تمرین زمانبندی اسلایدها قبل از شروع ارائه دادن
در این درس آموزشی جامع پاورپوینت، اهمیت مدیریت دقیق زمان ارائه از طریق تمرین زمانبندی اسلایدها با استفاده از ابزار Rehearse Timings مورد بررسی قرار می‌گیرد؛ در این آموزش، با تاکید بر آشنایی با زمان کل ارائه، تمرین با صدای بلند و کنترل مکث‌ها از طریق دکمه‌های Pause و Resume Recording، نحوه ضبط زمان هر اسلاید به صورت تخصصی توضیح داده شده است. همچنین، با بهره‌گیری از قابلیت Slide Sorter، امکان ارزیابی دقیق زمان صرف شده بر روی هر اسلاید فراهم شده تا در صورت نیاز بتوانید ساختار ارائه خود را بهینه کنید؛ به این ترتیب، هدف ارائه این درس، تجهیز شما به مهارت‌های حرفه‌ای جهت برگزاری ارائه‌ای هماهنگ و دقیق است.
یک فاکتور و عامل مهمی که در چگونگی ایجاد یک ارائه باید در موردش اطلاع داشته باشید، این هست که شما باید بدونید برای ارائه دادن چقدرزمان در اختیار دارید. وقتی که دارید ارائه تون رو نشون میدین؛ این باید همیشه توی ذهن شما باشه که چقدر زمان در اختیارتون هستش و این یکی از چیزهایی هست که باید روی صفحه نمایشتون در حین ارائه دادن حتماً ببینید و چیز دیگه این هست که در حین ارائه باید با صدای بلند صحبت کنید. به این دو دلیل شما باید زمان بندی ارائه تون رو مدتها قبل از ارائه واقعی جلوی مخاطبین تون تمرین کنید، و روی زمان ارائه تون مدیریت داشته باشید؛ پس پیشنهادم این هست که قبل از اینکه بخاید ارائه پاورپوینت تون رو روبروی مخاطبین ارائه بدید بیاید و با آگاهی از اینکه چقدر زمان در اختیارتون هست ارائه تون رو با صدای بلند و همچنین با سرعت صدایی متناسب با زمان کلی ارائه تون؛ تمرین کنید.
نرم افزار قوی مایکروسافت پاورپوینت به شما این اجازه رو میده که این کاررو انجام بدید. برای این کار در پاورپوینت ابزاری به نامRehearse Timings یا به اصطلاح تمرین زمان بندی، برامون قابل سفارشی و در دسترس هستش. من میخام سربرگم رو به سربرگ Slideshowتغییر بدم.
از دسته بندی set upروی ایکون Rehearse Timings کلیک میکنم. با انتخاب این ایکون بلافاصله اسلایدهاتون شروع به نمایش میکنن و در واقع وارد محیط Slide Show خواهین شد. اینجا، جایی هست که شما میتونید شروع به صحبت کردن درمورد ارائه تون کنید. به درستی اونطوری که میخایید برای مخاطبیتون صحبت کنید شروع کنید به صحبت کردن؛ و با این سناریو بیاید زمان تقریبی ای که هر اسلاید برای نمایش به مخاطبین نیاز داره رو، با تمرین کردن بدست بیارید و اسلایدهاتون رو نشون بدین.
برای هدایت شدن یا رفتن به اسلاید بعدی، شما میتونید ازکلید پیکان به سمت راست روی صفحه کیبوردتون استفاده کنید، یا شما میتونید با ماوستون یک کلیک بکنید. من در این حالت شناور ماوسم روحرکت میدم روی این نوارویدئویی و میتونم با کلیک کردن روی دکمه Play این ویدئویی روکه توی این اسلاید گذاشتم رو پخش کنم. بعد از این که این پخش ویدئو تمام شد و صحبت هایی که قرار بود برای این اسلاید توضیح بدم، رو بعنوان تمرین با صدای بلند گفتم؛ خیلی راحت من ازکلیک ماوسم برای رفتن به اسلاید بعدی استفاده میکنم.
