بررسی تخصصی قالب بندی فرمت های تاریخ و زمان
در این آموزش نحوه قالب بندی داده های حاوی اطلاعات تاریخ و زمان بررسی شده است و کاربران در انتها میتوانند فرمت داده ها را بسته به نیاز سفارشی کنند.
جدول محتوا
تنظیم نحوه نمایش تاریخ و زمان در اکسل
در اکسل، نمایش استاندارد تاریخها مثل این موردی که در ستونهای b و c میبینیم است. مدل نمایش، ماه، روز و سال داخل ایالات متحده را ببینید، چهار رقم برای سال در نظر گرفته، روز و ماه هم صفر ندارند. اگر شما داخل ورودی، مثلاً در سلول G5 به سادگی 6/5 را تایپ کنید، در واقع آن 6ام میشود، حالا 16 را تایپ کنید که یعنی همان 2016. حالا من اینتر صفحه کلید را میزنم، ببینید چه اتفاقی می‌افتد. این نحوه نمایش برای خیلی از مردم ایالات متحده خوب است، و این همان چیزی است که آنها میخواهند. اگر شما بخواهید بعضی جاها فاصله بگذارید یا ترجیح دهید سال را دو رقمی بگذارید، میتوانید روی ناحیه‌ای که میخواهید آنرا تغییر دهید کلیک کنید تا انتخاب شود. مثلاً من اینجا ستون B را انتخاب میکنم، بعد هم بلافاصله به پنجره Format Cells میروم، که اینکار را میتوانیم یا با راست کلیک و انتخاب گزینه Format Cells انجام دهیم، یا با فشردن دکمه‌های کنترل یک.
شما میتوانید داخل پنجره محاوره‌ای Format Cells، سربرگ Number، Dateیا تاریخ را ببینید. چند تا گزینه هم اینجا دارد. شما حتی میتوانید اگر بخواهید نسخه‌های سفارشی هم ایجاد کنید. این همان نوع تاریخ است، ولی سال آن دو رقمی نمایش داده میشود و دوباره اینجا هم داریم میبینیم که این هم صفر ندارد. اگر این برای شما واضح است و هیچ سردرگمی در مورد قرنها ندارید، میخواهم در مورد سالها صحبت کنم. خب، این فضا کمتری میگیرد. شما در پشت صحنه، میتوانید کار یا در واقع تنظیمات خود را انجام دهید. یک زمان دیگری اگر شما اینرا دیدید وبعد هم ترجیح دادید سال شما 4 رقمی شود، لازم نیست به کادر محاوره‌ای بروید.
در سربرگ Home، میتوانید روی فلش کشویی اینجا کلیک کنید، اینجا یکسری گزینه و انتخاب وجود دارد، من روی Date Short کلیک میکنم. اگر شما Long Date را انتخاب کنید، بدانید من فکر میکنم هر کسی سعی میکند حداقل یکبار آنرا انتخاب کند، احتمالاً هم خیلی طول نمیکشد تا آنرا انتخاب کند. خب؛ Long Dateاین شکلی است. این احتمالاً جزئیات زمان را بیشتر از آن چیزی که اکثر اوقات به آن نیاز دارید به شما نشان میدهد. من با کنترل z به حالت قبل برمیگردم.
تنظیم تاریخ با گزینه Custom پنجره Format Cells
اگر تاریخها انتخاب شده باشند و شما به Format Cells بروید، اجازه دهید من اول کنترل 1 را بزنم تا یک مرحله به عقب برگردم، خب الان اگر شما از این قسمت به جایDate گزینه Custom را انتخاب کنید، حالا بعضی از قابلیتهای دقیق تنظیم را اینجا میتوانیم ببینیم. فراتر از این قبلاً، ما بیشتر در مورد شماره‌ها در درسهای قبلی صحبت میکردیم.
همه گزینه‌ها اینجا هستند و شما میتوانید اینها را بدون هیچ محدودیتی برای انجام آنها، سفارشی کنید. اما وقتی سراغ تاریخها و زمانها می‌آییم، یکسری قوانین ساده برای کنترل آنها وجود دارد که اگر دوست داشته باشید میتوانید از آنها استفاده کنید.
Ms و ds و ys. اگر شما اینجا MMM قرار دهید، ماه را بصورت مختصر به شما نشان میدهد، اگر mmmm بگذارید آنرا کامل نشان میدهد. پس من همین را برای ماه میگذارم، حالا اگر دوست داشته باشیم، میتوانیم روز هفته را بگذاریم، ddddرا تایپ میکنم. اگر ddd بنویسم، مختصر آنرا نمایش میدهد و اگر dd بگذارم روز را به شکل 09 یا 07 میتوانیم ببینیم. Dتنها هم برای همه انواع تاریخها و فقط قسمت عددی آنها به کار میرود.
