ساخت و سفارشی سازی انواع Table و Slicer
این درس به نحوه ایجاد و استفاده از جداول (Tables) در مایکروسافت اکسل می‌پردازد. ابتدا فرآیند تبدیل داده‌های معمولی به جداول با استفاده از ابزارهای داخلی اکسل مانند Ctrl + T توضیح داده میشود. سپس قابلیت‌های ویژه جداول شامل Banded Rows، Banded Columns، و Total Row بررسی شده و نحوه خودکارسازی فرمول‌ها و یکپارچه‌سازی جداول با نمودارها آموزش داده میشود. این درس به مخاطبان متخصص کمک میکند تا از جداول به‌صورت پویا و کارآمد در پروژه‌های حرفه‌ای خود استفاده کنند.
اگر شما با لیستی از داده‌ها کار میکنید، ممکن است آن لیست شما یک لیست پرسنلی باشد، یا یک لیستی از نوع HR، یا شبیه این موردی که داریم میبینیم، یا یک لیست موجودی یا لیست معاملات، یا چیزی شبیه به اینها باشد. چنانچه یک لیستی زیاد بشود یا کم بشود، شما میتوانید مدیریت آنرا به کمک ابزاری به اسم Table، برای خودتان آسان کنید. در منو Home، ممکن است شما Format as Table را در گروه Styles دیده باشید. در حال حاضر توضیح دقیقی در مورد کاربرد این ویژگی به ما نمیدهد. این میگوید،
Quickly convert a range of cells to a table with its own style
یعنی به سرعت یک محدوده‌ای از سلولها را به یک جدولی با سبک خاص تبدیل کن. در منو Insert یک ویژگی شبیه اینرا میبینید، البته با یک توضیح بیشتر و بهتر:
Create a table to organize and analyze related data.
به معنی جدول را برای سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط ایجاد کن.
جدولها مرتب کردن، فیلتر کردن و فرمت کردن داده‌های داخل یک شیت را، آسانتر میکنند. در حال حاضر این موردی که من دارم استفاده میکنم، موجودیت است. یعنی ما میخواهیم با این داده‌ها به عنوان یک موجودیت سروکار داشته باشیم و با این موجودیت داده‌ها را بهبود ببخشیم. اجازه بدهید من اینرا به یک جدول تبدیل کنم. دو تا کلید میانبر برای اینکه ما بتوانیم از آنها استفاده کنیم وجود دارد. یکی Ctrl +T، که فکر میکنم حرف T حرف اول کلمه Table باشد و بعدی Ctrl + L، که حرف L هم به خاطر کلمه لیست است. یا در منو Insert یا Home، من میخواهم منو Insert اینجا را استفاده کنم. الان قبل از اینکه شما کاری انجام بدهید، میخواهید مطمئن شوید که داده‌هایی که میخواهید کارتان را با آنها انجام بدهید، به صورت یکپارچه است، و هیچ سطر و ستون خالی ندارد. شاید بخواهید بعداً از آنها در خاصیت pivote table استفاده کنید.
یک روش سریع برای مشخص کردن آن، کلیک داخل داده‌ها، و بعد هم فشردن دکمه‌های Ctrl + A از صفحه کلید و بعد از آن کنترل نقطه، چهار یا پنج بار. این می‌آید سلولهای اطراف چهار گوشه محدوده ما را فعال میکند. دوباره کنترل نقطه، بالا سمت چپ، کنترل نقطه، پایین راست و بازهم کنترل نقطه. الان، وقتی شما دارید این داده‌ها را میبینید ممکن است از خودتان بپیرسید آیا این واقعا آخرین سطر ما است؟ با اسکرول کمی پایینتر می‌آیم، بله همان طور که به نظر میرسید، درست است. چند بار دیگر کنترل نقطه بزنیم دوباره به بالا برمیگردیم. اغلب وقتهایی که دارید با داده‌ها کار میکنید، لازم نیست این کار را انجام بدهید اما بعضی وقتها هم، انجام آن برای شما مفید است. بنابراین الان این داده‌ها آماده هستند که به جدول تبدیل شوند.
بنابراین روی هر سلولی که میخواهید، کلیک کنید، حالا منو Insert، و گزینه Table. اکسل خودش محدوده داده‌ها را با توجه به میزان داده‌های شما تخمین میزند، و معمولًا انتخاب این محدوده هم درست است. از A1 بالا سمت چپ تا پایین سمت راست یعنی I742. درست است به نظر خوب میرسد، ok را کلیک میکنم. اولین تفاوت آشکار آن، این سطر نواری شکل است که ظاهر میشود. یک نگاه خاصی اینجا وجود دارد، به ریبون دقت کنید، الان ما یک منو Design هم داریم. این یک منو متنی است که ممکن است ما به عنوان کسی که با جدول کار میکند از آن استفاده کنیم. بیرون از جدول کلیک کنید، به عنوان مثال روی یک سلول از ستون k، میبینید که منو متنی، یعنی Design ناپدید میشود.
