اضافه و حذف کردن دقیق سطرها و ستون ها
در این درس از دوره آموزشی اکسل، تکنیک‌های اصلی برای درج و حذف سطرها و ستونها در صفحات گسترده (worksheets) به‌طور تخصصی آموزش داده میشود. کاربران یاد خواهند گرفت که چگونه با استفاده از دکمه‌های Insert و Delete در تب Home و همچنین استفاده از کلیدهای میانبر مانند Ctrl + Shift + + و Ctrl + -، سطرها و ستونها را به راحتی اضافه یا حذف کنند. این مهارت‌ها برای مدیریت و سازماندهی داده‌ها در اکسل حیاتی هستند و به‌ویژه زمانی که نیاز به ایجاد تغییرات سریع در داده‌ها یا ساختار صفحات کاری دارند، بسیار کاربردی خواهند بود. علاوه بر این، روش‌های انتخاب چندگانه سطرها و ستونها و نیز مدیریت سطرها و ستون‌های خالی از طریق ابزار Go To Special برای کارایی بیشتر معرفی میشود. این آموزش به‌طور کامل تمام مراحل را پوشش میدهد و با ویدیوی آموزشی همراه، کاربران می‌توانند به‌صورت گام‌به‌گام از این مهارت‌ها بهره‌برداری کنند تا فرآیند کار با اکسل را سریع‌تر و مؤثرتر انجام دهند.
خیلی از حالتهای مختلف، مواقعی که با اکسل کار میکنید، اون جایی هست که شما احتیاج دارید layout یا طرح یک ورکشیت را تغییر بدهید. ممکن است شما بخواهید یک ستون جدید یا سطر جدید در ورکشیت بگذارید، یا در بعضی موارد یک ستون یا یک سطر را حذف کنید. شما میتوانید اینها را انجام بدهید چون این کارها نسبتاً آسان و سریع هستند. در ضمن شما میتوانید در زمانهای مختلفی به راحتی یک سلول اضافه کنید، اینجور مواقع داده‌ها به پایین سلول جدید، هل داده میشوند. میتوانید یک سلول را حذف کنید. ما میتوانیم اینرا سراسر ستونها یا سطرها انجامش بدهیم. در این ورک شیت خاصمان که اسمش Insert-Delete هست، و در فایلی به نام 05 – Layout قرار دارد، ممکن است ما تصمیم بگیریم که افراد را با وضعیت هایشان بررسی کنیم.
به عبارت دیگر، ممکن است بعضی از افراد به صورت پاره وقت باشند، و ما آنها را در لیست اینجا نمیبینیم. الان من یک ستون جدید سمت چپ ستون d میخواهم. در آموزشهای قبلی به شما گفتم که چطوری باید یک ستون جدید اضافه کنید، ولی اگر الان یادتان نیست که چطوری اضافه‌اش کنید، به شما میگویم که با انتخاب کردن ستون d باید کارتان را شروع کنید، خوب بعدش چی؟ در منو Home، یک گزینه‌ای به اسم Insert وجود دارد، و این قطعاً برای کارتان مفید است. خب، اینجا ما میتوانیم Insert Sheet Columns را انتخاب کنیم. هیچ مشکلی پیش نیامد و من قطعاً نمیتوانم بگویم که چون خیلی راحت ستون مان را اضافه کردیم این بهترین راه برای انجام این است چون فکر میکنم خیلی بیشتر از زمانی که با ماوس کلیک راست میکردیم وقتمان را میگیرد.
اجازه بدهید من اینجا کنترل z بزنم. میخواهم روی ستون d کلیک راست کنم، خب اینجا یک Insert وجود دارد. اما فعلاً این حرفی از ستون به ما نمیزند. پس اگر شما در اکسل تازه‌کار هستید بدانید؛ Insert بعضی وقتها به ما نمیگوید واقعاً معنی آن چیست. در این مورد که نمیگوید. اما در واقع معنی آن این است که یک ستون سمت چپ اضافه کن. پس ما میتوانیم با این روش ستون جدیدی را بدست بیاوریم. الان بعد از اینکه کمی در مورد آن فکر کردید، شاید بخواهید یک تغییرات دیگری در ورکشیت ایجاد کنید، شما قطعاً میگویید که: من فقط نمیخواهم اینرا داشته باشم “یا اینکه من ستون خالی نیاز ندارم”. خب، شاید شما در بین انجام این کار، کارهای دیگری هم انجام بدهید، و چیزهای دیگری یاد بگیرید. با این اوصاف لازم نیست الان undo کنید. پس چطوری از شر این ستون خالی خلاص بشویم؟ ما میتوانیم از یک ویژگی مشابه استفاده کنیم.
