آشنایی با نحوه بکارگیری سیستم منویی نرم افزار اکسل

Using the menu system

تمامی نرم افزارهای جامع و همه گیر از گستردگی بالایی در منوها برخوردار هستند، و در همین راستا در فیلم آموزشی حاضر دانش پژوهان با نحوه استفاده از انواع منوهای موجود در ریبون و اینترفیس نرم افزار اکسل آشنا می شوند و بطور عملی آنها را بکار می گیرند.

انواع منوها در اکسل

منوهای اکسل بالای صفحه قرار دارن، دقت کنید در بالا یکسری سربرگ داریم که هر کدوم از اونها یه دسته ای آیکن دارند. در واقع می تونیم بگیم منو یعنی، لیست انتخاب؛ که می توانیم دستور مورد نظرمون رو از اون انتخاب کنیم و به راحتی اجراش کنیم. به کل قسمت بالایی اینترفیس نرم افزار هم که منوها داخلش قرار داره، Ribbon می گیم. فعلاً ممکن هست همه دکمه های مختلف موجود در ریبون، برای شما نگران کننده باشه، اینکه چطور می تونید اینا رو استفاده کنید موضوعی می تونه باشه که هر کاربر تازه کاری رو آزرده خاطر می کنه. هر کاربری از خودش می پرسه که آیا من باید بدونم کاربرد هر آیکنی از ریبون اکسل چیه؟ خیلی خوبه که ما با چند تا از اونا آشنا بشیم.اما خیلی هم نگرانی نداشته باشید و خودتون رو اذیت نکنید که با این همه آیکن چه میشه کرد و چیکار کنم که اونها رو یاد بگیرم. یکی از رایج ترین تب ها یا سربرگ های روی Ribbon یا در واقع نوار منو که توی اکسل با اون کار می کنیم و در هنگام کار با نرم افزار اکسل به اون بصورت پیشفرض برخورد می کنیم، سربرگ Home هستش.

ریبون اکسل
ریبون اکسل

شما تعداد زیادی ابزارهای قالب بندی قسمت چپ سربرگ  HOME دارین، و کمی به سمت راست تر، یک دسته بندی به اسم number دارید که مربوط به تنظیم اعداد میشه، به سمت راست تر هم که می ریم بعضی از انوع دستوات مربوط به ویژگی های متفاوت نرم افزار اکسل قابل مشاهده هست. خیلی از اینا رو ممکنه بعضی از  شما هرگز لازم نداشته باشید که باهاشون کار کنید و خیلی از شما غالباً ممکن هست بصورت مکرر أزشون استفاده کنید.
خب الان بدونه اینکه بخواهیم وارد جزئیات همه این منوها بشیم خیلی سریع به بعضی از اونا یک نگاه گذرا می کنیم.
در تصویر زیر سربرگ Insert رو ببینید، خیلی از گزینه های مربوط به کار با نرم افزار اکسل مثل  Pivot Tables  که ممکنه شما قبلا  چیزهایی در مورد اون شنیده باشید درش وجود داره. قسمتی از این تب هم مربوط به نمودارهاست، قسمتی هم داریم به اسم Sparklines، که انواعی از نمودار رو داخلش میشه دید، مورد بعدی مربوط به filter کردن هست و به ترتیب، بعضی خصوصیات دیگه رو داریم.

سربرگ Insert اکسل
سربرگ Insert اکسل

تب Page Layout رو داریم که خودتون هم می تونید حدس بزنید، خیلی از گزینه هاش مربوط به تنظیمات چاپ و پرینت هستن، و یا ابزارهای بعدیش که احتمال داره شما باهاشون کار کنید و به صورت تصویری هم هستن.

تب Page Layout
تب Page Layout

سربرگ فرمول رو داریم که از خیلی از ابزارهاش برای کار کردن با فرمول استفاده می کنیم و از خیلی هاشون برای کار کردن با تابع ها، که در واقع خود تابع ها هم  شامل فرمول هایی هستن که به صورت برنامه ریزی شده و سفارشی شده در اومدن، که براحتی یه عملکرد خاص رو برای ما فراخونی میکنن و دیگه اون فرمول های از پیش تعیین شده رو نمی بینیم. همین طور خیلی از ویژگی های دیگه  اینجا وجود دارن.

