روش های متفاوت جستجو و جایگزینی با ابزار Find & Select
در این درس، به بررسی یکی از کارآمدترین ابزارهای اکسل، یعنی “Find and Replace” می‌پردازیم. شما خواهید آموخت چگونه با استفاده از قابلیت‌های Find و Replace، داده‌ها را در سلولهای مختلف یک ورک‌شیت به سرعت پیدا و جایگزین کنید. این درس به شما نشان می‌دهد چگونه از گزینه‌های مختلف مانند Match Case, Entire Cell Contents, and Within Sheet استفاده کنید تا به بهترین شکل ممکن داده‌های خود را مدیریت و اصلاح کنید. این آموزش با جزئیات کامل در ویدیوی 60 دقیقه‌ای که به زودی در یوتیوب منتشر میشود، ارائه خواهد شد تا متخصصان و کارشناسان بتوانند بهره‌وری خود در کار با اکسل را به میزان قابل توجهی افزایش دهند.
گاهی اوقات شما توی لیست بزرگی دنبال یک داده می گردید، گاهی اوقات هم تلاش زیادی می کنید تا داده ای رو جایگزین یا replace کنید. ما الان توی ورک شیتی به اسم Find Replace هستیم، این دو ویژگی و ابزار مفید اکسل یعنی جستجوی دیتا و جایگزینی داده در حقیقت توی یک مکان توی سیستم منو اکسل قرار دارند. باید تصور کنیم، توی این لیستی که ما توی ستون D داریم، یعنی ستون Status، یک شرکت جدیدی مثلاً یک شرکت مهندسین مشاور آمده و با سازمان ما جهت اداره برخی اموراتش قرارداد بسته و نحوه کارشان اینطوری است که گفته “ما نمی خواهیم دیگر از نفرات دوره ای و نیمه وقت یا half-time استفاده کنیم.” و ما می خواهیم با تعداد افرادی که بصورت سه ماهه، و سه چهارم سال رو کار می کنند، قرارداد ببندیم و اونها رو داشته باشیم و ترجیح میدهیم از اونها به عنوان ‘part-time’ یا پاره وقت استفاده کنیم. بنابراین ما می خواهیم کلمه half رو با کلمه part جایگزین کنیم، و نیاز به این کار خیلی وقتها توی لیستها اتفاق می‌افتد، البته این لیست می تواند خیلی بزرگ باشد.
این ابزارهمیشه بهترین چیزی است، برای وقتهایی که، شما دارید تلاش می کنید تا داده ای رو پیدا یا جایگزین کنید، یا می خواهید جستجو رو اول کمی محدودتر کنید، تا نخواهید کل لیست رو بگردید، و یا یک راه دیگر هم دارید و چیز دیگری هم که ممکن است اتفاق بیافتد این است که فقط یک سلول رو کلیک کردید و می خواهید شروع کنید به جستجو کردن تک به تک تمامی سلولهای ورک شیتتان. خب برای شروع آشنایی با این ابزار اجازه بدهید من فقط بیایم روی ستون D کلیک کنم. توی منو Home روی ریبون، سمت راست، دکمه Find and Select. اجازه بدهید خیلی راحت جایگزین کردن رو از اینجا انجام بدهیم یا الان ما می توانیم بیاییم Find یا پیدا کردن رو انجام بدهیم، البته، اگر تشخیص بدهید که چرا دارید این کار را انجام میدهید و پیشزمینه ای برای اینکار داشته باشید!، با Find ما فقط دنبال یک داده ای می گردیم. اجازه بدهید من اول این را انجام بدهم. در حقیقت، این اولین چیزی است که اینجا دیده میشود، پس من روی find کلیک می کنم، چیزی که ما می خواهیم دنبالش بگردیم half است. دقت کنید یک دکمه ای هم به اسم options اینجا وجود دارد.
