مدیریت اسلایدها با بکارگیری section ها جهت بخش بندی ساختار ارائه
به منظور سازماندهی اسلایدهای ارائه پاورپوینت، بصورتی که هر کاربری با یک نگاه به آن متوجه ساختار درختی آن شود، ابزار بخش بندی قدرتمندی در این نرم افزار تعبیه شده است که در این درس به نحوه بکارگیری و استفاده از آن پرداخته‌ایم.
فهرست مطالب آموزش
جدا کردن اسلایدها ارائه پاورپوینت به بخشهای مجزا
یک ویژگی بزرگ از نرم‌افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت قابلیت جداکردن اسلایدها به بخشهایی مجزا از همدیگر است. بخشهای دسته بندی شده منطقی روی ارائه شما که میتوانید از طریق آن بخشها، یکسری اسلایدهای خاص را در هر کدام که مایل هستید سفارشی کنید و خیلی راحت هر اسلاید را در هر بخش مجزا قرار بدهید.
این جدا کردن به دو روش انجام میشود.
روش اول این است که شما میتوانید با اعمال برخی اسلایدها در میان دیگر اسلایدهای پاورپوینت، کاری کنید که هر کسی که به ارائه شما گوش میدهد، را متوجه یک بخش مجزا کند. این به این معنی است که تنظیم بخشهای مختلف یک ارائه را خیلی راحت میتوانید بصورت بصری سازماندهی کنید و با اینکار حتی بخشهای مختلف ارائه مد نظر خود را با انعطاف پذیری خاصی تنظیم کنید. پس تنظیم بخش بندی یک ارائه به وسیله اضافه کردن اسلاید برای بینندگان ارائه شما خیلی میتواند در جلسات شما به شما کمک کنند.
روش دوم جدا کردن و تقسیم بندی اسلایدها برای شما و مخاطبان شما هم یک روش بصری و ویژوالی است که در واقع این روش یک عنوان به اسلاید شما نسبت میدهد و میتواند خیلی کاربردی باشد. این به شما فرصت یک نفس عمیق کشیدن در حین ارائه، درست زمانی که میخواهید از یک بخش به بخش دیگری بروید، میدهد ومخاطبین شما میتوانند گروه بندی و تمرکز بیشتری روی محتوا ارائه داشته باشند.
به اسلاید دومی دقت کنید؛ عنوان آن یعنی our locations را میبینید. لازم به ذکر است که شما میتوانید به جای این عنوان که میتواند در برخی از اسلایدها بیانگر یک بخش یا گروهی از اسلایدهای شما باشد، از قابلیت sections یا گروه بندی پاورپوینت استفاده کنید. اما این یک عادت خوبی است که مثل این اسلاید برای ارائه‌های خود بیایید و اینچنین عنوانی را سفارشی کنید.
اولین چیزی که میخواهم انجام بدهم، ایجاد کردن یک سرصفحه یا عنوان اسلاید است، که میخواهم برای مخاطب خود به طوری بصری هم دیده شود؛ یعنی یک اسلایدی را در وسطِ اسلایدها قرار بدهم، که آن صرفاً برایِ اعلام یک بخشِ جدید از ارائه ما بکار آید.
افزودن بخش جدید با استفاده از اسلاید Section Header
برایِ شروع اینکار، من میخواهم بروم از قسمت پایین پنل اسلایدها شروع کنم و به سمت بالا حرکت کنم تا ببینم کجا نیاز است که یک اسلاید اضافه کنم که بیانگر یک بخش جدید از ارائه باشد. پیدا کردن آن موقعیتی که میخواهم با اضافه کردن یک اسلاید، روی یک بخش جدید از ارائه‌ام تمرکز کنم اگر یک پیشزمینه‌ای بر روی ارائه از قبل داشته باشم برای من آسانتر است.
بعد از پیدا کردن آن موقعیت مثلاً بین اسلاید 12 و 13 بعنوانِ اولین کار، من باید بین اسلایدها کلیک کنم تا مکان نما ماوس بین اسلایدها قرار بگیرد، جایی که مکان نما قرار میگیرد میتوانم بخش جداکننده را قرار بدهم.
من میخواهم گزینه new slide یا به اصطلاح اسلاید جدید را از سربرگ Home، در نوار ریبون انتخاب کنم، تا تمام گزینه‌هایی که میتوانم با آنها یک اسلاید برای اضافه کردن بخشِ جدید را داشته باشم، ببینم.
سپس گزینه Section Header را انتخاب میکنم.
همانطور که از اسم این اسلاید مشخص است، ما خیلی راحت میتوانیم یک بخشِ جدید را با آن به ارائه معرفی کنیم.