حالا بیایید روی یکی از این داده‌ها کلیک کنید، دوباره آشکار میشود. چیزی که ممکن است از اول برای شما چشمگیر باشد Table Styles است. ما میتوانیم اینجا کلیک کنیم، شما فقط 61 روش مختلف برای نمایش اینها لازم دارید. نکند که بیشتر میخواهید. من با ماوس روی اینها می‌آیم، به این نگاه میکنم، به این یکی. ممکن است من فقط این یکی را برای الان انتخاب کنم. ممکن است بعداً نظرم عوض شود. یک نگاه ویژه به اینجا میکنم، برمیگردم به Banded Rows اینجا. توجه کنید، در این منو متنی، گزینه دیگری به اسم Banded Columns هم وجود دارد. اگر شما بخواهید از آن استفاده کنید، اول باید تیکBanded Rows را بردارید و بعد Banded Columns را فعال کنید.
اگر بخواهید به نتیجه آن نگاه کنید، خوب است. شما ممکن است به Table Styles برگردید و دقت کنید، حداقل برای لحظه‌ای، اینبار این ویژگی دارد همراه با Banded Column نشان داده میشود، هر کسی احتمالاً حداقل یکبار اینها را امتحان میکند. Banded Rows، یا Banded Columns، نمیشود هر دو تا را با هم انتخاب کنید. این یکی یا آن یکی دیگر. من Banded Rows را فعال میکنم. شما میتوانید، اگر دوست داشته باشید، روی ستون اولتان تأکید داشته باشید، معمولاً فعال کردن این گزینه به این معنی است که میخواهید داده‌ها Bold نشان داده بشوند، همچنین در بعضی حالتها، پس زمینه‌ای با رنگ متفاوت به شما میدهد. شما میتوانید اگر بخواهید last column را برای نشان دادن ستون آخر فعال کنید، یا هر دو آنها را انتخاب کنید یا هیچ کدام.
اگر فلشهایی که اینجا برای فیلتر کردن هستند، اغلب از آنها استفاده نمیکنید و اگر برای شما آزار دهنده هستند و یا به خاطر آنها بعضی از عنوانها با هم تداخل پیدا میکنند، یک دکمه‌ای اینجا برای غیر فعال کردن فیلتر وجود دارد. این نشان میدهد، که داده‌های شما به شکل واحدی رفتار میکنند. بنابراین اگر من بیایم و یک رکورد جدیدی را این پایین اضافه کنم، چه اتفاقی می‌افتد؟ من میخواهم پایین لبه این سلولی که فعال است، دابل کلیک کنم، پس دابل کلیک میکنم، می‌آیم پایین و شروع به تایپ کردن رکورد جدید میکنم. Tab را فشار میدهم، میبینیم که فوراً، این سطر، بخشی از جدول ما میشود، هر فرمولی که اینجا است به شکل اتوماتیک این پایین کپی شده، اینجا یک فرمولی وجود دارد که یکسری خدمات پیرامون تاریخ به ما میدهد، اگر من بیایم روی یکی از سلولهای ستون years کلیک کنم، با اینکه اینجا هنوز تاریخی نگذاشتم، اما فرمول آن واقعاً دارد اینجا کار خودش را انجام میدهد.
آن، اینجا، با یک جواب بالا می‌آید. من یک سطر دیگر اضافه میکنم، این کمی واضحتر است چون این سطر رنگش نسبت به قبلی تیره‌تر است و الان ما میبینیم که چه اتفاقی می‌افتد. در ضمن چیز مشابهی سمت راست داده‌ها، یعنی اینجا، اتفاق می‌افتد. بنابراین، هر زمانی شما میتوانید پایین جدولتان یا سمت راست آن داده اضافه کنید. الان من میخواهم اینجا یک ستون جدید اضافه کنم و میخواهم یک مقدار compensation یا پاداش جدید را حساب کند، بنابراین من تایپ میکنم New Comp.؛ این را به صورت مختصر نوشتم. به خاطر اینکه نمیخواهم ستون من خیلی پهن شود. مثل این. حواستان را جمع کنید، وقتی من اینتر میزنم، ببینید چه اتفاقی می‌افتد.
