نحوه کار با ویژگی های alignment و Wrap Text

داده ها و اطلاعات موجود در سلولهای ورک شیت اکسل همواره در بهترین نما و جانمایی و درواقع در یک دید بصری مناسب، می توانند بهترین بازدهی را برای کاربر داشته باشند. لذا دسته بندی alignment نرم افزار اکسل یکی از پرکاربردترین گروه بندی ها است که ابزارهای متعددی در اختیار قرار میدهد و در قالب مثال عملی در این درس به این ابزارها پرداخته ایم.

ویژگی alignment (ترازبندی)

الان ما در ورک شیتی به اسم Align, Wrap, Merge در ورک بوک 04 – Formatting هستیم و این سه تا کلمه یعنی Align، Wrap و Merge ویژگیهایی هستند که شما ممکن است در زمانهای مختلفی نیاز داشته باشید از آنها استفاده کنید. ما ورودیهای متنی در ستون A از سلول A4 به پایین را میبینیم و اگر شما هم این فایل را از سایت thaco.ir دانلود کرده باشید، همین ورودیها را خواهید داشت. الان خوب به فایل من نگاه کنید. به نظر شما اگر من بخواهم ترازبندی این سلولها را سمت راست قرار بدهم، چه کار باید کنم؟ در منو home، از دسته Alignment، در این قسمت، این دکمه یعنی Right Aligned، به راحتی برای ما یک تغییر ایجاد میکند و خیلی راحت اگر یکبار دیگر بیایم روی آن کلیک کنم reject و یا در واقع غیر فعال میشود.

در اکسل متنها به صورت اتوماتیک از سمت چپ ترازبندی میشوند. توجه کنید وقتی این سلولها هایلایت یا انتخاب شوند، حتی اگر ترازبندی چپ یا Left Align برای آنها انتخاب نشده باشد، آنها ترازبندی چپ دارند. ما احتمالاً میتوانیم اینها را وسط سلول یا سمت راست آن قرار دهیم و شما ممکن است در زمانهای مختلفی نظرتان در مورد ترازبندی اینها تغییر کند.

ترازبندی اعداد در اکسل

اعداد را به خصوص اگر برای محاسبات استفاده میشوند، به شدت پیشنهاد میدهم سعی نکنید ترازبندی آنها را تغییر دهید. در حال حاضر، بسته به فرمت یا قالب بندی بعضی از اینها میتوانید آنها را تغییر دهید و بعضی وقتها هم ممکن است شما با یک ورک شیتی مواجه شوید و ترازبندی‌ای که دارد را نخواهید. آیا میتوانید ترازبندی اینها را سمت چپ بگذارید؟ امتحان میکنیم؛ روی دکمه Left Align میزنم. خب؛ بعضی از آنها شدند و بعضی از آنها نه.

اگر من یک ورک شیتی مثل این داشته باشم، اولین چیزی که داخل آن انجام میدهم این است که ترازبندی اینها را سمت راست میگذارم. پس اجازه دهید اینها را انتخاب کنم و دکمه Left Align را غیر فعال کنم. بنابراین بعضی مواقع شما مجبور هستید انتخاب خود را داشته باشید.

چرا بعضی اطلاعات اکسل ترازبندی نمیشوند؟

برای بعضی از اعدادی شبیه اینها، شما ممکن است دوست داشته باشید امتحان کنید و سعی میکنید آنها را وسط یا سمت راست قرار دهید، میبینید که انتخاب دکمه‌های ترازبندی برای اینها کار نمیکند، یعنی روی اینها هیچ تأثیری ندارد. بنابراین بر اساس فرمتی که برای اینها استفاده شده ممکن است قادر باشید انواع خاصی از ورودیهای عددی را دوباره ترازبندی کنید و بعضاً هم ممکن است قادر نباشید این تراز بندی را اعمال کنید.

ترازبندی در راستای سطرها

همچنین ما غیر از این ترازبندی میتوانیم ترازبندی دیگری وقتی سطرهای بلندتری داریم انجام دهیم، به این دکمه‌ها نگاه کنید، bottom یا پایین،  middle یا وسط و top یا بالا.

