بررسی تخصصی Page Setup و بحث پیرامون کنترلرهای متعدد پرینت
این درس به بررسی کامل تنظیمات صفحه (Page Setup) و کنترل‌های چاپ در نرم‌افزار اکسل می‌پردازد و ابزارهای کلیدی برای بهینه‌سازی فرآیند چاپ اسناد را معرفی میکند. در این آموزش، مفاهیم تخصصی مانند تغییر جهت صفحه (Orientation)، تنظیم اندازه کاغذ (Page Size)، تعیین حاشیه‌ها (Margins)، استفاده از ابزارهای مقیاس‌بندی (Scaling) برای جا دادن داده‌ها در یک صفحه، و مدیریت محدوده‌های چاپ (Print Area) به‌صورت عملی توضیح داده می‌شوند. همچنین، قابلیت‌هایی نظیر افزودن سرصفحه و پاصفحه (Header & Footer) و پیشنمایش شکستن صفحات (Page Break Preview) برای شخصی‌سازی و مدیریت بهتر چاپ معرفی شده‌اند. این درس برای متخصصانی طراحی شده که نیاز به تسلط بر جزئیات چاپ حرفه‌ای در اکسل دارند و به دنبال راهکارهای کاربردی برای تنظیم دقیق خروجی چاپی خود هستند. با دیدن ویدیوی این درس، شما به تمامی ابزارها و تکنیک‌های پیشرفته مورد نیاز برای چاپ اسناد اکسل مسلط خواهید شد.
وقتی شما میخواهید یک ورک شیت رو چاپ کنید، خیلی واضح است که برای کنترل بعضی از ویژگیها، از بین منوها، اولین بار میروید سراغ منو Page Layout، البته شاید این منو رو توی آموزش قبلی دیده باشید. اگر شما بخواهید برای چاپ، یک عنوان اضافه کنید، باید اینجا روی Print Title کلیک کنید، دقت کنید کادر محاوره ای که باز میشود اسمش Page Setup است و اگر شما با نسخه های قبلی اکسل کار کرده باشید، احتمالاً این کادر محاوره ای با سربرگهای مختلفش رو میشناسید و در ضمن ممکن است متوجه شده باشید که منو Page Layout، یک بخشی به اسم Page Setup دارد؛ این قسمت است. یک فلش کوچک هم، این گوشه پایین سمت راستش وجود دارد، در واقع این یک dialog box launcher است، که برای ما Page Setup را فعال می کند.
بنابراین یک روش برای چاپ، شروع کردن کارمان با این قسمت است. در حال حاضر این قسمت، همه اون چیزهایی که ما می خواهیم رو ندارد، ولی قطعاً بعضی از ایده های چاپ رو به ما ارائه میدهد. خیلی از ویژگیهای اینجا رو جاهای دیگر هم می بینیم شان. اما اگر شما به خصوص با نسخه های قدیمی تر اکسل آشنا باشید، میدانید که این می تواند خیلی برای ما مفید باشد. از اینجا شما می توانید درست به Print Preview بروید. همیشه به پایین این صفحه نگاه کنید، الان اینجا دارد میگوید صفحه 1 از 34، به کمک اسکرول ماوسم اینجا رو هم یک نگاهی می کنم، می بینید که چه اتفاقی افتاده، به نظر میرسد اکسل اینها رو از سمت چپ شیت، برای چاپ چیده باشد، بعدش به سمت راست شیت میرود و بقیه رو اینجا قرار میدهد. به عبارت دیگر چون تنظیمات به گونه ای هست که کل ورک شیت و جدول هایم تو یک صفحه نمایش داده نمیشوند اکسل اول می‌آید سمت چپ ورک شیت رو به ترتیب تا آخر پرینت میکند و بعدش می‌آید سمته راست ورک شیت رو شروع به چاپ بر روی کاغذ میکند البته اگر این بالا من روی دکمه بزرگ پرینت کلیک کنم.
در ضمن توجه کنید وقتی شما دارید پنجره Print Preview رو می بینید، اینجا سمته چپش، گزینه Page Setup هم وجود داره. اینجا کلیک کنید، چیزی که می بینیم، همون کادر محاوره ای Page Setup است. بنابراین ما به روشهای مختلفی می تونیم به این کادر برسیم. اگه ما از اینجا escape صفحه کلید رو بزنیم، به محیط ورک شیتمون برمیگردیم. اگه شما هر زمانی نیاز داشتید به Print Preview برید، و از این مسیر به Page Setup برید، قطعاً می تونید Ctrl F2 رو از صفحه کلید فشار بدید. یا اگه دکمه Print Preview رو به نوار ابزار Quick Access اضافه کرده باشید، می تونید برا رفتن به Print Preview ازش استفاده کنید و خیلی راحت اینجا روش کلیک کنید. بنابراین ما ممکن توی Page Setup چه چیزهای دیگه ای رو بخواهیم ازشون استفاده کنیم؟ بعد از اینکه به Preview رفتیم، اجازه بدید ببینیم؛ دوباره اون اینجا هستش، اینجا مقدار زیادی فضای سفید توی لبه های کاغذ نشون میده، شاید ما بتونیم این حاشیه ها رو کنترل کنیم.