بنابراین اگر ما یک mmmmو بعد هم یک فاصله بگذاریم و بنویسیم ddddو بعد مجدداً فاصله و yyyy بگذاریم، و روی اوکی کلیک کنید میبینید این احتمالاً همان چیزی که شما میخواستید نیست. چونکه اینجا روز واقعی وجود ندارد و با نام یکی از روزهای هفته همراه شده است. خب؛ الان ما روزهای هفته را داریم، اما شماره روزها را نداریم. پس دوباره با Control 1 به Format Cells میروم. همه نوع تغییری میتوانید داشته باشید. من فکر میکنم شما میتوانید یک زمان صرف کنید و نحوه کار با این قبیل فرمتها را تجربه کنید. البته اگر ترسو نباشید و با جرأت تمام بیایید تنظیمات دلخواه خود را انجام دهید. خب، من درست قبل از yyyy، یک d میگذارم، حالا کاما و فاصله.
پس شبیه این میشود. ok میکنم، خب نتیجه کار را میبینیم. احتمالاً این کمی غیر معمول به نظر میرسد اما شما بدانید که گزینه‌های زیادی اینجا وجود دارد. دوباره، سریع آنرا درست میکنم و برمیگردیم به حالت استاندارد آن، البته اگر شما بخواهید به حالت استاندارد بروید برای اینکار، من روی فلش کشویی اینجا کلیک میکنم. باز هم یادآوری میکنم که این در منو Home و دسته number، و این قسمت بالا وجود دارد. حالا از این لیست short date را انتخاب میکنم و اینجا مجدداً ستون را تنظیم میکنم، اگر بخواهیم میتوانیم همین حالت را نگه داریم. روی مرز بین B و C دابل کلیک میکنم تا پهنا ستون تنظیم شود.
تنظیم سریع قالب بندی تاریخ با کمک کلیدهای میانبر
گاهی اوقات شما میتوانید قالب بندی خود را برای اینکه خوانایی آن بهتر شود تغییر دهید یا احتمال دارد شما یک معامله‌ای انجام دهید و به خاطر آن به کشورهای مختلفی بروید و بیاید و اطلاعات این ستون را به مرور زمان پر کنید. من فکر میکنم خیلی از شما میدانید که این فرمت ماه، روز، سال، هر چند در ایالت متحده استفاده میشود، ولی معمولاً در جاهای دیگر کاربردی ندارد.
پس این شد روز، ماه، سال. الان من میخواهم اینجا را تغییر دهم، اما با استفاده از کلیدهای میانبر هم میتوانیم این کار را انجام دهیم. کلیدهای میانبر آن کنترل شیفت و 3 است. این تنها کلید میانبر تاریخ است، و شما ممکن است آنرا بخواهید یا نه. من میدانم که در دولت فدرال کاربرد وسیعی دارد. البته این مدل، شبهه و گمان شما را از بین میبرد، چون بعضی وقتها فکر میکردید که آیا این ماه است. ممکن است این تردید خیلی طول نکشد و به جواب خودتان برسید ولی با اینحال، خیلی وقتها هم کمی مکث میکنید و از خود میپرسید: آیا هفت، ماه ژوئن است یا نه؟ و فقط، پاسخ این، شک شما را از بین میبرد. چیزی که خیلی افراد از آن خوششان نمی‌آید در مورد عددهای قبل از ماه است، چون بعضی وقتها اشتباه گرفته میشوند.
الان این سیزدهم نوامبر 2014 یا اینکه چهاردهم نوامبر 2013؟ اولی درسته است، یعنی سیزدهم نوامبر2014. بنابراین اگر شما بخواهید، میتوانید آنرا تغییر دهید، یکبار دیگر، کنترل 1 را میزنم تا پنجره Format Cells باز شود. داخل Custom، اینجا، در ضمن شما اگر یک سلول را تغییر دهید، اینجا پیشنمایش آنرا میبینید. کافی است ما اینجا سال را چهار رقمی بگذاریم. بنابراین اینجا به جای yy، دو تا بیشتر یعنی yyyy میگذارم. Ok میکنم، خب این شکلی نشان داده میشود، پس باید بیایم پهنا ستون را تنظیم کنم.
بنابراین با این روش میتوانیم سال صحیح آنرا ببینیم. این میتواند یک امتیاز باشد، اما هیچ کلید میانبری برای بدست آوردن آن وجود ندارد.
