بررسی تخصصی نحوه ویرایش و پرینت ارائه با ابزار handout masters یا بروشور
در این درس تخصصی، فرآیند ویرایش و چاپ Handout Masters در PowerPoint به‌صورت گام به گام بررسی می‌شود؛ از شخصی‌سازی قالب Handout Master و تنظیم دقیق هدر و فوتر گرفته تا بهینه‌سازی چیدمان محتوا و مدیریت گزینه‌های چاپ، تمامی نکات ضروری برای ایجاد ارائه‌ای حرفه‌ای و منسجم به تفصیل آموزش داده می‌شود. این دوره با رویکردی کاربردی و تخصصی، ابزاری موثر برای متخصصان و مهندسان حوزه‌های مختلف ارائه می‌دهد تا از امکانات پیشرفته PowerPoint به بهترین نحو بهره ببرند و با دیدن ویدیوی 60 دقیقه‌ای آموزشی منتشر شده در بالای ایندکس، تسلط کامل بر این مباحث را کسب کنند.
Handouts یا به اصطلاح بروشور یا جزوه یک ویژگی ارزشمند از نرم افزار مایکروسافت پاورپوینت؛ که بسیار مورد استفاده قرار گرفته. پاورپوینت یک قابلیتی داره که به آسونی به شما اجازه میده تا اسلایدهای خودتون رو برای مخاطبینتون چاپ کنید و بجای اینکه بخاید مخاطبین شما نگاهشون رو بسمت صفحه نمایش بزرگ معمول در همه ارائه ها؛ متمرکز و جلب کنند بیاید و با دادن بروشوری از ارائه تون بصورت چاپ شده، حالا چه رنگی یا غیر رنگی، کارتون رو به این طریق ادامه بدید.
خب؛ ممکن هست ارائه تون در موقعیتی باشه که امکان استفاده از صفحه نمایش های بزرگ رو نداشته باشه و حتی اگه هم این امکان رو هم داشته باشید که بتونید ارائه تون رو برای مخاطبینتون بر روی یک صفحه نمایش بزرگ نمایش بدید، بدونید که خیلی رواج شده که با دادن بروشورهای چاپ شده کاربران یک ارائه رو در متن تمامی ارائه قرار بدین و به همین ترتیب میشه کاربردهای متفاوتی رو برای بروشورهای چاپ شده از یک ارائه پاورپوینت مثال زد و این بروشورها حتی میتونه شامل یک فضایی برای یادداشت برداری سخنان شما هم باشه و مخاطبین بیان و در اون قسمت مجزا یادداشت های مد نظرشون رو اعمال کنن ودر یک کاربرد دیگه میشه گفت با این بروشور ها دیگه مخاطبین نیاز به یادداشت برداری ندارن و با داشتن یک بروشور کامل از ارائه ای که قراره ببینن، تمرکزشون رو به سمت شما متمرکز کنن.
وقتی من یک سخنرانی دارم، به عنوان کسی که این جزوه ها رواماده و قرار این بروشورها رو به مخاطبین ارائه بدیم، تاوقتی که سخنرانیم تمام نشده به هیچ وجه این جزوه ها رو به مخاطبین نمیدم؛ پس یا بیاید و قبل از شروع سخنرانی بروشورها رو در میون مخاطبینتون پخش کنید یا اینکه بعد از سخنرانی تون، و اینو بهتون بگم که اگه بیاید و در حین ارائه بخاید بروشور ها رو در اختیار مخاطبین قرار بدید، کار خیلی اشتباهی رو کردین. ازاین روش، مخاطب شروع به خوندن بروشور میکنه و نمیتونه تمرکز کنه و به چیزهایی که در حین ارائه می گید گوش کنه.
همچنین من دوست دارم بروشور در اختیار مخاطبینم قرار بدم چرا که میخام مخاطب سخنان من رو به یاد داشته باشه، و اینکه غالبا میام و در آغاز ارائه هام به مخاطبین این مهم رو یادآوری می کنم که قرار هست در آخر ارائه بهتون بروشور این ارائه حال حاضر داده بشه چون اگه اینکار رو نکنم کاربر همه مطالبی رو که میگم جزوه وار می نویسه و مخاطب درعوض گوش دادن میاد و دیوونه وار خیلی سریع شروع به نوشتن میکنه .
اما در عوض، اونها با دونستن اینکه بعد از اتمام ارائه بروشور دریافت می کنن میتونن به شما گوش بدن و همه مطالب رو یاد بگیرن. پس با این تفاسیر من چندین تجربه مختلفم رو در نحوه کار با بروشور ها صادقانه بهتون گفتم، و اگه شما هم شخصی هستین که میخاید از این روش در ارائه هاتون استفاده کنید حتماً به این قوانین و تجارب من؛ پایبند باشید. شما میتونید ازالگوی handout ساخته شده برای چاپ بروشورتون استفاده کنید یا از handout master استفاده کنید و اقدام به سفارشی سازی بیشتر بروشورتون بکنید، درست مثل ابزار slide master.