اگر ما سعی کنیم فقط دنبال سلولهایی بگردیم که دقیقاً همین محتوا رو دارند، نه چیز دیگری، باید گزینهmatch entire cell contents رو تیک بزنیم. ما سعی نمی کنیم این کار را الان با انتخاب این گزینه انجام بدهیم، چون محتوا هیچ سلولی دقیقاً half تنها نیست. گزینه Match case، گاهی وقتها خیلی مهم است، البته اینجا مهم نیست، پس ما الان به اون توجه ای نمی کنیم. ما فقط می خواهیم اینجا، به صورت اتوماتیک جستجو انجام بشود. Find the next یا find all. اگه ما بیاییم Find all را انتخاب کنیم، مثل الان، اجازه بدهید اول من این جعبه محاوره‌ای رو کمی بزرگتر کنم، سراسر اینجا تعدادی از اون چیزهایی که پیدا کرده، دیده میشود، می توانیم همه این لیست رو نگاه کنیم. الان اگر ما بخواهیم اینجا replace یا جایگزینی رو انجام بدهیم، می توانیم همینجا روی سربرگ Replace کلیک کنیم. اجازه بدهید half رو با part جایگزین کنم.
لازم نیست ما نگران خط تیره بعدش باشیم، اونها سر جای خودشان می مانند. دوباره، اینجا مراقب باشید که آیا match case رو می خواهید یا نه، ما نمی خواهیمش، match entire cell contents رو هم نمی خواهیم. به سادگی می خواهیم یک replace all انجام بدهیم. روی این دکمه کلیک می کنم، الان اکسل به ما می گوید که 96 جایگزینی انجام داده. ما قطعاً الان می توانیم ببینیم که توی سلول d3 چه اتفاقی افتاده، وهمینطور بقیه اونهایی که توی صفحه مان بودند. همینطور شما الان می توانید بر اساس قالب بندی سلول تان، چیزی را پیدا و یا جایگزین کنید. ما کلمه hourly را اینجا داریم می بینیم، رنگ زمینه اون زرد است. اینجا پایینتر هم یکی دیگر هست. شاید کسی اون رو قبلاً علامت زده باشد، خب؛ چونکه اون شرکت جدید شغلهای تمام وقت ارائه داده.
بنابراین چیزی که ممکن است ما به عنوان کارفرما بخواهیم انجام بدهیم، جایگزینی همه hourlyهایی است که به رنگ زرد هستند. بنظرتون اول نباید پیداشون کنیم؟ پس توی Find what کلمه hourly رو می نویسم و توی Replace with عبارت Full Time. املا آن در بقیه سلولها همین طوری است. چی رو می خواهیم پیدا کنیم؟ به گزینه فرمت اینجا نگاه کنید. اینجا جایی است که با رنگه زرد پر شده. پس رنگه زرد رو انتخاب می کنیم و ok. الان وقتی ما می خواهیم این رو جایگزین کنیم، لازم نیست که حتماً بیاییم با یک رنگ جایگزینش کنیم، بنابراین ما می توانیم این رو خالی بگذاریم. ولی اگر الان به هر دلیلی به ما بگویند، بیایید این رو با قالب آبی رنگ جایگزین کنید، خب، ما می توانیم این کار را انجام بدهیم. ما می توانیم همچنان، اونها رو بصورت هایلایت شده داشته باشیم، اما الان می خواهیم رنگ آبی رو به جای رنگ زرد بگذاریم.
اما آیا hourly هم با full time جایگزین میشود؟ در حال حاضر، برای این مورد، آیا می خواهیم گزینهmatch entire cell contents رو فعال کنیم؟ بله. در حال حاضر، انتخاب این گزینه واقعاً تفاوت بزرگی اینجا ایجاد نمی کند، چون توی هیچ ورودی دیگری از لیست مون، hourly رو، همراه با متن دیگری نمی بینیم، اما با این حال، حس می کنم که اون رو فعال کنیم. بگذارید replace all رو بزنم. اینجا دو تا از اونها وجود دارد. الان شما دیدید که چه اتفاقی روی صفحه مون افتاد؟ full timeهایی که رنگ زمینه آنها آبی است، اینجا وجود دارند. ما hourly رو با full time جایگزین کردیم و رنگ زرد هم به رنگ آبی تغییر کرد. close رو میزنم. دوباره میگویم، ما مجبور نیستیم رنگها رو برای جایگزینی استفاده کنیم، دیدید که ما توی find بدون انتخاب تک به تک رنگها کارمون رو خیلی راحت به یکباره انجام دادیم.