پس اجازه دهید یک وضعیتی برای این ویژگی که میخواهیم از آن استفاده کنیم، ایجاد کنیم. من میخواهم ورودی موجود در سلول H3 را به First Half Total تغییر دهم. خب؛ الان احتمالاً ممکن است ما دوست داشته باشیم این متن را بشکنیم، بنابراین ممکن است بخواهیم اول First Half و بعد زیر آن در همین سلول Total نوشته شود. دو راه برای انجام اینکار وجود دارد: میتوانیم اول First Half را تایپ کنیم، بعد دکمه‌های Alt و Enter از صفحه کلید را فشار دهیم. این کلیدهای میانبر باعث میشوند یک خط شکسته شود و به خط بعدی برویم، و بعد هم Total را بنویسیم. الان اگر من دکمه اینتر صفحه کلید را بزنم میبینیم که کلاً سطر سوم بلندتر میشود.

مثل این موردی که داریم میبینیم اتفاق می‌افتد. خب؛ الان دکمه‌های bottom،  middle و top ای که اینجا هستند را امتحان میکنم. الان هیچ تغییری بین عملکرد این دکمه‌ها نمیبینیم مگر اینکه ما بیاییم ارتفاع این سطر را بلندتر کنیم. پس من سطر سه را به کمک مرز بین سطرهای 3 و 4 بلندتر میکنم. در حال حاضر من واقعاً نیاز ندارم اینکار را انجام دهم، اما هدف من این است وقتی شما داده‌هایی مثل اینرا میبینید خیلی راحت بتوانید ترازبندی آنها را انجام دهید. اگر فقط یک کلمه در یک سطر قرار بگیرد احتمالاً ما این ویژگی را استفاده نمیکنیم، پس از این به بعد میتوانیم آنرا سمت پایین، وسط یا بالا، ترازبندی کنیم. مواظب باشید، نه شبیه مثال اینجا، اما در وضعیتهای دیگر شما عنوانهایی شبیه به اینرا میبینید.

در حال حاضر من قصد دارم بعضی از کارهایی را که انجام دادم undo یا لغو کنم: چند بار اینجا کنترل Z میزنم، پس کنترل Z، کنترل Z، کنترل Z؛ و در واقع برمیگردم به اینجا.

ترفند شکستن متن در اکسل (Wrap Text)

روش دیگر برای شکستن متن، کمی طولانیتر است، اما مهم این است که شما همیشه از کلیدهای میانبر خبر ندارید و یا ممکن است حضور خاطر نداشته باشید.  First Half را تایپ میکنم، دکمه space صفحه کلید را میزنم تا یک فاصله بیافتد. در حال حاضر، واکنش ما چی میتواند باشد؟ من نمیخواهم پهنا این ستون را بیشتر کنم. چون خودش به اندازه کافی عریض است، پس اینجا چه کاری میتوانیم انجام دهیم؟ در منو Home و دسته alignment، یک گزینه‌ای به اسم Wrap Text وجود دارد، این مورد اینجا است، فقط کافی است روی آن کلیک کنیم.

در حال حاضر، همیشه متن، از آن جایی که شما در نظر دارید شکسته نمیشود، اما از طرفی با انجام اینکار ما آن را بدست آوردیم، همچنین گاهی وقتها شما ممکن است نیاز داشته باشید اینکار را برای چند سلول انجام دهید.

ادغام داده های اکسل (Merge & Center)

بنابراین، یک ویژگی دیگری هم که بعضی وقتها به آن احتیاج داریم ادغام یا همان Merg کردن است.  Titleیا عنوان این ورک شیت اسمش Sales and Profits- First Half Projections است. آن در سلول A1 و بقیه آن هم سمت راست آن تا E1 ریخته شده. الان ما ممکن است بخواهیم کل این داده‌ها را وسط قرار بدهیم، میتوانیم آنها را به C1 یا D1 حرکت دهیم، به نظر شما امیدوار باشیم چنین کاری که میخواهیم انجام دهیم امکان آن باشد یا خیر؟ خب؛ ما میتوانیم اینکار را انجام دهیم، اما باید اول همه اینها را انتخاب کنیم.

یادتان بماند که این متن فقط داخل سلول A1 است، اما اینجا گزینه و انتخابی وجود دارد به اسم  Merge and Center. روی آن کلیک میکنم، این همه سلولهای انتخاب شده را به یک سلول بزرگ تبدیل کرد. خب؛ الان اینجا در شیتمان اگر روی همین عنوان کلیک کنیم، دیگر در سطر اول ما B1، C1، D1 و بقیه آنها تا E1 وجود ندارد، اسم آن در کادر name box داخل این قسمت مشخص است. پس الان فقط A1 وجود دارد که یک سلولی است که عرض آن خیلی زیاد شده.