تنظیم نحوه نمایش زمان در اکسل
اگر شما با زمانها سروکار دارید، قطعاً راهی برای نشان دادن زمانهای روز با این روش وجود دارد. در حال حاضر، سبک نشان دادن این زمانها به صورت 24 ساعت است، به طور گسترده‌ای در سراسر دنیا استفاده میشود، البته نه آنقدر که در ایالات متحده استفاده میشود. برای مثال شما میتوانید اینها را در جدول زمانبندی هواپیمایی، یا جداول رزرو و طبقه بندی چیزها ببینید. اگر بخواهیم یک اصلاح سریع اینجا داشته باشیم، خب ممکن است شما ترجیح دهید که AM / PM را اینجا ببینید، اجازه دهید با انتخاب هر دو ستون این نوع تنظیمات را بصورت کلی اعمال کنم، بعد هم کنترل شیفت 2 را میزنم. الان میتوانیم نتیجه را ببینیم. وقتی شما میخواهید زمانهای خود را اندازه گیری کنید و روی آنها محاسبات انجام دهید، AM / PM لازم ندارید ولی به زمان سپری شده احتیاج دارید. اینجا بعضی تفاوتهای واقعی بین این دو تا وجود دارد. یعنی اینکه AM / PM باشد یا نباشد.
ما میخواهیم مقادیر زمانی این دو ستون را همینطوری نگه داریم. به عبارت دیگر نمیخواهیم آنها AM / PM داشته باشند.
انجام محاسبات روی زمان
حالا گاهی وقتها ممکن است شما نیاز به نوشتن یک فرمول برای انجام محاسبات روی زمان خود را داشته باشید، به عبارت دیگر اگر این فرمول اینجا نباشد، شما تایپ میکنید =M2-L2، چون قبلاً این سلول قالب بندی شده، تغییری نکرد و همان جواب قبلی را دیدیم. اما اگر بیایم اینجا دوباره همان فرمول را تایپ کنم، یعنی =M2-L2، همانطور که میبینید پاسخ ما قابله قبول نیست. بنابراین اگر پاسخ شما هم شبیه این باشد، می‌آییم نوع این سلول را تغییر میدهیم، پس من فوراً با کنترل 1 به Format Cells میروم.
اینجا می‌آیم دسته بندی Time را انتخاب میکنم و گزینه دیگری که اغلب باید استفاده کنیم گزینه 13:30 است که آنرا اینجا میبینیم. پیشنمایش مقدار سلول فعالمان را این بالا ببینید، 1:19 را به ما نشان میدهد. حالا که به فرمت دلخواه رسیدیم، کافی است روی اوکی کلیک کنیم. بنابراین من فکر میکنم خیلی از افرادی که از نمایش زمان استفاده میکنند، هر کدام از آنها ممکن است بخواهند به سبک AM / PM بروند و یا اینکه بخواهند بدون AM / PM اطلاعات مورد نظرشان نمایش داده شود، شبیه این مثال. در حال حاضر اگر این زمانها کمی از هم فاصله داشتند، ما از مرز 12 ساعت عبور میکردیم. برای مثال فرض کنید، زمان شروع اینجا در یکی از اینها، اگر AM 2:23 شود و اگر زمان پایان آن هم 11:52 PM شود، خب فکر میکنید الان چه اتفاقی می‌افتد؟ من فقط اینجا PM میگذارم، مثل این، و الان 21 ساعت شد.
این روشی است که ما میخواهیم نمایش داده شود، نه AM / PM، به خاطر اینکه ما میخواهیم درمورد تفاوتی که اینجا وجود دارد، صحبت کنیم. در ضمن به خاطر داشته باشید که ممکن است لزومی نداشته باشد، شما بخواهید روی تاریخها و زمانها در حساب و کتاب یا محاسبه‌های خود استفاده کنید؛ ولی این هم میتواند یک راهی باشد که بتوانید روی اعدادی که بین آنها دو نقطه وجود دارد محاسبات انجام دهید. این مرحله شامل مجموعه‌ای برای استفاده اعداد است، شما یک تاریخ را به طور صحیح با کولن وارد کنید و یک نکته کوچک اینجا، همانطور که در آموزش قبلی هم گفتم، اگر شما دارید زمانهای روز را وارد میکنید و بخواهید ببینید که AM / PM هم نشان داده میشود، به راحتی برای مثال میتوانید تایپ کنید 4:45 فاصله P، که P به خاطر PM تایپ میشود.
و نتیجه میشود چیزی شبیه به این، یا اگر شما بخواهید میتوانید بعد از فاصله A را برای AM بگذارید. بنابراین در زمانهای مختلفی شما به AM/PM احتیاج خواهید داشت و یک زمان دیگری هم ممکن است آنرا لازم نداشته باشید. گاهی وقتها هم میخواهید از شر آنها خلاص شوید، گاهی اوقات هم که نیستند میخواهید آنها را اضافه کنید. اما بدانید همه اینها در Format Cells و سربرگ Number قابل دسترس هستند و برای تاریخها هم، ایده‌های مشابه زمان وجود دارد. پس یادتان بماند، میانبری برای رسیدن به آنها وجود دارد و آن کنترل یک است، و این پنجره برای وقتی که در اکسل بخواهیم قالب بندی تاریخ و زمان خود را تنظیم کنیم خیلی مفید است.