بررسی قالب بندی داده های عددی و خاص

در این درس نحوه قالب بندی داده های عددی بصورت کامل آموزش داده شده است؛ بصورتی که دانش پژوهان بعد از مشاهده این ویدیو می توانند قالب اطلاعات موجود در ورک شیت خود را بصورت دلخواه و بنا به نیاز تنظیم نمایند.

قالب بندی اعدد در اکسل

به طور کلی اکسل چند روش مختلف برای قالب بندی اعداد دارد. ما الان داخل ورک شیت Numeric از ورک بوک 04 Formatting هستیم. سراسر اینجا انواع مختلفی از اعداد وجود دارد. اول از همه، در ستون B شماره‌های مربوط به بیمه و بازنشستگی مربوط به تأمین اجتماعی را میبینیم. به هر حال، اینها به صورت تصادفی هستند و امیدوارم شماره شما اینجا نباشد. اینها چه مشکلی دارند؟ دقیقاً مشکلی نیست، اما چه چیز غیر معقولی در اینها دیده میشود؟ ما به عنوان کسی که از شماره‌های بیمه بازنشسته‌های تأمین اجتماعی استفاده میکنیم، باید بعد از 3 تا عدد اولی که وارد کردیم، علامت خط تیره بگذاریم و بعد 2 کاراکتر بعدی را بنویسیم و دوباره خط تیره و در نهایت 4 تا بعدی را تایپ کنیم.

احتمالاً کسانی هستند که بخواهند بین داده‌ها خط تیره قرار بگیرد، ولی من به جای تایپ کردن آن بین اعداد، بعداً با تنظیماتی آنها را بدست می‌آورم و لازم نیست هر بار برای هر سلول بیایم اینکار خسته کننده را انجام دهم. هدف ما الان این است که شما در یک وضعیتی شبیه به این در یک زمان خیلی کوتاهی بتوانید قالب بندی مورد نظر خود را انجام دهید، در حقیقت برای این مورد، منظور کل ستون است.

آشنایی با پنجره Format Cells در Excel

اگر شما بیایید روی حرف ستون کلیک راست کنید، بلافاصله میتوانید به گزینه Format Cells بروید، شما الزاماً نمیدانید این ویژگی قالب بندی اعداد را کجا پیدا کنید، اما در سربرگ Number یک دسته بندی به اسم Special وجود دارد، روی آن کلیک میکنم، در این قسمت میتوانیم Social Security Number یا همان شماره تأمین اجتماعی را ببینیم. آنرا انتخاب میکنم و روی Ok میزنم، الان ما میتوانیم علامتهای خطهای تیره را ببینیم. همانطور که شاهد بودید ما در کمترین زمان توانستیم کل ستون را تنظیم کنیم.

تنظیم عرض ستون در ورک شیت

در حال حاضر واقعاً خطهای تیره دیده نمیشوند. اگر در خاطر شما باشد، در یکی از آموزشهای قبلی گفته بودم که وقتی محتوا سلول عدد باشد و پهنا سلول کم باشد یا در واقع در سلول برای عدد، به اندازه کافی جا نداشته باشیم، به جای آن عدد علامت شارپ نشان داده میشود. پس روی مرز بین B و C دابل کلیک میکنم. خب؛ الان میتوانیم آنها را ببینیم. حالا اگر بیایم روی یکی از آنها کلیک کنم و به نوار فرمول نگاه کنیم، هیچ خط تیره‌ای بین اعداد دیده نمیشود. حتی اگر برای ویرایش بیایید روی سلول دابل کلیک کنید، باز هم آنها را نمیبینید. چون آنها در فرمت یا قالب بندی عدد هستند. احتمالاً الان فکر شما مشغول شده که چرا بعضی وقتها علامت خط تیره را تایپ میکردید در حالی که واقعاً به آن نیازی نبود؟

قالب بندی داده حاوی شماره تماس در اکسل

این یکی، شماره‌های ستون C به نظر میرسد شماره تلفن باشند. به همان روش قبلی اینها را قالب بندی میکنیم. در ضمن اینجا میتوانیم از پرانتز باز و بسته، فاصله و یا خط تیره استفاده کنیم و به سادگی کار خود را انجام دهیم. باز هم تأکید میکنم اگر شما در حال تنظیم یک ستون تلفن برای قرار دادن داده‌ها هستید، روش قالب بندی پیشرو از هر چیز دیگری سریعتر و بهتر است.