ما خیلی واضح، اتفاقهایی که اینجا افتاد رو دیدیم. ممکن است دلایل دیگری هم برای استفاده از Find and Replace اینجا وجود داشته باشد، یکی دیگر این است که توی Building، ساختمان Taft اسمش تغییر کرده و شده ساختمان Harding. ما می‌آییم ستون b رو به خاطر محدود کردن انتخابمان، تا پایین انتخاب می کنیم. حالا روی دکمه find and select و بعدش replace می زنیم. جلوی Find what می نویسم Taft، دکمه تب صفحه کلید رو میزنم، اینجا می نویسم Harding. قالب رنگ بندی اینجا را هم، می خواهم پاک کنم، پس اینجا کلیک می کنم و clear find format و اینجا هم clear replace format رو میزنم. گزینه Match entire cell contents رو به حالت انتخاب شده میگذارم، اینجا حس میکنم بهتر است فعال باشد.
Replace all رو میزنم. 63 تا جایگزین کرد. الان شما می توانید ویژگی Find رو هم استفاده کنید، هر چند که احتمالًا، تو یک زمانهایی، فیلتر کردن ممکن است بهتر عمل کند. فرض کنید الان می خواهیم Rick رو جستجو کنیم. تنها جایی که اسم افراد وجود دارند، ستون A هست. به همین دلیل من می‌آیم ستون A رو انتخاب می کنم، حالا روی find and select میزنم، حالا Find و اینجا هم کلمه Rick رو می نویسم. اینجا ما می خواهیم مطمئن باشیم که دقیقاً با محتوا سلول مطابقت نداشته باشد، پس تیک این گزینه رو بر میداریم. این رو، این بالا میاورم، به خاطر اینکه ممکن است یک تعدادی اسم پیدا کند. روی find all کلیک می کنم.
اینرو کمی بزرگتر میکنم. خب، ما اسامی رو پیدا کردیم، ولی اسم استریکلند و پاتریک هم اینجا هست. چون توی کلمات دیگری هم حروف Rick یعنی R-I-C-K هم نوشته شده و نرم افزار هم بدون شک این قبیل اسامی رو برای ما پیدا میکند. الان ما خیلی از اینها رو لازم نداریم، بنابراین اجازه بدهید بگویم ما شاید می خواهیم فقط Rick رو پیدا کنیم، که داریم برایش جستجومون رو انجام میدهیم، اما تشخیص داد، R-I-C-K توی کلمات دیگر هم پیدا شد نه تنها خود کلمه Rick. من گزینه match case رو انتخاب نکرده بودم، احتمالًا انتخاب این گزینه کمکان کند، پس اون رو تیک میزنم، دوباره ستون A رو انتخاب میکنم، و برای Rick جستجومون رو اینبار دوباره انجام میدهم، حالا که محدودش کردم، خوب به نتیجه نگاه کنید، Find all رو میزنم. این انجام شد، و نتیجه هم قابل توجه است.
البته اینجا یک ریکی هم برایمان پیدا کرد، اما هیچ مشکلی با اون نداریم. پس شما می توانید شروع به تمرین کردن بکنید و ببینید که این ابزار چطوری کار می کند. کسایی از شما که فیلتر کردن رو بلد هستند، ممکن است این رو با روش مخصوص انجام آن مقایسه کنند. ما اینجا انواع مختلفی از لیستها رو دیدیم. بیشتر وقتها، Replace یک نقشی داره اینجا بازی میکنه، و در جایی که شما از فیلتر به جای find استفاده کرده باشید، نمیتوانید از عملکرد Replace استفاده کنید. بنابراین ابزارهای مهمی اینجا داریم، Find and Replace، می توانیم اینها رو روی منو Home زیر Find and Select پیداشون کنیم. دکمه ای است که خیلی سمت راست ریبونتون قرار دارد.