سربرگ فرمول اکسل
سربرگ فرمول اکسل

تب بعدی Data هستش که بعضی از ابزارهای مهم مدیریت داده ها رو در خودش داره. مثل ابزار sort که مربوط به مرتب کردن هستن یا ابزار filter کردن، یا قرار دادن sub-totals وقتی که به اون نیاز پیدا می کنیم ومطمئنا خیلی ابزارهای دیگه مربوط به مدیریت داده ها رو در این سربرگ می تونیم مشاهده کنیم.

تب Data اکسل
تب Data اکسل

سربرگ Review که اغلب شما از اون استفاده خواهید کرد، حداقل برا یک مدتی، شما می تونید خیلی از ویژگی ها رو اینجا ببینید، مثلا ابزار spell که مربوط به چک کردن غلط های املایی مون هستش. یا ابزارهای مربوط به حفاظت یا protection رو در تب حاضر داریم.

سربرگ Review اکسل
سربرگ Review اکسل

و سربرگ View که تعداد زیادی ابزار داره که مربوط به نحوه نمایش صفحه مون هست، مثلاً می تونیم صفحه نمایشمون رو با ابزار zoom بزرگتر نشون بدیم. و این طرفش هم یکسری ابزارهای دیگه هست که اگر در تصویر زیر به این دکمه ها نگاه کنید، بعدها خواهید فهیمد که خیلی از اونها رو شاید هیچ وقت نرسه أزشون استفاده کنید، مثلا در تصویر زیر بیاید روی دکمه نشان داده شده قرار بگیرید،این دکمه چه کار می کنه؟ ما نمی دونیم ولی اگه دقت کنید وقتی روی اون قرار می گیرید یک کادر راهنمایی و HELP که بهش Pop-up گفته میشه، ظاهر میشه،

سربرگ View
سربرگ View

backstage view در اکسل

که این راهنما هر چند کوتاه ولی خیلی وقتها به ما کمک میکنه در کارمون راحت تر پیش بریم، خیلی وقتها هم ممکن هست، چیزای ساده ای رو بیان کنن که در اون لحظه به اون اطلاعات نیازی نداشته باشیم؛ ولی با کمکه POP-UP باهاش آشنا میشیم، و مطمئن میشم که این ویژگی چه قابلیت هایی داره و اینکه شاید بعداً بیایم سراغش و از این ویژگی استفاده کنیم. اما به هر حال بهتر هست به چیزهایی که داخل پاپ آپ نوشته  شده، توجه کنیم.
در بالای ریبون و سمت چپ یکی از سربرگها یا همون منوهامون قابل مشاهده هست که با بقیه فرق داره و اون منوی file هستش.
خب من با ماوسم روی اون میرم و کلیک می کنم. این ما رو به قسمتی میبره که مایکروسافت بهش backstage view یا پشت صحنه میگه.

backstage view نرم افزارهای مایکروسافت آفیس
backstage view نرم افزارهای مایکروسافت آفیس

چاپ ورک شیت اکسل

ما وقتی وارد این محیط میشیم می تونیم اطلاعات روی کاربرگ یا worksheet ای که در حال کار روی اون هستیم رو دستکاری کنیم، اونچه که اینجا می بینیم، در بیشتر قسمتهاش، ویژگی هایی هستند که باید برای مدیریت فایلمون بهشون دقت کنیم، هر چند گزینه ایی مثل چاپ هم که قبلا داشتیم اینجا هم هست.

