بازرسی و کنترل اطلاعات بی ربط با یک ارائه از طریق ابزار Inspect Document
در این درس از دوره‌ی PowerPoint Essential Training، فرآیند جامع inspect کردن یک presentation برای شناسایی stray comments به‌صورت گام‌به‌گام توضیح داده می‌شود؛ از شناسایی کامنت‌های پنهان با استفاده از ابزارهای داخلی PowerPoint مانند Inspect Document و Review تا حذف دقیق آن‌ها به‌گونه‌ای که ارائه بدون هیچگونه اطلاعات ناخواسته و کاملاً آماده به اشتراک‌گذاری گردد. این آموزش تخصصی، که استانداردهای سئو و بهینه‌سازی محتوا را رعایت کرده و برای مهندسان و کارشناسان طراحی شده است، زمینه را برای درک کامل فرآیند پاکسازی و بهبود کیفیت نهایی فایل ارائه فراهم می‌کند، به‌طوری که همراه با ویدیوی جامع منتشر شده در YouTube، مخاطب به‌طور کامل با روش‌های حرفه‌ای آشنا می‌شود.
اگه شما بخایید مجددا از یک ارائه استفاده کنید و اون رو به اشتراک بذارید، ممکن هست شما نخاید پیش نویس ها و علامت گذاری هایی که در ویدئوهای آموزشی قبلی با نحوه سفارشی سازی اونها آشنا شدید رو در ارائه ای که قرار هست باشتراک بذارید؛ بگنجونید و نخاید دیده بشن. نرم افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت این موضوع رو درک میکنه و راه حلی رو بهتون پیشنهاد میکنه، و خیلی آسون میتونید نشونه ها یا قسمتهایی از ارائه تون رو که نمیخایید به اشتراک گذاشته بشه رو قبل از ارسال نهایی حذف کنید.
برای بررسی این مهم و اینکه چگونه میشه به یکباره همه علامت گذاری ها یا یادداشتهای سخنران رو در ارائه نهایی دستخوش تغییرات بکنیم، از نوار ریبون سربرگ Fileرو انتخاب میکنم، روی گزینه Info کلیک میکنم، از پنل باز شده در سمت چپم گزینه Check for Issues رو انتخاب میکنم، و سپس گزینه Inspect Document رو انتخاب میکنم. با انتخاب کردن این گزینه کادری برای شما باز میشه از این کادر شما میتونید هر چیزی رو که میخایید برای سندتون نشون داده نشه تیک دارکنید، برای مثال، گزینه comments and ink annotations به معنی توضیحات و یادداشت های دستنویس؛ رو می بینیم شما ممکن هست یادداشتهای دستنویس ای داشته باشید که اونها رو از قبل برای ارائه تون گذاشتین و بخایید اونها رو از سندی که میخایید ارسال کنید حذف کنید. پس باید این گزینه رو تیک دارکنید.
شما همچنین میتونید سندهای ترکیب شده با فایل پاورپوینت رو با تیک دار کردن گزینه embedded documents رو؛ برای نمایش یا عدم نمایش در فایل نهایی که میخاید باشتراک بذارید رو هم بازرسی کنید، مثل فایلهای Excel، که اگه از ویدئو های آموزشی قبلی بخاطر بیارید ما با گزینه embedded این مهم رو در پاست اطلاعات نمودار ها و جداول بررسی کردیم. البته اگه داده های جدولی رو با روش past فقط داده های جدولی اعمال کرده باشید نرم افزار مایکروسافت پاورپوینت نمیتونه فایلی رو پیدا کنه که اون رو حذف کنه و تیک دار کردن این گزینه مشکلی رو ایجاد نمیکنه.
من توی ویدئوهای آموزشی قبلی گزینه های pastکردن و اینکه استفاده از گزینه embedded می تونه چه ریسک امنیتی رو براتون ایجاد کنه رو بهتون نشون دادم و دیدیم که قرار دادن کل یک سند Excel توی ارائه تون می تونه چقدر خطرناک باشه. همونطور که می بینید ما الان در پنجره ای با نام Document Inspector به معنی کنترل کننده اسناد نرم افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت هستیم، و مثلا برای اینکه بخاید اسناد اکسل پاست شده با روش embeddedرو از ارائه تون حذف کنید کافی هست بیاید و تیک چک باکس کناری گزینه embedded Documentموجود در پنجره Document Inspector رو اعمال کنید و این براحتی میتونه این سندها رو پیدا کنه و اونا رو حذف کنه.
درنهایت، شما میتونید با تیک دارکردن گزینه presentation notes یادداشتهای ارائه تون رو چک کنید. شما ممکن هست نخایید یادداشتها و نکات ارائه دهنده رو برای افراد دیگه ارسال کنید، چون یادداشتهای سخنران خصوصی هستن و فقط برای شما هستن. من میخام روی دکمه Inspect کلیک کنم و بازرسی چک باکس هایی که سفارشی شون کردم رو شروع کنم، و بعد از اینکار نهایتا من میتونم هرچیزی رو که این بررسی سفارشی، اومد و توی سند پیدا کرد، رو ببینم.
برای مثال، این بررسی اومده و یکسری توضیحات یا comments پیدا کرده. همچنین با مشاهده کردن گزینه Document properties and personal information متوجه میشم که اطلاعات cropتصاویر، مانند جایی که من یک تصویر روکراپ کردم توی این بررسی؛ پیدا شده. با این حال اگر من بخام این تغییراتم و چگونگی اعمالشون حذف بشه این رو بدونید که تمام اندازه های باقی مونده روی تصویرم رو توی اسلایدم بعد از حذف اون تنظیمات؛ باز هم خواهم داشت؛ اینطور بگم که تنظیمات نهایی به صورت غیر قابل محسوسی روی تصویر باقی می مونن، انگار که از همون اول تصویر به همین صورت کراپ شده در ارائه قرار داده شده. من میتونم اسکورول رو به سمت پایین بیارم و هر چیزی رو که پیدا شده رو ببینم، چیزهایی از قبیل comment ها یا همون یادداشتهای ارائه دهنده که می بینید در اینجا أزشون با نام presentation notes یاد شده. من میتونم هرچیزی رو که میخام با کلیک کردن روی دکمه Remove All حذف کنم. برای مثال، من میخام نکات یا notes و یادداشتها یا comment های ارائه دهنده رو حذف کنم و بعد از اینکار نهایتا از اینجا، من میتونم روی دکمه Close کلیک کنم، و سپس روی پیکان سمت چپ محیط back stage view کلیک کنم تا به عقب برگردیم یعنی محیط ویرایش اسلایدهام. می بینید که Speaker note ها حذف شدن و دیگه اثری أزشون دیده نمیشه.
این ایده خوبی برای ایجاد یک بررسی و کنترل اسنادتون قبل از انجام هرنوع ذخیره کردن و به اشتراک گذاشتن هستش، مگه اینکه بخایید توضیحات و نظرات رو به اشتراک بذارید، که در اینصورت کاری کردین که من آدمای خیلی کمی رو تا حالا دیدم که در کارشون بخان این اطلاعات شخصی رو با بقیه باشتراک بذارن.