پس این ستون به درستی بخشی از جدول ما شد. من میخواهم اینجا یک فرمول بنویسم، مساوی h2 به اضافه 2000. حالا ببینید وقتی اینتر میزنم چه اتفاقی می‌افتد. فرمول ما به صورت اتوماتیک تا آخر ستون کپی میشود و میبینیم که یک 2000 دلار به هر شخص، اضافه شد. الان، اینجا چیزی است که ممکن است شما را کمی گیج کند. به جای استفاده از h2 اگر بیایم روی این سلول کلیک کنم چه میشود؟ چون اگر یادتان باشد در مبحث فرمول نویسی این امکان وجود داشت که به جای تایپ کردن، میتوانستیم روی سلول کلیک کنیم، پس من الان می‌آیم روی سلول h2 کلیک میکنم. به نظر میرسد کمی فرق کرد. الان Compensation نام محدوده‌ای است که اتوماتیک در جدول برای ستونهای مختلف تنظیم میشود.
من اینجا اینتر را کلیک میکنم و میبینیم که در ستونمان برای همه سلولهای پایینی کپی میشود. روی هر کدام کلیک کنیم به ما میگوید که فرمول جدید کپی شده. بنابرین وقتی برای اولین بار، این را میبینید ممکن است کمی نگران بشوید، شما قصد دارید کاربرد آنرا برای رسیدن به هدفتان بدانید. اگر به نحوی برای شما، بیش از حد، غیر معمول به نظر برسد، میتوانید همان چیزهایی که من قبلاً انجام دادم را انجام بدهید، یعنی خیلی ساده خودتان بیایید آدرس سلول را بنویسید. همچنین ما میتوانیم این فرمول را به روشی بنویسیم که به جای h2 با یک مقدار خارجی حساب شود. فرض کنید میخواهیم همه اینها، 3.1 درصد افزایش پیدا کنند. من میتوانم داخل این فرمول نوشته شده، به جای +2000، چطور ضرب بگذارم و من این سلول را اینجا استفاده میکنم.
و شما ممکن به این سطح از اکسل رسیده باشید و شاید ممکن باشد هنوز استفاده از این فرمول کمی برای شما سخت باشد، البته ما در یکی از آموزشهای قبلی این را داشتیم و کامل روش استفاده از آنرا توضیح دادیم، در هر صورت ما اینجا نیاز داریم با کمک دکمه F4 یک آدرس مطلق درست کنیم یا اینکه به صورته دستی علامتهای دلار را بگذاریم. تا اکسل نخواهد بیاید و برای سلول سطر بعدی از سلول پایینتری 3.1 درصد استفاده کند و مقدار این سلول را برای فرمولمان فیکس کنیم. خب الان اینجا یک + میگذارم و روی این کلیک میکنم. خب فرمولمان این شکلی میشود، اولش ممکن است به نظر برسد کمی عجیب و غریب شده. من اینتر را فشار میدهم، فرمول به صورت اتوماتیک در سلولهای پایینی آن کپی میشود. الان یک چیزی را، من فرصت ندارم بگویم اما دلم نمی‌آید چون چیز با ارزشی است. اگر شما با نمودارها کار میکنید و شما نمودارها را از جایی که منبع داده‌های شما است به دست آوردید، و دائما در قسمت پایین آن داده اضافه میشود، اگر بخواهید نمودارتان اتوماتیک بزرگ شود، بدون اینکه آنرا هر دفعه مجدداً طراحی کنید، میتوانید منبع داده‌های خود را به یک جدول تبدیل کنید، و با این روش نمودارتان هم به صورت اتوماتیک با اضافه شدن داده‌ها بزرگ میشود.
بنابراین این چیز با ارزشی برای شما کاربران طهاکو است که به نظر میرسد با نمودارها کار میکنید. با روشهای پویایی و داینامیک چقدر راحت ارائه میشوند. همچنین دو ویژگی دیگر اینجا، در منو Design قابله دسترس است. ما میتوانیم یک Total Row اضافه کنیم. خب این ما را به پایین می‌آورد. ممکن است فوراً فکر کنید، خب الان اگر بخواهیم یک رکورد جدید اضافه کنیم چه اتفاقی می‌افتد؟ دقت کنید من در سطر آخر، اینجا، یک Total یا جمع کل دارم، که سمت راست آن مقدارش را حساب کرده، اگر من بیایم روی این فلش رو به پایین کنارش کلیک کنم، میتوانم Average، Max یا Min را انتخاب کنم. من فکر میکنم، جمع کل بهتر باشد. در ضمن ما میتوانیم اینرا بگیریم و در سلولهای سمت چپ آن درگ کنیم، احتمالاً تا این ستون اینجا.
