب بندی های از پیش تعیین شده که در این لیست می بینم رو انتخاب کنم.
میتونم روی آیکون فیلتر برای تصمیم گیری درمورد اینکه چه داده هایی روی نمودارم نمایش داده بشه کلیک کنم. هرموقع که بخام میتونم نمودار رو انتخاب کنم با انتخاب نمودار یک نوار ابزار توی نوار ریبون به نام Chart Tools برای من ظاهر میشه.
از اینجا یعنی دسته بندی chart styles، میتونم روی سبک های مختلف نموار کلیک کنم و روی پیکان رو به پایین کلیک کنم تا سبکهای مختلف بیشتری از نمودار رو ببینم.
میتونم نماهای خوبی از نمودارها داشته باشم، شبیه: گزینه هایی که حتی شامل:سایه ها هم هستن، میتونم رنگها رو از قسمت change colors تغییر بدم، همچنین میتونم از اینجا یعنی گزینه add chart elements عناصری رو به نمودارم اضافه کنم و همچنین اگه چیدمان روی اسلایدم اونطوری که دوست دارم نباشه میتونم چیدمانم رو از قسمت Quick Layout تغییر بدم.
از سمت راست با انتخاب گزینه select dataمیتونم با داده هایی که توی این نمودارهست کار کنم، با این کار داده هام روی نمودار نمایان میشن، میتونم داده ها رو اگه نیاز به تغییرات دارند از قسمت Edit Data ویرایش کنم، و همچنین میتونم اگه نمودار دیگه ای که مناسب تر به نظر میرسه رو از قسمت Change Chart Type انتخاب کنم و نوع نمودار رو بکل، بیام و تغییر بدم، خب من فعلا نیازی به تغییر نمودارم ندارم و فکر کنم همین مناسب کارم هست پس روی دکمه کنسل کلیک می کنم.
این طریقه ایجاد نمودار توی محیط خود نرم افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت هست پس با من در ادامه این ویدئوی آموزشی همراه باشید برای اینکه میخام اوردن یک نمودار از نرم افزار اکسل رو بهتون آموزش بدم.
من میخام یک اسلاید جدید مجددا ایجاد کنم، این بارمیخام چیدمان اسلایدم فقط یک عنوان داشته باشه پس گزینه اسلاید از نوع Title only رو انتخاب می کنم.
حالا میخام برم به پوشه Assets ام، من میخام فایل اکسلی که با نام Average Stay Data دارم رو باز کنم و من یک نمودار از قبل اینجا داشتم. من روی نمودارم کلیک میکنم تا به حالت انتخاب دربیاد و کلیدهای CTRL و C رو همزمان از کیبوردم فشار میدم تا نمودار من کپی بشه.
من میخام برگردم به ارائه ام، و راست کلیک کنم، و مثل ویدئوی آموزشی قبلی درست وقتی که جدول رو paste کردیم نمودارم رو paste میکنم، و مثل همون موقع وقتی میخام paste کنم چند تا گزینه مختلف دارم.
میتونم ازگزینه destination theme and embed the Workbook استفاده کنم، این به این معنی است که از همه رنگها وقلم هایی، برای پاست کردن استفاده میشه که در حالت عادی که مثل چند لحظه پیش خاستیم یک نمودار توی خود پاورپوینت ایجاد کنیم؛ استفاده شد. Embedding the Workbook به معنی اینکه اون رو با Workbook اکسل وارائه پاورپوینت من ترکیب کن، یعنی نمودار موجود در محیط اکسل رو در همین محیط بهم نشون بده. همونطور که می دونید در این حالت اندازه نمودار بسته به اندازه فایل اکسل، میتونه توی ارائه من هم رشد کنه. همچنین خطرات امنیتی رو هم بهمون تحمیل کنه.
مثلا، اگه من بخام اون رو با افراد دیگه به اشتراک بذارم، اونها همچنین میتونن به محتویات فایل اکسل هم دسترسی داشته باشن و این خوب نیست، پس مواظب انتخاب این گزینه باشید.
من میتونم گزینه keep source formatting and embed the Workbook روانتخاب کنم، با انتخاب این گزینه ریسک هایی که حالت embedding یا استفاده از نمودارهای یک ورک بوک اکسل، بصورت مستقیم در محیط اسلایدهای پاورپوینت داشت رو، مجدد برای من به دنبال میاره، اما انتخاب این گزینه میاد و منبع قالب بندی نمودار، مانند رنگها وفونتها رو، همونطورکه توی نرم افزاراکسل هست؛ برای من توی محیط اسلایدهای پاورپوینت حفظ و نگه داری میکنه. من میتونم از گزینه use destination theme and link data استفاده کنم، این به این معنی است که میاد، نمودار رو به رنگ تم های نمودارهای خوده پاورپوینت طراحی میکنه، با اینحال به فایل اکسل هم متصل هست. و این اتصال و لینک شدن به این معنی است که اگه محتویات دیتاهای فایل اکسل این نمودار تغییر بکنه روی نمودار پاورپوینتم هم این تغییرات ایجاد میشه و این بر اساس هر تغییری که در فایل اکسل ایجاد میشه باعث آپدیت و بروزرسانی نمودار موجود در اسلاید پاورپوینت هم میشه .
من همون گزینه ها رو که برای Past کردن جداول داشتم، برای نمودار ها هم دیدیم که دارم، به جزkeep source formatting and Link Data ، که این گزینه، باعث میشه فرمت داده ها و رنگ ها شبیه نمودار موجود در محیط اکسل در پاورپوینت فراخونی بشه ولی این گزینه لینکی میان دو نرم افزار ایجاد نمیکنه و با تغییر اطلاعات فایل مبدا یعنی اکسل تغییری در نمودار Past شده با این روش ایجاد نمیکنه.
درنهایت من میتونم گزینه picture روانتخاب کنم و نمودارم رو به عنوان یک عکس توی اسلایدم بذارم. این کمترین خطر امنیتی رو به همراه داره. این گزینه همچنین حجم فایل رو فقط یک کمی کوچکتر میکنه، با این حال بااین کاهش حجم، من نمیتونم هیچ داده ای رو ویرایش کنم چون این نمودار فقط یک عکس هست. درحال حاضر، من این گزینه رو انتخاب میکنم و چون یک عکس میتونه بزرگ یا کوچیک بشه، من میام و اندازه اش رو یکمی تغییر میدم و می دونید که این عکس میتونه روی اسلایدم حرکت کنه، پس یکم هم جابجاش میکنم و همچنین میتونم یکسری از افکتها رو نیز به این عکس اضافه کنم. برای اینکار توی سربرگ Format tools، من میتونم هر کدوم از سبکهای تصویر که ما میتونیم برای هرعکس یا تصویر دیگه ای انتخاب کنیم و توی اسلایدها قرارش بدیم، رو به این تصویر از نمودار هم اضاف کنیم.
بنابراین شما حالا میدونید که چطور با هر دو سبک نحوه تعریف نمودار، در پاورپوینت کارکنید، و الان دیگه شما میتونید برای انتخاب اینکه از کدوم سبک در قراردادن اطلاعات مربوط به نمودارها بخاید توی ارائه پاورپوینتتون استفاده کنید، تصمیم بگیرید.