بررسی روش های اعمال تغییرات در عرض ستون ها و ارتفاع سطر ها
آشنایی با نحوه اعمال تغییرات کلی بر روی ابعاد عرضی ستونها و ارتفاع سطرهای واقع در ورکشیت نرم افزار مایکروسافت اکسل
جدول محتوا
تنظیم عرض و ارتفاع ستونها در اکسل
شما به راحتی میتوانید عرض یا همان پهنای ستونها و همچنین ارتفاع سطرها را تنظیم کنید. در ضمن باید بگویم که ما الان در ورک شیتی به اسم Rows and Columns در ورک بوک 04 – Formatting هستیم. شاید شما بخواهید مطمئن شوید که این ستونها در اینجا، یعنی B، C، D، E، F و Gهمه عرضشان دقیقاً شبیه هم باشد. خیلی موقعها، وقتی که شما عرض ستون یا ارتفاع سطری را تنظیم میکنید، نیاز به این ندارید که به سیستم منوها بروید. در حالی که خیلی راحت میتوانید به کمک مرز بین عنوان ستونها یا شماره ردیفها، تنظیمات مورد نظر خود را انجام بدهید.
تغییر عرض ستون ورکشیت
در حال حاضر دو امکان اینجا وجود دارد. امکان اولی این است که اگر ما بخواهیم همه این ستونهای مربوط به ماهها را پهنتر کنیم، میتوانیم همه آنها را با درآگ کردن انتخاب کنیم، حالا میتوانیم بین هر کدام از مرزهای مربوط به دو ستون دلخواه از آنها کلیک کنیم و آن را درگ کنیم. توجه کنید موقع درگ کردن میتوانیم این بالا ببینیم تعداد پیکسلهای عرض ستونها چند است. در حال حاضر بیشتر وقتها، ما واقعاً حواسمان به این کادر نیست، اما گاهی اوقات شما ممکن است به آن توجه کنید. من این را تا 75 پیکسل تنظیم میکنم. ایده اصلی این کار برای وقتی است که من یک پهنا با اندازه خاصی را برای این ستونها میخواهم و همچنین میخواهم پهنا آنها دقیقاً مثل هم باشد. بنابراین اگر من اینجا یعنی مرز بین F و G را کلیک کنم و کلیک ماوس را پایین نگه دارم میبینیم که عدد آن هفتاد و پنج است.
و یا اینجا، بین B و C هم همینطور. خب؛ الان عرض سلولهای ما ممکن است کمی با هم فرق کند. آیا ما میخواهیم پهنا ستون H هم مثل این ستونها شود؟ ما احتمالاً دیگر میتوانیم اینرا مثل آنها تنظیم کنیم. کافی است اینجا کلیک کنیم و آنرا درگ کنیم تا 75 شود، حتی ما میتوانیم آنرا پهنتر کنیم. اگر ما بخواهیم همه اینها عرض هم اندازه‌ای داشته باشند، باید چه کار کنیم؟
تنظیم یکسان تمام ستونهای حاوی اطلاعات
و امکان بعدی این است که با دابل کلیک کردن اینجا، شما میتوانید یک ویژگی به اسم best fit یا بهترین تناسب یا بهترین اندازه را فعال کنید. در حال حاضر این لزوماً به این معنی نیست که آنها الان عرض مشابهی دارند. در واقع وقتی ما به آنها نگاه میکنیم به نظر میرسد ستون فوریه احتمالاً عریضتر از ژانویه باشد.
به نظر شما چرا اینطوری به نظر میرسد؟ حالا اگر مابین ستون مربوط به آنها قرار بگیریم تا ببینیم عرض آنها چقدر است، عدد فوریه بیشتر از ژانویه نیست. چیزی که من قصد دارم اینجا بگویم این است که در زمانهای مختلف ما نیازهای متفاوتی داریم. شما میتوانید اینجا کلیک کنید و آنرا درگ کنید تا ستون شما پهنتر شود.
تکنیک های تغییر همزمان ابعاد چند ستون در worksheet
اگر شما چندین ستون را انتخاب کنید، هر کاری کردید همزمان روی همه آن ستونها اتفاق می‌افتد. اگر من فقط ستون D را بخواهم باریکتر کنم، قطعاً میتوانم این را کلیک کنم و درآگ کنم یا اینکه بیایم فقط کنار D یعنی مرز D و ستون بعدی آن دابل کلیک کنم تا در واقع برای آن best fit یا همان بهترین اندازه را تنظیم کنم. این خیلی واضح است که من نمیخواهم ظاهر این ستونها را به همین حالت بگذارم.
اگر من بخواهم همه ستونها به حالت best fit باشند، به عبارت دیگر، اگر من بخواهم عرض هر ستونی به اندازه کافی و متناسب با ورودی آن ستون باشد، خیلی راحت می‌آیم این گوشه بالا سمت چپ کلیک میکنم تا همه ستونها انتخاب شوند. حالا بین هر مرزی مابین هر دو ستون دلخواهی مثل اینجا یک دابل کلیک میکنم. خب؛ میبینیم که چه اتفاقی افتاد. پس اگر من در حال کار کردن باشم و ستون A را به صورت دستی تنظیم کنم و آنرا بیش از حد باریک کنم، یا اینکه ستون E را برای لحظه‌ای بیش از حد عریض کنم، البته فعلاً من عمداً دارم این کار را انجام میدهم؛ خب الان بعضی از آنها خیلی عریض و بعضی از آنها هم خیلی باریک شدند. پس از این به بعد ما به راحتی میتوانیم بیاییم این گوشه بالا سمت چپ کلیک کنیم، و بعد بین یک مرزی مابین ستونها دابل کلیک کنیم.