یا حداقل بعد از اینکه شما یکی از شماره‌ها را وارد کردید. اینجا هم، ما میتوانیم Format Cells را فعال کنیم. البته اینبار به کمک کلیدهای میانبر آنرا میاورم، یعنی کنترل 1، این یک راه دیگر برای رسیدن به این پنجره است. خب؛ سمت چپ دوباره گزینه Special، این همان مکان عمومی ما است، از این قسمت هم  Phone Number، ما همچنین میتوانیم روی آن دابل کلیک کنیم، اینکار کمی سریعتر است؛ و الان هم میتوانیم ببینیم که چه اتفاقی افتاد، پس مجدداً عرض ستون را تنظیم میکنیم. اگر ما بخواهیم اینها را ویرایش کنیم، برای مثال من روی این دابل کلیک میکنم، فرض میکنیم اینجا به جای 901 باید 303 داشته باشم. پس این دیتا اینجا را انتخاب میکنم و به جای آن 303 را تایپ میکنم. ما هیچ نماد و علامتی اینجا نمیبینیم، و آنها را تایپ هم نکردیم.

اینتر صفحه کلید را فشار میدهم، اینها را میبینیم.

قالب بندی داده مالی در اکسل

در حال حاضر دو ویژگی مورد استفاده عمومی برای قالب بندی در منو Home و دسته Number وجود دارد. این ستون Salary یا حقوق است. ممکن است ما بخواهیم اینها را با علامت دلار ببینیم. البته هر کسی تمایل به این کار ندارد. کل ستون را انتخاب میکنم و روی علامت دلار میزنم. توجه کنید وقتی من روی دکمه دلار قرار میگیرم به من میگوید این مربوط به Accounting Number Format است. یعنی این آیکون، قالبی مخصوص حسابدارها است. اگر ما بیاییم ستون را عریضتر کنیم، البته قطعاً ما به این نیازی نداریم، اما بعضی وقتها ممکن است به خاطر اینکه بعضی حقوقهای اینجا طولانی هستند این کار را انجام دهیم. متوجه چه چیزی در این علامت میشوید.

خب؛ علامت دلار سمت چپ سلولها باقی میماند. در واقع هیچ مشکلی با آن نداریم، ولی بعضی وقتها دکمه ترازبندی اینجا، روی بعضی از اینها تأثیر میگذارد. دقت کنید وقتی روی دکمه میزنم چه تغییری میکند؟ به نظر میرسد فقط کلمه Salary، این بالا تغییر میکند. اما علامت دلار تغییر خیلی کمی دارد.

• نحوه کار با ویژگی های alignment و Wrap Text
• ایجاد فرمولهای ساده
• آشنایی با ثابت سازی فرمولها بوسیله ارجاعهای ثابت، مطلق و ترکیبی بهمراه مثال
• فیلتر کردن نتایج با استفاده از بند WHERE
• درج سمبل‌های الکتریکالی شخصی‌سازی شده از سمبل‌های تعریف شده جدید

تنظیم مقدار اعشار در نمایش اطلاعات عددی و کار با ابزارهای بخش Number

ممکن است خیلی مواقع اگر شما از اعدادی استفاده کرده باشید که در آنها صفر وجود داشته باشد، ما داریم اینجا میبینیم، ممکن است برای نحوه نمایش آنها هیچ  حس خاصی نداشته باشید. بنابراین یک چیز غیر معمولی نیست که وقتی شما علامتهای دلار را با بعضی از اعداد خاص استفاده میکنید، اعشار را نشان ندهید. دو بار روی دکمه Decrease میزنم تا تأثیر آنرا ببینیم.