همانطور که میبینید یک اسلاید جدید شامل عنوان و زیرعنوان برای من اضافه شد، با اینحال، در این مورد من فقط میخواهم از فضانگهدارعنوان یا اینطوری بگویم فقط همین قسمت که الان داخل آن نوشته click to add title استفاده کنم.
من میخواهم اسم این بخش را که صرفاً یک اسلاید از نوع Section Header است را Wrap Up بگذارم، پس در فضانگهدارعنوان Wrap Up را تایپ میکنم.
توجه کنید که چون من هیچ متنی را در فضانگهدار دیگری درست در این پایینتر که در آن نوشته شده click to add text اضافه نکرده‌ام، میبینید که در سمت چپ در پانل اسلایدهای من، عنوان خیلی بزرگ به نظرمیرسد و مجدد میگویم این برجستگی نامِ عنوان به این دلیل است که در زیرعنوان یا subheading چیزی به عنوان یک متن ندارم.
من میخواهم کمی دیگر در ارائه‌ام پیش بروم ومجدداً، اینکار را انجام بدهم. من میخواهم یک اسلاید جدید با یک بخش عنوان‌دار یا با یک اسلاید از نوع Section Header ایجاد کنم.
پس می‌آیم و خیلی راحت بین اسلایدهای 10 و 11 کلیک میکنم و از این بالا در گروه slides گزینه new slide را میزنم و گزینه Section Header را انتخاب میکنم.
عنوان این یکی را میخواهم Executive Team بگذارم.
شاید بعداً متوجه شوم که وسط اسلایدها هم نیاز دارم یک بخش جدید اضافه کنم، پس حالا خیلی راحت میخواهم بروم وسط ارائه‌ام و یک بخش جداکننده بهمراه عنوان یا section headers در این قسمت یعنی بین اسلایدهای 6 و 7 هم بگذارم.
و نهایتاً شاید بسته به نیاز یک اسم برای آن انتخاب کنم.
شاید دوست داشته باشم اسمِ این بخش را بگذارمhospitality .
بخش بندی اسلایدها با گزینه Section
حالا که من این عناوین را با استفاده از اسلایدِ بخش بندی یعنی Section Header دارم و این بخش‌بندیها صرفاً برای کاربرانی که قرار است ارائه من را ببینند قابل فهم است، وقت آن است در مورد بخشها به نرم افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت هم بگویم، تا نرم افزار هم بخشها را بتواند خودش شناسایی کند و با روشهایی که چند لحظه دیگر درمورد آنها با شما صحبت میکنم بتواند آنها را دسته بندی و سازماندهی کند. من میتوانم یک بخش منطقی داخل ارائه ایجاد کنم، یعنی اینکه کلاً یکسری از اسلایدها را بیایم و بگذارم در یک دسته مجزا و آنها را منطقیتر بخش بندی کنم.
من دوباره بین آخر بخش قبلی و اول این بخش کلیک میکنم.
اینبار ازِ سربرگ Home نوار ریبون روی آیکون Section کلیک میکنم. از اینجا گزینه Add Section را انتخاب میکنم.
این دستور یک untitled section یا به اصطلاح بخش بدون عنوان برای من ایجاد کرد و من میتوانم ببینم داخل پنل اسلایدها، یک بخش کلی به رنگ قرمز، شاملِ اسلایدهایِ موجود در این بخش ایجاد شده است.
اینرا هم بد نیست بدانید چون من آمدم و از سمتِ آخرین اسلاید به بالا حرکت کردم، نرم افزار می‌آید و اتوماتیک از این قسمتی که من چند لحظه پیش با ماوس درست بین اسلاید 15 و 16 انتخاب کردم تا آخرین اسلاید موجود در ارائه را، در یک بخش و مجموعه قرار میدهد و همانطور که گفتم اسلایدهایِ این مجموعه را میبینید که الان به رنگِ قرمز هستند. این یک راه عالی برای رفتن از پایین به بالا برای کار کردن روی ارائه است، چون دیگر هر موقع که بخواهید بروید به بخش wrap up خیلی سریع میتوانید آنرا پیدا کنید.
من نیاز دارم یک اسمی به این بخش اختصاص بدهم، بنابراین روی بخش راست کلیک میکنم و گزینه Rename Section را انتخاب میکنم.
ازاین کادر میتوانم یک نام به این بخش اختصاص بدهم، میخواهم اسم این بخش را Wrap Up بگذارم و دکمه Rename را کلیک میکنم.
اجازه دهید به بخش executive که چند لحظه پیش اسلاید مشاهده بصری آن برای بینندگان ارائه را ایجاد کردم، بروم و برای اینکه این بخش را به پاورپوینت هم بشناسانم و حتی خودم هم راحتتر بتوانم این بخش را پیدا کنم، مجدداً می‌آیم بالای اسلاید executive کلیک میکنم و ماوس را قرار میدهم درست جایی که قرار است این بخش شروع شود و روی آیکون section کلیک میکنم و گزینه Add Section را انتخاب میکنم.