چاپ ورک شیت اکسل
چاپ ورک شیت اکسل

اگه ما بخوایم ورک شیت اخیر رو چاپ کنیم، می تونیم بعضی خصوصیات مربوط به  پرینتمون و حتی چاپگر رو از قسمتی که در تصویر فوق مشخص شده تنظیم کنیم. به طور مثال ویژگی ای داریم، که با آن می توانیم صفحات مورد نظرمون برای چاپ رو مشخص کنیم. یا اینکه آپشنی داریم که ترتیب چاپ و گزینه ای دیگر جهت کاغذمون رو مشخص می کنه و همه این موارد از بخش print در دسترس هستند.
ممکن هست ما بخواهیم فایلهای مختلفی رو باز کنیم یا فایلمون رو ذخیره کنیم که در این مورد هم باید از بخش های Open، save یا save as اقدام کنیم.
در سمت چپ و بالای تصاویر اخیر، فلش ای قرار داره که با کلیک روی اون می تونیم به محیط استاندارد اکسل برگردیم.
بد نیست اینو بگم که شما همواره باید توجه داشته باشید که زمان حضورتون در اینترفیس نرم افزار، توی کدوم سربرگ قرار دارید، اجازه بدید دوباره روی تب Home کلیک کنیم؛ تب Home رو معمولاً تا اکسل باز میشه می بینیمش. گفتیم هر کدوم از سربرگها بخش های مختلفی داره، خب اگه به گوشه سمت راست قسمت پایین بعضی از بخشها دقت کنید یه فلش کوچیک می بینید، مثلا در تصویر زیر، اون هم برای دسته بندی Font دقت کنید، اگه من بیام روی فلش مشخص شده در تصویر زیر کلیک کنم یه پنجره یا کادر محاور ه ای برامون باز میشه و کادری که در تصویر زیر باز شده، شبیه همون چیزی هست که توی ورژنهای قدیمی تر اکسل هم وجود داشته.

جزئیات دقیق تر برای دسته بندی Font از تب Home
جزئیات دقیق تر برای دسته بندی Font از تب Home

 به هر حال ممکن هست دقیقاً توی سربرگها خیلی از ویژگیهای مربوط به بخشها دیده نشه که از طریق دکمه های فلش دار کوچیک می تونیم اون ویژگی ها رو ببینیم. مایکروسافت به اینها dialog box launcher میگه.
حواستون باشه که خیلی از ویژگی های عمومی توی تب Home قرار دارند. ما در بخش مربوط به Font ما یکی از فلش های کوچیک اخیر مربوط به دسته بندی رو می بینیم، همینطور توی بخش Alignment این نوع فلش وجود داره، یکی دیگه توی بخش Number هست، خب ما احتمالاً توی بعضی از سربرگ های دیگه هم فلش اخیر رو می بینیم. در پشت هر کدوم از این دکمه های فلش دار یکسری ویژگی هایی هست  که اغلب ممکن هست از اونها استفاده نکنیم، این علامت در بقیه تب ها هم قابل مشاهده هست، به طور مثال بذارید بریم روی منوی Insert و طبق تصویر زیر از بخش  Charts می بینید که می تونیم با کلیک بر روی این علامت پیکان ویژگی های بیشتر SECTION CHARTS رو فراخونی کنیم و از تنظیمات موجود در کادر محاوره ای که بعد از کلیک باز میشه استفاده کنیم.

پنجره SECTION CHARTS اکسل
پنجره SECTION CHARTS اکسل

تغییر ظاهر ریبون در اکسل

یا فرقی نداره می تونیم اون رو توی منوی Page Layout هم در جاهای مختلفی ببینیم؛ و البته در بقیه منوها هم به همین صورت، چنین فلش ای دیده خواهد شد.
بنابراین این کلیک کردن روی فلش اخیر ما رو به عقب، یعنی پشت صحنه که قبلا هم در موردش صحبت کردیم می بره.
تو سمت راست و بالای صفحه، یک گزینه ای به اسم Ribbon Display Options داریم که به ما میگه چطوری منوها و Ribbon مون رو می تونیم ببینیم. اینطوری بهتون بگم که تمپلیت در حال حاضری رو که دارید مشاهده می کنید، به صورت چند انتخاب سفارشی می کنه. نمای پیش فرض اون چیزی هست که ما الان داریم می بینیم و در طول دوره آموزشیمون هم توی همین نما هستیم، منظورمون حالت see Show Tabs and Commands هستش.