• بررسی پروسه ترازبندی مؤلفه‌های الکتریکالی نسبت به همدیگر برای ایجاد خروجی بهتر از ترسیمات
• نرم افزار اتوکد سیویل تری دی اتودسک (AutoCAD Civil 3D) چیست؟
• خوش آمدگویی مدرسین به دانش پژوهان دوره پاورپوینت طهاکو
• نحوه فعال و غیر فعال کردن خطوط construction
• پرکاربردترین ابزارهای پیمایش در اینونتور

نکات و ترفندهایی که باید در زمان مرج سلولهای اکسل به آن دقت کنیم!

ما میتوانیم همین کار را اینجا انجام دهیم. به نظر شما امکان این است که هر دو را با هم انجام دهیم؟ پس اجازه دهید من کنترل z بزنم، ما میتوانیم این سلولها را، مثل این، انتخاب کنیم. حالا اگر من بیایم روی دکمه Merge and Center کلیک کنم، چه اتفاقی می‌افتد؟ یک پاپ آپ باز میشود و به من میگوید “مرج کردن، فقط سلول سمت چپی بالا را نگه میدارد و بقیه مقادیر را دور می‌اندازد یا در واقع حذف میکند.” خب؛ این پنجره را OK میکنم و این چیزی است که اتفاق افتاد. حالا که من اینکار را انجام دادم، undo میکنم، این داده‌هایی است که دور انداخته شده بودند.

اینجا هم کنترل Z را فشار میدهم. الان میتوانم بیایم این داده‌ها را انتخاب کنم، بعد دکمه کنترل صفحه کلید را فشار دهم و در حالی که این دکمه را پایین نگه داشتم، با کلیک چپ ماوس، این داده‌ها را هم انتخاب کنم. پس ما آمدیم دو منطقه مختلف را به کمک دکمه کنترل صفحه کلید انتخاب کردیم. الان من میتوانم روی دکمه Merge and Center بزنم. خب، نتیجه را اینجا داریم میبینیم، البته اینکار قطعاً لازم نمیشود. ما میتوانیم این سلول را انتخاب کنیم و شاید بخواهیم یک رنگ پسزمینه به آن بدهیم، ما میتوانیم بعضی ویژگیهای دیگر را اعمال کنیم. بنابراین ما میخواهیم این سلولها مرج باشند. اگر شما نخواهید اینها مرج بمانند، آنرا انتخاب کنید و از این قسمت روی گزینه Unmerge cells بزنید.

تنظیم دقیق داده با Alignment setting

بنابراین مرج کردن سلولها را حس کردید. بعضی حالتهای غیر معمولی هم وجود دارد، حالتهایی که بیایید یک سلول را با سلولهای پایینی آن مرج کنید. اما، ترازبندی کردن داده، شکستن متن، همه این ویژگیها اینجا قابل دسترس هستند. همچنین ما میتوانیم از این فلش کوچک این پایین سمت راست استفاده کنیم تا بعضی ویژگیهای دیگر را ببینیم. بعلاوه، ما میتوانیم به کمک سمت راست این پنجره ترازبندیهای مختلفی را انجام دهیم. در اینجا ما میتوانیم اینرا مورب کنیم. الان حس نمیکنید من فقط یک سلول را انتخاب کرده بودم؟ احتمالاً نه، اما از طرفی فکر میکنم درست باشد. پنجره را ok میکنم تا ببینیم. بله این سلول انتخاب شده بود. کنترل z میزنم و حالا این سلولها را انتخاب میکنم.

یک راه سریعتر برای رسیدن به این منظور، این است که ما در دسته Alignment روی این دکمه کلیک کنیم، متنهای زاویه دار را درست اینجا میبینیم. اینرا کلیک میکنم، الان میتوانیم تغییر زاویه را اینجا ببینیم. این واقعاً ضروری نیست اما از طرفی، بعضی وقتها کمی هم به شما استعداد بصری میدهد. همه کسانی که با اکسل کار میکنند احتمالاً حداقل یکبار سعی میکنند متن را با Vertical Text عمودی کنند، معمولاً اینکار جالب نیست و این ایده را رد میکنند. من میدانم که این را دوست ندارم. یک زمان دیگری شاید جایگزینی برای آن مثلاً Rotate Text Up را در نظر بگیریم. من فکر میکنم شما خودتان تشخیص خواهید داد، که این، بیشتر وقتها لازم نیست، اما یک زمانهایی این مورد یک ظاهر خاصی به کار شما میدهد.

بنابراین خیلی از ویژگیهایی که اینجا وجود دارند، بعضی از آنها در دسته Alignment هستند و بعضی دیگر از طریق dialogue box launcher اینجا و سربرگ alignment پنجره‌ای که باز میشود، قابل دسترس هستند.