من میخام درمورد این اسلاید کمی بیشترصحبت کنم و سپس برم به اسلاید بعدی و با این روش بیاید و دقیقاً در همون زمان و با همون صحبت هایی که قرار هست در ارائه اصلی تون در مقابل مخاطبینتون داشته باشید؛ در طول تمام اسلایدهای ارائه تون پیش برید و کار تمرینی تون رو با این سناریو تکمیل کنید. وقتی این کار رو کردم میتونم روی دکمه Pause از سمت چپ بالای اسلاید کلیک کنم تا ضبط متوقف بشه؛ بعنوان یک کاربرد از دکمهPause اینطور میشه گفت: گاهاً در حین تمرین من نیاز به جمع بندی مطالب خودم پیدا می کنم پس به یک وقفه نیاز پیدا میکنم یا اینکه برای ایجاد تغییرات روی ارائه ام نیاز به این وقفه دارم. خب در هر دو حالت من میام و روی دکمه Pause کلیک می کنم و کارهای مد نظرم رو انجام میدم و وقتی من آماده ادامه تمرین ضبط شدم میتونم روی دکمه Resume Recording کلیک کنم. با این حال، اولین چیزی که میخام قبل از زدن روی دکمه Resume Recording بهتون نشون بدم، این هست که دربالا صفحه ضبطم دو تا عدد دارم.
همه این اعداد زمان های سپَری شده برای ارائه من هستن.
عدد سمت چپ نشون دهنده این هست که چقدر زمان برای این اسلاید آخری؛ یعنی درست همین اسلاید حال حاضر که می بینید؛ صَرف شده است و عدد سمت راست نشون دهنده زمان صرف شده برای کل ارائه ام هست.
من میخام روی دکمه Resume Recording کلیک کنم تا ادامه ی ارائه ام رو زمانبندی کنم و سپس اگه کارمون رو ایندفعه تونستیم بدون نیاز به وقفه تا آخر انجام بدیم؛ خب وقت اون رسیده که از محیط Slide Show خارج بشیم. ما میخاییم ازمحیط نمایش ارائه مون بیرون بیاییم. با نگه داشتن دکمه Escاز صفحه کیبوردم میام و برای خارج شدن از محیط Slide Show أزش استفاده میکنم و بعد از اینکار می بینیم این کادر باز میشه و به من میگه که چقدر زمان برای نمایش اسلایدهام صرف شده. این از من میپرسه که اگه من بخام زمان بندی اسلاید هام رو ذخیره کنم روی دکمه yesکلیک کنم یا اگر این زمانبندی رو نمیخاید باید روی No کلیک کنید و من چون از تمرین زمانبندیم نسبتاً راضی هستم؛ الان روی دکمه yes کلیک میکنم. حالا که نرم افزار اومده و این زمانبندی رو برامون ذخیره کرد، یک مزیت بزرگی رو در اختیارمون قرار میده که من میتونم ببینم چقدرزمان برای نمایش هر اسلاید صرف شده است. من میتونم به پنجره مرتب سازی اسلایدها یا Slide Sorter برم، برای اینکار هم می دونید که باید سربرگ Viewرو انتخاب کنید، و روی آیکون Slide Sorter کلیک کنید، و از اینجا می بینید که من میتونم ببینم که چقدرزمان برای هراسلاید صرف شده.
این قابلیت بسیار مفیدی هستش. بعد از اینکه تمرین قبل از ارائه دادن رو تکمیل کردم اگه من با یک نگاه مختصر به اسلایدهای محیط Slide Sorter، متوجه شدم که زمان زیادی صرف یک اسلاید خاص کرده ام، این میتونه به من بگه که من ممکن هست نیاز به شکستن این اسلاید به چند اسلاید داشته باشم و به همین ترتیب، اگه زمان بندی یک اسلاید خیلی کوتاه باشه بدونید که اون داره فریاد میزنه که اون اسلاید با اون زمان بندی کوتاه برای آهنگ سرعت ارایه من زشت هست، در چنین شرایطی من شاید بتونم از شر اون خلاص بشم و اون اسلاید کوتاه روحذف کنم یا با یک یا چند اسلاید دیگه اون اسلاید رو ترکیب کنم. هر موقع شما کل ارائتون رو با ابزار Rehearse Timings تمرین کردید شما میتونید اینجا زمان بندی جدیدی بذارید و میشه گفت تنظیم این زمانبندی ارائه صرفاً باید توسط ارائه دهنده انجام بشه و با این ویدئوی آموزشی بالاخره شما زمان بندی ومدیریت کردن روی ارائه تون رو به طور کامل ودقیق پیدا کردین.