نحوه کپی کردن فرمول یک سلول به سلولهای مجاور
برای بالا بردن سرعت خود در حین طراحی استاتوسهای مهندسی، نیازمند این هستیم که برخی فرمولهای از موجود در ورکشیت اکسل را کپی و مورد استفاده مجدد قرار دهیم. در این ویدیو آموزشی نحوه کپی فرمولها از سلولهای دیگر به یک CELL جدید را مورد بحث و بررسی قرار داده‌ایم.
فهرست مطالب آموزش
کپی فرمولهای ورکشیت اکسل
الان میخواهیم در ورکشیت CopyFormulas که در فایل 03 – Creating Formulas and Functions است، کار را شروع کنیم. یک فرمول در سلول B4 نوشته شده است. یادتان باشد، اگر یک سلول را انتخاب کنید، میتوانید فرمول آنرا، روی نوار فرمول ببینید و برای مشاهده همین اطلاعات در نمایی بزرگتر در داخل ورکشیت، همچنین میتوانید روی آن سلول دابل کلیک کنید، در این حالت فرمول آن بصورت رنگی دیده میشود، برای این روش اگر احیاناً زوم یا بزرگنمایی صفحه کم بود، میتوانید آن را زیاد کنید تا فرمول راحتتر دیده شود. در حال حاضر، ما به این فرمول برای ماههای فوریه، مارس، آوریل، می و ژوئن هم نیاز داریم. ممکن است در یک ورکشیت مشابه این، 12 ماه داشته باشیم. پس ما نمیخواهیم یک نوع فرمول را که خیلی وقتها، چندین دفعه آنرا لازم داریم، مرتباً تایپ کنیم.
در اکسل، وقتی برای سلول فرمول نوشته باشیم، تقریباً بیشتر وقتها یک امر عادی است که نیاز داریم آنرا در سلولهای مجاور آن، یعنی سلولهای سمت راست یا پایین آن، کپی کنیم. و وقتی ما بتوانیم این کار را انجام بدهیم، موفق میشویم در زمان خود خیلی صرفه جویی کنیم.
عملکرد اتوماتیک فرمول کپی شده Excel برای سلولهای جدید
الان دقت کنید اگر من دوباره روی سلول B4 دابل کلیک کنم، میبینیم که فرمول آن B2-B3 است. خب ما گفتیم میخواهیم این فرمول را در سلولهای کناری آن کپی کنیم ولی ما نمیخواهیم دوباره آنجا دقیقاً همین فرمول را ببینیم. اما نگران نباشید، وقتی ما در اکسل یک فرمول را کپی میکنیم، خود اکسل همان چیزی را که در نظر داشتیم، برای ما انجام میدهد. به عبارت دیگر، وقتی این فرمول تفریق را به سلولهای کناری آن کپی کنیم، می‌آید با یک نظم خاصی، هر کدام از آن دو سلولی که سمت بالا خودش قرار دارد را از هم کم میکند.
ما قطعاً این کاری را که گفتیم میخواهیم انجام بدهیم. خب؛ یکبار دیگر دقت کنید، ببینیم فرمول ما چی بود؟ میتوانیم به نوار فرمول نگاه کنیم، این فرمول می‌آید مقدار سلولی که دو تا بالاتر از خودش است را میگیرد و مقدار سلول زیری آن را کم میکند. در حقیقت ما میخواهیم این سلول هم همین کار را بکند، یعنی این سلول منهای این سلول شود. بنابراین وقتی من یک فرمول را کپی میکنم، اکسل میفهمد که من در حال حاضر دارم به سمت راست حرکت میکنم. پس من این فرمول را به شرطی میخواهم که ارجاع به ستونهای مربوطه آن تنظیم شود. یعنی اگر از B یک ستون به راست برویم در سلول c4 فرمول ما C2 منهای C3 شود.
و در واقع این همان چیزی است که وقتی شما یک فرمول را کپی میکنید اتفاق می‌افتد.
کپی فرمول با fill handle
یک مربع کوچک گوشه پایین سمت راست سلول وجود دارد، به اصطلاح به این مربع کوچک fill handle یا دستگیره پر کردن گفته میشود. خب؛ الان به کمک همین مربع میخواهیم فرمول را کپی کنیم، حواستان باشد علامت ماوس در حالت عادی روی صفحه اکسل به صورت یک علامت + سه بعدی است و اگر آنرا روی این مربع کوچک ببریم به شکل + نازک درمی‌آید، پس روی همین مربع کلیک میکنم و آنرا به سمت راست تا ماه ژوئن درگ میکنم. شما به راحتی میتوانید پاسخها را ببینید و بدانید که آنها واقعاً دقیق هستند. اگر روی این سلول دابل کلیک کنم میفهمیم چه خبر است، از صفحه کلید دکمه escape را میزنم تا از داخل سلول بیرون بیایم، حالا روی این سلول دابل کلیک میکنم، اینجا هم داریم میبینیم چه اتفاقی افتاده است.
کپی کردن فرمول به این معنی است که در حقیقت ما داریم رابطه‌های بین سلولها را کپی میکنیم. یعنی این فرمول دو تا سلول بالایی خود را از هم کم میکند و بقیه سلولهایی هم که این فرمول را داخل آنها کپی کردم همین کار را انجام میدهند، یعنی اگر روی هر کدام کلیک کنیم میبینیم که آن سلول هم دو تا بالایی خود را از هم کم میکند.
خب؛ الان به طور مشابه اگر روی H2 دابل کلیک کنم، میتوانیم فرمول آنرا ببینیم، و میبینیم که این فرمول شش تا سلول سمت چپ خودش را با هم جمع میکند. آیا میخواهیم سلولهای H3 و H4 هم، همین کار را انجام بدهند؟ بله.
شبیه دفعه قبل، می‌آییم به کمک این گوشه سلول، آنرا به سمت پایین درگ میکنیم، حالا میتوانیم جوابها را ببینیم. به نظر شما فرمول اینجا چیست؟ خب؛ روی آن دابل کلیک میکنم تا فرمول را ببینیم، هر چند این کار لازم نیست چون میتوانیم روی نوار فرمول نگاه کنیم، ولی خب، اینجا راحتتر دیده میشود. میبینیم که اینجا هم دقیقاً می‌آید شش تا سلول سمت چپ خودش را با هم جمع میکند.
در سلول I2، یک فرمولی داریم که می‌آید مقدار سلول کناری سمت چپ خود را بر عدد 6 تقسیم میکند. آیا میخواهیم این کار در سلولهای پایینی آن انجام شود؟ بله. پس همان روش قبلی را تکرار میکنم و آنرا به سمت پایین درگ میکنم.
اجازه بدهید به شما بگویم که فعلاً به اعشار اهمیتی نمیدهیم، در نهایت میتوانیم قسمت اعشار را حذف کنیم.
جمع بندی
اما چیزهای اصلی که در این worksheet دیدیم، این بود که ما در ابتدا کار خود فقط سه فرمول داشتیم، یکی در سلول B4، یکی در سلول H2 و آن یکی هم در سلول I2. اما به راحتی ما به کمک روش کپی کردن، فرمولهای دیگری ایجاد کردیم، و الان فرمولهای ما خیلی زیاد شدند. خیلی عادی است که در اکسل فقط یک فرمول بنویسیم و آنرا در سلولهای خیلی زیادی در سمت راست آنها یا پایین آنها کپی کنیم و این در حقیقت میتواند در صرفه‌جویی زمان به ما خیلی کمک کند و خیلی هم مفید واقع شود.