اگه مایل به دیدن ابزار handout master هستین، از نوار ریبون سربرگ viewرو انتخاب کنید و گزینه handout master رو انتخاب کنید. اگه شما یک سبک خاصی از handouts رو بطور معمول در ارائه هاتون دارید، شما میتونید اون سبک رو از این راه و در این تب؛ با قالب بندی مد نظرتون؛ بیاید و به handout master تون اعمال کنید. شما میتونید گزینه handout orientation یا به اصطلاح موقعیت و جهت گیری بروشور یا جزوه رو انتخاب و سفارشی کنید، یا اینکه از این گزینه می تونید اندازه اسلاید یا slide size رو سفارشی کنید، و یا با آپشنslides per بمعنی چه تعداد اسلاید در هر صفحه، بیاید و handout master تون رو با انتخاب این گزینه های مجموعه Page Setupسفارشی تر وتنظیم کنید.
نظر شخصی من؛ سه اسلاید درهر صفحه هست چون که یک فضایی هم برای یادداشت برداری برای هراسلاید هم؛ با این آپشن وجود داره و بالطبع اینطوری کاربران حتی می تونن یادداشت های مد نظرشون رو با این روش هم بر روی جزواتی که ما بهشون دادیم؛ اعمال کنن.
شما میتونید هرچیزی رو که میخایید روی اسلایدتون نمایش داده بشه رو با تیک دار کردن گزینه هایی، مانند: سرصفحه یا header، پاورقی یا footer، تاریخ یا date ، و شماره صفحه یا page number از مجموعه Placeholderss انتخاب کنید و به یاد داشته باشید، که همچنین میتونید سرصفحه و پاورقی ها رو ویرایش کنید. من میخام گزینه close master view روانتخاب کنم و از این نما خارج بشم. میخام سربرگ insertروانتخاب کنم و حالامیخام گزینه header and footer روانتخاب کنم.
ازکادرمحاوره ای باز شده سربرگ notes and handouts روانتخاب میکنم. اینجا جایی هست که شما میتونید تصمیم بگیرید که چه چیزهایی روی بروشور یا جزوه تون؛ درست وقتی که از اون پرینت میگیرید؛ نشون داده بشه. جزوه شما میتونه شامل یک سرصفحه سفارشی ویک پاورقی، مانند یک Copyright باشه، چون که شما درحال چاپ کردن اون به بیرون هستین و شاید مثل هر صفحه چاپ شده دیگه ای بخاید بروشورتون کپی رایت داشته باشه.
حالا من میخام روی دکمه cancelکلیک کنم. زمانی که این تنظیمات رو روی جزوتون برای مخاطبینتون انجام دادین، از نوار ریبون سربرگ fileرو انتخاب کنید وسپس گزینه printروانتخاب کنید. توی این کادر محاوره ای print، شما میتونید تعداد اسلایدهایی رو که از بروشور یا جزوتون میخایید پرینت بگیرید رو مشخص کنید. شما میتونید با انتخاب گزینه print all slides ازهمه اسلایدهاتون پرینت بگیرید، می تونید با گزینه current slide print از اسلاید فعلی که در سمت راست محیط back stage view می بینید، پرینت بگیرید، یا با انتخاب گزینه custom range حتی میتونید یک تعداد مشخصی از اسلایدهاتون رو که میخاید فقط اونا پرینت بشن رو وارد کنید تا پرینت بشه، این گزینه میتونه از اسلاید های خاصی از ارائه تون که دوست دارید پرینت بشن؛ پرینت بگیره. شما همچنین میتونید از بخش sections بخش های خاصی رو برای پرینت انتخاب کنید، که این یک مزیت بزرگ دیگه ای از بخش بندی هست.
بنظرتون چطوری می تونیم handouts یا بروشورها مون رو برای پرینت سفارشی کنیم؟ شما میتونید با کلیک کردن روی منویی که الان گزینه Full page slide براش بصورت دیفالت فعال هست، تعداد اسلایدها در هر صفحه رو مشخص کنید.
وقتی شما آماده انتخاب نوع پرینت اسلایدها شدید ومطمئن شدید که میخاید بروشورتون چطوری چاپ بشه نهایتاً ازاینجا شما میتونید گزینه، یک اسلاید، دواسلاید، و تا نه اسلاید رو انتخاب کنید. اینجا من سه اسلاید روانتخاب میکنم تا شامل فضایی هم برای یادداشت برداری باشه. شما میتونید یک پیش نمایشی ازچاپ روهم ببینید وهمچنین میتونید تعداد صفحات ایجاد شده رو از این پایین ببینید و همچنین می تونید با رفتن به صفحات قبلی و بعدی نحوه چاپ رو مشاهده کنید.
شما میتونید به هرصفحه ای که میخایید پرش کنید. اگه دوست دارید درمصرف جوهر پرینتر صرفه جویی کنید، میتونید با کلیک کردن روی منویی که الان بصورت دیفالت گزینهcolor براش فعال هست تنظیمات رنگ رو انجام بدین، گزینه pure black and white یعنی سیاه وسفید یا greyscaleیا خاکستری رو انتخاب کنید.
وقتی شما اماده چاپ کردن اسلایدها شدین، روی دکمه بزرگ printدربالای صفحه نمایش کلیک کنید و سپس، برای برگشتن به ارائه تون، روی پیکان پنل سمت چپ بالای صفحه نمایش کلیک کنید.