و این مهم است که دقت کنید، که با انجام اینکار ما در واقع، محتوا را تغییر نمیدهیم. برای مثال، اگر ما اینجا مقادیری داشته باشیم که 75 سنت یا 80 سنت خرده داشته باشد، ممکن بود این ورودی خاص اینجا 541/ 45 خوانده میشد. به طریقی با حذف عدد اعشار نرم افزار اتوماتیک عدد را گرد میکند. در حال حاضر واقعاً نمیخواهیم مقدار را تغییر دهیم، اما اگر ما میخواستیم  این کار را انجام دهیم، باید نحوه نمایس آنرا تغییر میدادیم. خب؛ در زمانهای خاصی ممکن است بخواهید خرده آنرا نشان دهید. هرگز تصور نکنید که این دکمه‌های اینجا یعنی increase و decrease decimals که به ترتیب برای افزایش و کاهش مقدار اعشار هستند، محتوا را تغییر میدهند، اینها فقط ظاهر آنها را به سادگی تغییر میدهند.

ممکن است اینجا ما بخواهیم برای ستون G علامت دلار بگذاریم. ما میتوانیم این کار را انجام دهیم. به تفاوت اینجا توجه کنید، به خصوص اگر ما این ستون را عریضتر کنیم؛ میبینیم که چه اتفاقی برای نحوه نمایش آن افتاد. الان شاید این حس را داشته باشید که ممکن است برای هر دو ستون نخواهید علامت دلار استفاده شود.  Salary، شاید، واضح است که علامت دلار دارد، و شاید اینجا هم همینطور. بنابراین به صورت جداگانه یا همزمان با هم، این دو تا ستون را انتخاب میکنم. حالا از دکمه کاما استفاده میکنم. تفاوت بزرگی که میبینیم این است که وقتی روی آن میزنیم دیگر علامت دلاری وجود ندارد.

ممکن است به نظر برسد اینها شبیه هم بودند. اجازه دهید به علامت دلار برگردم، یکبار دیگر به کاما. چه فرقی با هم دارند؟ فرق آنها فقط در علامت دلار است. بنابراین خیلی از وقتها برای قالب بندی، دکمه‌های کاما یا دلار برای شما یک مفهومی را نشان میدهد. اگر شما از علامت کاما استفاده میکنید، اینجا است، شاید هم نخواهید خرده‌ها نشان داده شود. من روی آنها کلیک میکنم، به نوار فرمول دقت کنید وخودتان فرق بین این اعداد را تشخیص دهید. برای منفیها چه اتفاقی افتاده است. شاید هنوز متوجه نشده باشید، ولی منفیها داخل پرانتز هستند.

این چیزی است که Accounting Format یا قالب بندی حسابداری و یا Comma Format یا قالب بندی کاما انجام میدهد. بنابراین هر کدام از اینها به صورت جداگانه عمل میکنند، یا بگذارید آنها را با هم انتخاب کنم.

تنظیمات پیشرفته و حرفه ای قالب بندی داده ها در اکسل

اجازه دهید بعضی از گزینه‌های اینجا را در نظر بگیریم. اگر روی فلش این گوشه یا همان dialog box launcher کلیک کنیم، یا اگر روی دکمه‌های کنترل 1 از صفحه کلید بزنیم، میتوانیم به پنجره Format Cells برویم. اینجا یکسری گزینه‌های دیگری هم داریم. این یکی ارز یا Currency است. توجه کنید اینجا Currency گزینه‌هایی به ما برای اعداد منفی میدهد. میتوانیم بگوییم اعداد منفی ما قرمز باشند، یا قرمز و داخل پرانتز باشند. من میخواهم قرمز داخل پرانتز را انتخاب کنم، روی ok کلیک میکنم.

اجازه دهید ببینیم چه اتفاقی می‌افتد؟ آنها را داریم میبینیم. الان دوباره دکمه‌های کنترل یک را میزنم. ما گزینه‌های دیگری هم برای انتخاب اینجا داریم. ما Number داریم،  Currencyداریم،  Accountingداریم. در زمانهای مختلفی ممکن است بخواهید هر کدام از اینها را انتخاب کنید و گاهی اوقات مشکلی که وجود دارد، این است که ممکن است داده‌ها را از منابع دیگری بدست آورده باشید. خب؛ اگر برای بعضی از داده‌ها از Currency استفاده شده باشد، بعضی از آنها از Accounting استفاده کرده باشند، چی؟ خب؛ اجازه دهید اول از Accounting استفاده کنم، ok را میزنم، الان علامتهای دلار را میبینیم. حالا اگر از Currency استفاده کنم، چه اتفاقی می‌افتد؟ ایندفعه از مسیر dialog box launcher استفاده میکنم و به محیط فرمت سل میروم و  Currency را انتخاب میکنم.