اگر اسکرول را پایین بکشم، میبینم که این بخش فقط شامل اسلایدهایی است که میرسند به آخرین بخشی که به همین طریق چند لحظه پیش ایجاد کردیم.
یعنی این بخش ما میشود، تمام اسلایدهایی که از نقطه‌ای که ماوس را قرار دادیم و مجموعه جدید را تعریف کردیم، تا اول دو اسلایدی که برای تعریف بخش گذشته یعنی wrap up ایجاد کردیم.
من دوباره راست کلیک میکنم، گزینه Rename Section را انتخاب میکنم و یک نام به مجموعه جدید اختصاص میدهم.
روی دکمه Rename کلیک میکنم و حالا من یک بخش دیگر دارم.
بیایید اینکار را برای همه بخشها انجام دهیم.
من همچنین میخواهم نام بخش پیشفرض که الان با default section مشخص شده را هم تغییر دهم.
این همان بخشی است که در ابتدا همه اسلایدها زیر مجموعه و شامل آن بودن، من میخواهم نام این بخش را Intro بگذارم.
تبدیل اسلایدها به ساختار درختی
پس حالا وقتی این بخشها را ایجاد کردیم چه کارهایی میتوانیم با آنها انجام دهیم؟ اگر در پاورپوینت بتوانید روی یک بخش خاصی از ارائه کار کنید، مطمئناً خیلی موفقتر از زمانی است که بخواهید با یکسری اسلایدهای در هم و برهم و بینظم کار کنید.
برای مثال، اگر من روی آیکون Section داخل سربرگ Home در نوار ریبون کلیک کنم، من میتوانم گزینه Collapse All را انتخاب کنم.
این دستور هر بخشی را که ایجاد کردم بصورت سربسته به من، نشان میدهد و یا به زبان ساده‌تر داخل پنل اسلایدها، بخشها را بصورت درختی میبینم. بد نیست بدانید در پکیج آفیس، Collapse به طریقی همیشه به معنی جمع و جور کننده است.
من میتوانم به سرعت بعد از انتخاب گزینه Collapse الان این توانایی را داشته باشم که ببینم داخل هر بخش چند تا اسلاید دارم وهمچنین من میتوانم با کلیک کردن روی هر بخش، آن بخش را باز یا به اصطلاح مایکروسافت expand کنم و فقط روی آن بخش خاص کار کنم.
من همچنین میتوانم روی آیکون Section درست در این بالا مجدد کلیک کنم و گزینه Remove All Sections را انتخاب کنم. این گزینه برای زمانی مورد استفاده است که نخواسته باشم از این تم یا نما استفاده کنم و قصدم این باشد که همه مجموعه‌هایی که ایجاد کردم را سریع حذف کنم، یا میتوانم گزینه Expand All را انتخاب کنم تا همه بخشها باز شود وهمه اسلایدها را ببینم.
استفاده از ابزار Slide Sorter برای سازماندهی اسلایدهای بخش بندی شده
استفاده از این آپشنها برای کار کردن روی اسلایدهای مرتب شده آسانتر است.
من میخواهم روی سربرگ View از نوار ریبون کلیک کنم و از دسته perezention views، آیکون Slide Sorter را انتخاب کنم.
دوباره، من میتوانم همه بخشها را ببینم و اگر اسکرول را حرکت بدهم، و روی مثلث کنار هر بخش کلیک کنم؛ میتوانم آن بخش را باز کنم و یا آنرا ببندم و آنها را جمع و جور کنم.
این حالت نمایش برای کار کردن روی بخشها چیز بزرگی است، و همچنین میتوانم ماوس را روی علامت zoom در پایین سمت راست صفحه نمایش درگ کنم و به راحتی همه اسلایدهای هربخش را ببینم.
این مسأله خیلی آسانی است که میتوانم روی یکی ازاسلایدها کلیک کنم و آن را درگ کنم به جای دیگری واسلایدها دوباره چینی شوند، که من در ویدئوهای آموزشی بعدی درمورد این صحبت میکنم.
و حتی عنوان هر بخش را میتوانم با کلیک بر روی آن و درگ کردن آن، خیلی راحت جابه‌جا کنم.
حالا که شما درحال کارکردن روی بخشها هستید، من فکرمیکنم که کار شما در ایجاد یک ارائه خیالی و خوب سازماندهی شده که بتواند تمام نیازهای شما را خیلی سریع برطرف کند، راحتتر شده و الان فهمیدید که راه خیلی آسانتری هم برای سازماندهی ارائه‌ها هم است.