به عبارت دیگر، مثل قبلی، ما مجبور نیستیم جای دیگری برویم. من روی ستون d کلیک راست میکنم و Delete را میزنم. حالا یک نظر دیگری برای اینجا وجود دارد. ما میخواهیم اینجا یک رکورد جدید اضافه کنیم. میتوانیم آنرا این پایین اضافه کنیم، شاید این شخص یا رکوردی که اضافه میکنیم مربوط به Account Management باشد. پس میخواهیم آنرا اینجا ، داخل این لیست، نزدیک به این گروه قرار بدهیم. میخواهیم بالای سطر 90 اضافش کنیم. خب اگر بخواهیم میتوانیم اینجا انجام بدهیم یا شاید بخواهیم بیاییم اینجا اضافه‌اش کنیم. شاید اسم آن شخص Abbott باشد و ما بخواهیم آن را بالای سطر 2 اضافه‌اش کنیم، چیزی شبیه به این. این همیشه بهترین روش برای انجام این کار نیست. اگر من روی ردیف 2 کلیک راست کنم، میتوانم Insert را انتخاب کنم.
خب؛ یک ردیف جدید اینجا برای ما اضافه کرد، میتوانم داده‌هایم را داخلش بگذارم و آنرا پر کنم. دقت کنید که چطور رنگ سطر بالا، برای این هم کپی شد. ممکن است بخواهید از شر این هم خلاص بشوید. ولی الان من اسکرول را سمت راست میبرم، به نظرتان اضافه کردن آن سطر ایده خوبی بود؟ به نظر میرسد داده‌های اینجا را از هم جدا کرده. این به شما خبر میدهد برای اینکه بدانید چه چیزی داخل ورک شیتتان بوجود آمده. هر چند اینجا این یک نتیجه وحشتناکی نبود ولی من فکر میکنم شما خودتان حس میکنید که ممکن بود چه اتفاقی می‌افتاد اگر جاهای دیگری این سطر را اضافه میکردیم. پس بهتر است من الان کنترل z بزنم تا ورک شیت من به حالت قبلش برگردد. اگر من درست فکر نکنم و بخواهم یک سطر بالا سطر 6 اضافه کنم، چی میشود؟ خب روی سطر 6 کلیک راست میکنم و Insert را انتخاب میکنم.
من میتوانم اینجا را با داده‌هایم پر کنم. هیچ مشکلی با این بخش از این نداریم. ولی اگر دوباره اسکرول را سمت راست ببرم، یک شکافی در این جدول به ما نشان میدهد. شاید من بعداً به این جدول مراجعه کنم و بخواهم از آن استفاده کنم. ولی برای لیست بعدی به وضوح مشخص است که ما نمیخواهیم اینجوری باشد. بنابراین بجای قرار دادن یک ردیف ممکن است بخواهید فقط یک سلول درج کنید و نخواهید که این مشکلات پیش بیایند. بنظرتان چطوری من میتوانم فقط یک سلول اضافه کنم؟ پس بگذارید دوباره کلیدهای کنترل z را بزنم. بنابراین اگر ما بخواهیم داده‌های جدیدی اینجا اضافه کنیم، ما میتوانیم این سلولها را انتخاب کنیم، کلیک راست کنیم، و Insert. من پیش از این در یکی از درسهای گذشته گفتم ولی باز هم میگویم، توجه کنید گزینه‌هایی که سه تا نقطه کنارشان دارند، اگر روی آن گزینه‌ها کلیک کنیم یک کادر محاوره‌ای باز میشود و میگوید این گزینه نسبت به بقیه، میتواند چیزهای بیشتری را به ما نشان بدهد.
خب روی Insert کلیک میکنم، یک کادر محاوره‌ای باز شد، گزینه Shift cells down ممکن است گزینه‌ای باشد که ما اینجا میخواهیم. الان این گزینه فقط ستون جدید ما را در محدوده قسمتی که انتخاب کرده بودیم ایجاد میکند و بدون اینکه کاری به سمت راستش داشته باشد دیگر شکافی از ستون L تا i و بعد از آن ایجاد نمیکند. روی ok کلیک میکنم. آن همه سلولها را از سطر 6 به سمت پایین شیفت داد. ما چیزی را اینجا از دست ندادیم، و الان میتوانیم اینها را پر کنیم. داده‌های سمت راست هم اصلاً به هم نریختند. بنابراین میتوانیم اینجا شروع کنیم به اضافه کردن داده‌های جدید. الان من یکبار دیگر، از پر کردن اینها تجدید نظر میکنم چون زمان کافی برای انجام این کار را ندارم، بنابراین کنترل z میزنم و به همین نحو شما میتوانید به یک وضعیت مشابه فکر کنید.