شاید بخواهم اینجا از پرانتز رنگ سیاه استفاده کنم،  okرا کلیک میکنم. به علامت دلار نگاه کنید. آن داخل پرانتز رفته است. روی علامت دلار اینجا کلیک کنید، علامت آن بیرون قرار میگیرد. دوباره چیزی که من میخواهم به شما نشان دهم فرمتهای مختلفی است، اینها برای گیج کردن شما در نظر گرفته نشده، بلکه بین آنها تفاوتهایی وجود دارد. با همه این معانی چیز مورد علاقه خود را انتخاب کنید. من به شدت علامت دلار و کاما را پیشنهاد میکنم. فکر میکنم اکثر افراد هم از اینها استفاده کنند. اما وقتی شما داده‌ها را از منابع دیگری میگیرید، همیشه شبیه قالب بندی شما نیستند.

و این شما هستید که باید تصمیم بگیرید که بهترین قالب برای کار شما کدام یکی است. شما از لیست انتخابهای متفاوتی را دارید. اما حداقل برای کار خود بعضی از گزینه‌ها را انجام دهید .دقت کنید وقتی می‌آیید یک ستون شبیه به اینرا انتخاب میکنید و از فرمت کاما استفاده میکنید، یک فاصله‌ای سمت راست به وجود می‌آید. و این فضایی است که اجازه میدهد پرانتزها اینجا باشند، البته اگر عدد منفی باشد. الان اگر بیایم اینجا جلو این یک منفی بگذارم، البته ما در واقعیت حقوق منفی نداریم، اما نگاه کنید که چطور هنوز کاما است و همینطور اعداد اعشار، اگر ما آنها را داشته باشیم. بنابراین ما اینجا سمت راست، پرانتز میبینیم به همین علت است که اینجا یک فضایی به اندازه یک اسپیس وجود دارد. اگر بخواهیم از فرمت Number استفاده کنیم، میتوانیم یا از dialog box luncher یعنی از اینجا استفاده کنیم یا از کنترل یک. پس اگر بخواهیم از فرمت Number استفاده کنیم، لزوماً آن فاصله را سمت راست سلولها نمیبینیم. مگر اینکه خود ما آمده باشیم گزینه پرانتز را انتخاب کرده باشیم.

بنابراین اگر ما بیاییم از این فرمت استفاده کنیم، چی میشود؟ خب؛ این یک انتخاب دیگر است.

جمع بندی

پس دوباره شما مجبور هستید تصمیم بگیرید کدام یکی را استفاده کنید، اما دیگر متوجه شدید که انواع مختلفی از فونتها را اینجا در دسترس داریم. و اینجا هم همینطور، داخل این لیستی که سمت راست شیت ما است، ما احتیاج داریم همه آن را ببینیم. اما من ستون k را پهنتر میکنم. الان داریم میبینیم چطور علامتهای دلار این طرفتر قرار گرفتند. در حاله حاضر اگر شما نمیخواهید اینها سمت چپ سلولها قرار بگیرند، میتوانید هر دو تا را انتخاب و هایلایت کنید و بعد هم از فرمت Currency استفاده کنید. دوباره من دکمه‌های کنترل یک را میزنم.

و از Currency استفاده میکنم. رقم اعشار هم نمیخواهیم داشته باشد، پس روی ok کلیک میکنم و الان هم علامت دلار را کنار اعداد میتوانیم ببینیم. بنابراین تعدادی فرمت مختلف اینجا وجود دارد، اما خیلی راحت میتوانیم اینها را داشته باشیم، در ابتدا میتوانیم بیایم از دکمه‌های قابل دسترس گروه Number از منو Home استفاده کنیم، یا اینکه از یک راه دیگر میتوانیم دکمه‌های میانبر کنترل یک را فشار دهیم تا بقیه گزینه‌های قابل دسترس تحت Format Cells را ببینیم.