تغییر ابعاد سطرهای جدول اطلاعاتی اکسل
احتمال خیلی کمی دارد که شما بخواهید ارتفاع سطرها را تنظیم کنید، اما قطعاً میتوانید به همان روش کلی آنرا انجام بدهید. شاید من بخواهم بلندی اینها را کمی بیشتر کنم، مثلاً میخواهم اینها را چاپ کنم و میخواهم موقع چاپ بین آنها کمی فاصله باشد، پس بین بعضی از آنها میخواهم یک فاصله ایجاد کنم. من این 4 ردیف را انتخاب میکنم، حالا میخواهم بین یکی از مرزهای ردیفها کلیک کنم و آنرا به سمت پایین درآگ کنم. در حال حاضر اینها بلندتر از بقیه هستند، همچنین ما میتوانیم بعد از انجام اینکار برویم این بالا در بخش alignment و روی این دکمه یعنی middle align کلیک کنیم تا چیدمان آنها را به شکل تراز وسط در طول ارتفاع سلول، تنظیم کنیم.
این روش، ظاهر داده‌ها را درست میکند. همچنین در زمانهای مختلف، ما استدلالهای مختلفی بدست می‌آوریم. در هر زمانی، شما میتوانید هر ستونی را عریضتر یا باریکتر کنید. یک زمان دیگری هم میتوانید روی مرز ستونها دابل کلیک کنید تا بهترین اندازه را برای آنها در نظر بگیرید.
منطق اکسل در مواجهه با طول عرض داده سلول
گاهی اوقات به نظر میرسد این تنظیمات تقریباً بصورت اتوماتیک اتفاق می‌افتد و گاهی اوقات شما یک کلمه یا ورودی طولانی را در سلول قرار میدهید، ممکن است این ورودی، کلمه Balance of Payments باشد. الان که به نظر می‌آید این ستون به اندازه کافی پهن باشد، اما اگر نبود، چه اتفاقی می‌افتد؟ بقیه آن که در ستون جا نمیشود روی ستون بعدی مینشیند و نه اینکه به ستون بعدی برود، و بد نیست بدانید که این هم به خاطر این است که ستون بعدی خالی است.
بعداً اگر بخواهیم آنرا تنظیم کنیم، روی مرز بین A و B دابل کلیک میکنیم. این آن کاری است که انجام دادیم. اگر بخواهیم که این دیگر اینجا نباشد، روی آن کلیک میکنیم و دکمه Delete صفحه کلید را میزنیم تا حذف شود. الان من روی مرز A و B دابل کلیک میکنم تا دوباره تنظیم شود، چون متن طولانی‌تری وجود ندارد.
نحوه عملکرد اکسل در مواجه با سلولهای مرج شده
اگر شما یک سلول مرج شده دارید، شما ممکن است هیچ آشنایی برای اینکه چطور با آن کار کنید نداشته باشید. اگر شما یک سلول مرج شده داشته باشید، اساساً آن نادیده گرفته میشود، یعنی اینکه اگر از قابلیت best fit استفاده کنیم گویی که اکسل آنرا نمیبیند و اگر این مرج نباشد، من اینجا به گزینه Merge & Center میروم و روی unmerge میزنم، گاهی اوقات شما اینجا غافلگیر میشوید. اگر من بیایم و برای ستون A، با دابل کلیک خاصیت best fit را فعال کنم، اجازه بدهید آنرا انجام دهم؛ میبینید که الان اکسل آنرا میبیند و دیگر اجازه نداد که مقادیر آن روی ستونهای دیگر بنشیند. پس یادتان باشد اکسل در عمل auto fit مرج را نمیبیند.
همچنین در این مورد، اگر شما نخواهید مرج کنید، اما بخواهید ستون A را تنظیم کنید، شما میتوانید به صورت دستی A و همچنین بقیه چیزهایی را که احتیاج دارید، تنظیم کنید. دوباره میگویم، بهترین اندازه به معنی عرضهای مشابه برای ستونها نیست. برای مثال، ستون H عددی بزرگتر از هزار دارد، در حالی که ماههای ژوئن و اعداد دیگر اینقدر نیستند. بنابراین ستون H از همه عریضتر است و تنها روش این است که از best fit استفاده کنیم. اگر شما بخواهید مجدداً سطرهای اینجا را تنظیم کنید، طبق مطالب گذشته، به کمک این گوشه، کل شیت را انتخاب میکنیم. بین مرز سطرها دابل کلیک میکنیم و سپس میبینیم که با این روش دوباره تنظیم میشوند.
بنابراین شما ممکن است این حس را داشته باشید که دیگر کنترل کامل روی عرض ستونها و ارتفاع سطرها را بدست آوردید.
معنا علامت # در سلولهای اکسل
همچنین دقت کنید که اگر بعضی ستونها خیلی باریک باشند و داخل آنها عدد باشد، البته عدد طولانی باشد، میبینید که علامت # شارپ به جای اعداد موجود در آن سلولها دیده میشود. وقتی که شما دارید علامتهای شارپ را نگاه میکنید اگر زوم کنید، ممکن است بیایید از این نوار لغزنده گوشه پایین سمت راست برای زوم استفاده کنید، ممکن است تعداد کمتر یا بیشتری از این علامتها ببینید و این کمی گیج کننده است. این فقط یک نقص در طراحی اکسل است، برای این مسأله بیش از حد نگران نشوید.
به این درصد خاص در این گوشه توجه کنید، این درصدی است که شما میخواستید، و بعد از آن دوباره عرض ستونها را تنظیم میکنیم. اجازه بدهید با دابل کلیک آنها را تنظیم کنم، میبینید که بجای علامتهای شارپ دوباره اعداد دیده میشوند. این یک روش خیلی راحت برای تنظیم عرض ستونها و ارتفاع سطرها است.