شما داده‌های اینجا را میبینید. شاید بخواهید پنسیلوانیا را به این لیست اضافه کنید، شاید بخواهید بالای IL آنرا قرار بدهید، پس من می‌آیم این سلولها را انتخاب میکنم. کلیک راست میکنم و روی Insert میزنم. سلولها به پایین شیفت داده میشوند. میتوانیم پنسیلوانیامان را اینجا بگذاریم. هیچ چیزی از سمت چپ از بین نرفت. الان احتمال دیگری که اینجا وجود دارد، و ما میخواهیم کمی در این درس مراقبش باشیم، بگذارید اینطوری بگویم، برای مثال، فرض کنید دنیل این لیست اینجا را ترک کرده. پس کلاً میخواهیم از رکورد دنیل خلاص بشویم. خب، اگر الان من بیایم این سطر را حذف کنم چه اتفاقی می‌افتد؟
در حال حاضر شما این داده‌ها را همواره سمت راست میبینید. دوباره، من یادآوری میکنم که مطمئن باشید دارید اینجا چه کاری انجام میدهید، یک تصوری از بعدش داشته باشید. اگر ما الان داده‌های سمت راست را نمیبینیم، به خاطر اینکه اون قسمت، جلو چشم ما نیست. اگر ما بیاییم سطر5 را، اینجا، حذف کنیم، کل سطر 5 حتی داده‌هایی که بیشتر از این قسمت انتخاب شده هستند، حذف میشوند. برای این مورد، اگر ما بخواهیم به راحتی از این داده‌های اینجا خلاص بشویم، یعنی اطلاعات مربوط به دنیل اتکینسون؛ این سلولها را انتخاب میکنیم و روی آنها راست کلیک و Delete را انتخاب میکنیم. حالا از این قسمت، Shift cells up. چون ما میخواهیم سلولهای پایینی به بالا شیفت داده بشوند.
خب؛ اطلاعات دنیل اتکینسون ناپدید شدند. در سمت راست هم هیچی به هم نخورد. همیشه مراقب اجرا کردن هر چیزی باشید. ما میتوانیم ستون یا سطر را درج و حذف کنیم. میتوانیم سلولها را درج و حذف کنیم. البته این کارها در زمانهای مختلف، با هم تفاوت دارند. ممکن است، زمان دیگری یک سطر یا ستون را اضافه یا delete کنید و نگران بشوید که چه اتفاقی برای فرمولی که اینجا تعریف شده و دلالت به ستونی قبل از ایجاد ستون جدید دارد، می‌افتد. ولی اینرا بگویم که در این مورد نگران نباشید چرا که اکسل برای تمام قسمتهایی که ستون اضافه یا حذف میکنیم به صورت اتوماتیک فرمول را برای ما، تنظیم میکند. شما ممکن است با انواع فرمولهایی که در ستون E اینجا هستند، آشنا باشید ممکن هم هست اصلاً با چنین فرمولی آشنا نباشید. اما این محاسبات سالانه خدمات، برای این مورد، بر اساس آن چیزی است که داخل D2 است.
و البته تمام این فرمولهای این ستون هم، با ستون D سر و کار دارند. الان اگر یک ستون جدید بخواهیم، پیشنهاد میکنم آنرا نزدیک همین ستون E و قبل از ستون D اضافه کنید. اگر من روی D کلیک راست کنم و Insert بزنم، یک ستون برای ما اضافه میشود، در نهایت میخواهیم اینجا داده قرار بدهیم، اجازه بدهید بپرسم، الان برای فرمولی که داخل ستون f هست چه اتفاقی افتاده؟ پس به آن استناد میکنم و روی آن کلیک میکنم، خب در حال حاضر به جای D2 به E2 اشاره میکند. تقریباً همیشه وقتی سطرها یا ستونها را درج میکنید، نگران فرمولها نباشید. اکسل به صورت اتوماتیک آنها را تنظیم میکند و این خیالمان را راحت میکند چونکه در غیر اینصورت باید خیلی کارها میکردیم تا اینها تنظیم شوند.
من قصد دارم اینرا حذف کنم. کلیک راست میکنم و delete را میزنم. خب؛ الان به اندازه کافی مطمئن باشید که این به D2 برمیگردد، همانطور که ما امیدوار بودیم و میخواستیم که باشد، است. بنابراین تعداد زیادی از حالتهایی که اینجا یعنی جایی که درج و حذف میکردیم، را من خیلی جدی به شما توصیه میکنم که آنها را با کلیک راست ماوس انجام بدهید. باز هم میگویم، هیچ جای نگرانی برای دستورات توی منو Home نیست، اما اگر ما بیاییم برای حذف کردن و درج کردن سطرها و ستونها و در بعضی موارد برای سلولها، از کلیک سمت راست ماوس استفاده کنیم خیلی راحتتر هستیم.