الان احتمالاً ما یک جمع کل برای ستون Job Rating داریم، احتمالاً من اینجا یک Average میخواهم. بنابراین فلش کنار این را میزنم و Average را انتخاب میکنم و این هم میانگین Job Rating یا رتبه بندی شغل. ما اگر بخواهیم میتوانیم عدد اعشاری هم اینجا اضافه کنیم. در مورد آن نگران نباشید. پس سؤالی که پیش می‌آید، این است که ما اگر یک رکورد جدید اضافه کنیم چه اتفاقی می‌افتد؟ تیک Total Row را بر میدارم و یک نام جدید اینجا قرار میدهم. داده‌های دیگر را یا الان یا اینکه بعداً پرشان میکنم. ولی الان برمیگردم به منو Design و به سادگی، دوباره Total Row را فعال میکنم. و اگر بیایم عددهای دیگری اینجا اضافه کنم، آنها به جمع کل جدید ما اضافه میشوند، بنابراین، این خودش، به صورت اتوماتیک تنظیم میشود.
ممکن است شما بخواهید با یک Total Row کار کنید. این بدست آوردن داده‌ها را برای شما سودمند میکند. همچنین یک ویژگی دیگر اینجا که شما میتوانید از آن استفاده کنید اسمش Slicer است. که به معنی بریدن یا برش دادن یا تکه کردن است. در حال حاضر، Slicerها در اکسل 2010 معرفی شدند اما فقط برای قابلیت pivot table ها که در همین دوره شما را با این قابلیت آشنا میکنم و شروع آن به صورتی که الان میبینید در اکسل 2013 و ورژنهای بعد از آن بوده، الان شما میتوانید Slicerها را در جدولهایتان استفاده کنید. در حال حاضر این یک pivot table نیست ولی table است. Slicerها به شما اجازه میدهند داده‌ها را با یک روش پویاتری فیلتر کنید. اجازه دهید بگویم ما میخواهیم slicer ها را اضافه کنیم برای اینکه، روی نمایش Departments و احتمالاً Status کنترل داشته باشیم.
در حال حاضر، شما لازم نیست مجبور شوید خیلی در مورد فیلتر کردن، برای انجام دادن اینها بدانید. اما در منو Design اینجا، ما قابلیتی برای درج کردن یک Slicer داریم. من میخواهم یک اسلایسر برای Department و شاید Status قرار بدهم، ok میکنم. و به خاطر اینکه اینها یک مقدار قابل توجهی از صفحه نمایش را میگیرند، من میخواهم کمی اینها را جابه‌جا کنم و کمی هم کوچکترشان کنم. بنابراین ما میتوانیم اینها را ببینیم، مثل این، شما هم باید کمی اینها را امتحان کنید. همچنین ما میتوانیم رنگ اینها را هم تغییر بدهیم و اینجوری بشود.
برای Department ما میخواهیم همه اینها را داشته باشیم، شاید هم بخواهیم اینها در 3 ستون نشان داده شوند.
ما الان حدود 20 تا از اینها را در داخل فقط این اسلایسر دپارتمنت داریم. مشکلی که چندین بار ممکن است برای Slicerها با آن روبرو شوید، این است که آن فضای بیشتر از آن مقداری که شما مایل بودید، از صفحه نمایشتان میگیرد. بنابراین من میخواهم این را ببرم اینجا سمت راست. الان من اسکرول را سمت چپ میبرم تا Departments را ببینم، ما ممکن است مجبور شویم، برای اینکه بتوانیم اینها را بهتر ببینیم، زوم را کمی، کم کنیم. من فکر میکنم شما هنوز هم بتوانید اینها را ببینید، یک تصورهایی برای اینجا دارید و ممکن است شما بخواهید یک شکل دیگر اینها را نمایش بدهید و اینکه ما باز هم میتوانیم پنل slicer را برای Departments کمی پهنتر کنیم. این کار را انجام میدهم. بنابراین اجازه بدهید با این ایده که فقط میخواهیم افراد Full-time را ببینیم شروع کنیم. یک جورایی میخواهم Full-time ها را در ستون وضعیت یا استاتوس فیلتر رو مشاهده کنم.