حالت نمایش see Show Tabs and Commands اکسل
حالت نمایش see Show Tabs and Commands اکسل

بذارید نمای Show Tabs رو انتخاب کنیم و ببینیم چه تغییراتی برامون بوجود میاد، پس بزارید روی اون کلیک کنیم، همونطور که در تصویر زیر می بینید الان ما فقط می تونیم سربرگها رو ببینیم. خب ما اگه دوست داشته باشیم برا یه مدتی می تونیم تو این نما با داده هامون کار کنیم.

نمای Show Tabs اکسل
نمای Show Tabs اکسل

اصلاً چرا تو این حالت کار کنیم؟ خب شاید بخوایم یک ارائه داشته باشیم و در حال کار بر روی یک presentation خاص باشیم اونوقت این حالت برای ما مناسب تر هست. و یا اگر ما بخواهیم فقط روی داده هامون تمرکز داشته باشیم می تونیم از این حالت استفاده کنیم. از این طریق حتی می تونیم چند تا سطر بیشتر ببینیم که یک مزیت دیگه برای این نما بحساب میاد. حالا چطوری می تونیم برگردیم به حالتی که آیکن های Ribbonمون رو ببینیم. خب دوباره میایم قسمت بالا و سمت راست روی دکمه اخیر کلیک می کنیم و گزینه Show Tabs and Commands رو به راحتی انتخاب می کنیم. در ضمن ما می تونیم هم Ribbon و هم منوهامون رو مخفی کنیم، کافیه بریم روی همون دکمه اخیر، و گزینه Auto Hide Ribbon رو انتخاب کنیم .من روی اون کلیک می کنم، و با توجه به تصویر زیر می بینید که منوها و همه ویژگی هایی که داشتیم و همه گزینه هایی که بالای صفحه راحت دیده میشدن، الان مخفی شدن.

گزینه Auto Hide Ribbon اکسل
گزینه Auto Hide Ribbon اکسل

چه جوری از این حالت برگردیم؟ برید به بالای صفحه و کلیک کنید.
می بینید که همه ابزارهامون ظاهر میشن و هستشون و اگه بیایم داخل صفحه کلیک کنیم دوباره مخفی میشن؛
خب اگه شما می خواید دیگه تو این حالت نباشید اول بیاید قسمت بالا کلیک کنید تا ریبون آشکار بشه؛ بعد روی همون دکمه اخیر بزنید و از اون Show Tabs and Commands یا اینکه Show Tabs رو انتخاب کنید. پس ما فهمیدیم این توانایی رو داریم که در نحوه نمایش اینترفیس اکسل، بسرعت از حالتی به حالت دیگه جا به جا بشیم. و ایده اصلی که برای کار کردن با اکسل در خلال این دوره وجود داره، این هست که ما خیلی ویژگی های موجود در اون رو بمرور استفاده خواهیم کرد.
من فکر می کنم برای خیلی از کاربران توی اکثر وقت ها، سربرگ Home قابل مشاهده هست.
و خیلی موقع ها ما نیاز داریم از ویژگی های دیگه استفاده کنیم که راه حل اینه که براحتی بین تب ها جابجا بشیم. ما می تونیم روی سربرگهای مختلفی کلیک کنیم و خیلی از گزینه های قابل دسترس اونا رو ببینیم. منوی Ribbon اکسل، خیلی ویژوالی هست و همه چیز توی اون با توجه به شکل آیکنشون واضح می باشد، یادتون باشه، زمانی که شما روی یک دکمه قرار می گیرید پاپ آپ راهنما به شما میگه که اون دکمه چه کاربردی داره. همین طور اگه راهنمایی های توی این کادر براتون کافی نبود بیاید روی Tell me more کلیک کنید تا اطلاعات بیشتری رو با فراخونی هلپ نرم افزار در مورد اون به شما بده. 

راهنمای Tell me more اکسل
راهنمای Tell me more اکسل

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مجوز نشر بر حامل ديجيتال از مرکز توسعه فناوري اطلاعات و رسانه هاي ديجيتال
logo-samandehi
مجوز نشر بر خط ديجيتال از مرکز توسعه فناوري اطلاعات و رسانه هاي ديجيتال
previous arrow
next arrow
Slider