الان دوباره، اگر شما برای فیلتر کردن مهارت کافی داشته باشید، پس میدانید که چطور این کار را با Slicer انجام بدهید، خب الان بهتر است همه ما بیاییم اینجا، روی Full Time کلیک کنیم تا آن را بررسی کنیم. خب الان اگر به لیست نگاه کنیم فقط آنهایی که Full Time هستند را به ما نشان میدهد. این گوشه پایین، سمت چپ به ما میگوید که رکوردهای که ما فیلترشان کردیم شده 393 تا از کل 743 سطری که این مقدار را در سلول استاتوس آنها داشتند. اگر بخواهیم افراد نیمه وقت را هم ببینیم، کلید کنترل صفحه کلید را پایین نگه میداریم و اینجا روی Half-Time کلیک میکنیم. اگر هم بخواهیم دیگر با Status فیلتر نداشته باشیم، اینجا روی دکمه clear filter کلیک میکنیم. الان برای لحظاتی میخواهم این لیست slicer خود را بزرگتر کنم.
فرض کنید فقط میخواهیم افراد را در یک Environmental یا یک محیطی ببینیم، دقیقاً اینجا. اسم کامل اینها را نمیتوانیم ببینیم، پس من کمی اینرا پهنتر میکنم، خب Environmental Compliance. گروه بعدی Environmental هم سمت راست آن قرار دارد. من میخواهم کلید کنترل را پایین نگه دارم و روی این هم کلیک کنم. بنابراین الان ما 23 رکورد را داریم میبینیم. در ضمن بعضی ویژگیهای دیگری هم اینجا داریم. اجازه بدهید به شما بگویم که میخواهیمProfessional Training Group را، درست اینجا، ببینیم. به نظرتان من یک Training Group دیگر هم، اینجا دارم؟ بله، یکی دیگر این پایین است، ولی اسم آن فقط Training است. کنترل را پایین نگه میدارم و به همین ترتیب اینرا هم انتخاب میکنم. به عبارت دیگر، ما از طریق اسلایسرها و فیلتر کردن، در حال کنترل کردن هستیم.
به عبارتی، ما فقط به رکوردهایی نگاه میکنیم که میخواهیم با این slicer ها نشان داده شوند. شما میتوانید تصور کنید که چطوری از بقیه فیلدهای اینجا استفاده کنید و محیط کاری خودتان را سفارشی کنید. مشکل زمانی است که، وقتی داریم اینجا را میبینیم، کمی شلوغ باشد. اگر ما بخواهیم قابلیت اینجا فقط برای دیدن افرادی بر اساسBenefit Package combinations در اینجا باشد، خب ما دیگر، میتوانیم این کار را انجام بدهیم. یا اینکه Building یا ساختمانی که در آن کار میکنند. پس، اجازه بدهید یکی بیشتر اضافه کنم، فقط به خاطر بحثهای اینجا، تا نشان بدهم که چطوری کار میکند. بنابراین در جدول کلیک میکنم، و به منو Design اینجا برمیگردم، حالا اجازه بدهید یک اسلایسر درج کنم. خب من یک اسلایسر برای Building اضافه میکنم.
الان Building وجود دارد. اجازه بدهید فقط افرادی که در ساختمان اصلی یا Main Building هستند را ببینیم. آنها اینجا هستند. در حال حاضر اینجا فیلترهای زیادی وجود دارد. پس اول اجازه بدهید فیلتر Department و همچنین فیلتر Status را پاک کنم. بنابراین الان میبینیم 199 نفر، به اصطلاح در ساختمان اصلی کار میکنند. اینجا دسته بندی و طبقه بندی شدند. پس شما میتوانید شروع به دیدن بعضی از مزیتهای واقعی اینجا کنید. یادتان باشد، شما این اسلایسرها را در انواع دیگر لیستها نمیتوانید استفاده کنید. خب شما میتوانید در pivot tableها از آن استفاده کنید، اما نمیتوانید در انواع دیگر لیستها که به جدول تبدیل نشدند از آنها استفاده کنید. بنابراین خیلی از ویژگیهای دیگر اینجا در مورد جدولها که شما قصد دارید مزایای آنها را ببینید، وجود دارند، پس حداقل، گزینه‌ها را در نظر بگیرید.
شما ممکن است بخواهید با این لیست کوچک کمی کلنجار بروید و آنرا امتحان کنید. کمی فکر میکنید و تصمیم میگیرید که چه طوری بخواهید با این ابزار فوق العاده اکسل کار خودتان را سفارشی‌تر کنید، اما من خیلی از افراد را میبینم که از این ویژگی اکسل دارند در کارشان استفاده میکنند. این در اکسل 2007 معرفی شد، بعد دوباره آنرا به عنوان یک جدول معرفی کردند.