الان اینجا، مثل خیلی از ویژگیهای دیگه چاپ، ما این ابزارها رو توی جاهای مختلفی می بینیم. دقیقاً اینجا، یک ویژگی برای کنترل کردن حاشیه ها وجود داره. اینجا کلیک می کنم، یا احتمال داره به Page Setup برم، اینجا یک بخشی به اسم Margins وجود داره. در حال حاضر می بینیم یک اینچ بالا ویک اینچ پایین است، که شاید مناسب باشن. اگه حوصله ندارید که یک مقداری رو برای تنظیم هدر و فوترتون اعمال کنید خیلی راحت می تونید با این فلش اینها رو کمتر کنید، اجازه بدید من کمترشون کنم، 2 سانتی متر اینجا و 2 سانتی متر هم اینجا. اینکار به ما اجازه میده تا تعداد سطرهای بیشتری رو توی هر شیت ببینیم، اگه ما درست نزدیک خط شکست یا نقطه انفصال یا همون break point باشیم، شاید بتونیم همه داده هامون رو توی شیتهای کمتری بذاریم.
پس من می خوام اینجا، روی ok کلیک کنم، ولی قبلش این پایین رو ببینید، پایین صفحه نوشته 1 از 34. خب حالا ok می کنم، الان شد 1 از 32. البته تغییر خیلی زیادی نکرد، اگه از همینجا روی گزینه Page Setup ای که این پایین است برید و روی اون کلیک کنید، پنجره Page Setup دوباره فعال میشه. وقتی شما اینجا یک تغییراتی میدید و بعدش روی ok میزنید، شما نه تنها تغییر رو توی نحوه نمایش اطلاعاتتون می بینید بلکه تعداد صفحات هم تغییر می کنن. با تغییر دادن حاشیه های چپ و یا راست، نمی تونید تعداد صفحات رو خیلی کنترل کنید ولی ممکنه یک ستون بیشتر، توی صفحتون جا بدید.
البته دوباره، ممکنه من توی این یکی بیام، شاید بخواهم هر دو حاشیه چپ و راست رو کمتر کنم، اینکار ممکنه تاثیری داشته باشه ممکن هم هست نداشته باشه. وقتی من روی ok کلیک می کنم، حواستون به این پیش نمایش سمت راست باشه، ستون compensation سمت راست، سمت راست ترین ستون است، من روی ok کلیک می کنم، ستون دیگه ای اضافه نشد، ولی ببینید چطور اومد ستونها رو یه کمی توی صفحه فشرده تر کرد، و یک فضای بیشتری رو، توی سمت راست به ما داد. من فکر میکنم بهتره بیام اینجا از این استفاده کنیم. ما اینجا گزینه های دیگه ای هم داریم که می تونیم ازشون استفاده کنیم، مثل گزینه fit to که می تونیم باهاش اندازه رو تنظیم کنیم، توی این بخش دو عدد رو میتونیم تعیین کنیم. عدد اول از سمت چپ مشخص میکنه که همه ستون های شیت ما حداکثر توی عرض چند صفحه باید فشرده بشن، و عدد دوم هم مشخص میکنه که همه سطرهای شیت حداکثر توی ارتفاع چند صفحه باید جا بشن. عرض 1 صفحه چطوره، خب توسط این، من حدس میزنم الان، اگه ما اینها رو طوری فشرده کنیم که بتونیم ستونهای دیگه سمته راست رو هم اینجا قرار بدیم، شاید بتونیم اونها رو توی هر چند صفحه که می خوایم فیت کنیم، 16 صفحه چطوره؟ تقریباً نصفحه صفحات الان ما.
اما آیا این کار می کنه؟ خب ،اجازه بدید ببینیم پیش نمایش چه چیزی بمون نشون میده. پس رو ok کلیک می کنم، به نظر می رسه ما تونستیم این کار رو انجام بدیم. در حاله حاضر،مساله دیگه ای هم که هست، اینه که من می تونم این رو با ویژگی دیگه ای هم قطعی کنم و همه ستون های جدولم رو تو یک صفحه نمایش بدم، ولی فعلا داریم می بینیم چطور اکسل اومده داده هایی که واقعا ما نمی خواستیمشون رو اینجا برای ما گذاشته. پس اجازه بدید از صفحه کلید، روی Escape بزنم. من یه ویژگی از آموزش قبلی رو می خوام اینجا استفاده کنم، Page Break Previe، گوشه پایین سمت راست، این دکمه درست اینجاست، روش کلیک می کنم، من این خط آبی ضخیم سمته چپ رو اینجا میارمش. حالا اجازه بدید برگردم به Print Preview. الان شده 13 صفحه.
فعلا این می تونه یه راه حلی برای ما باشه که می تونیم انجامش بدیم. ممکن است لازم بشه ویژگیهایی از آموزش قبلی رو دوباره اینجا بررسی کنیم. Escapeرو میزنم. می تونیم برگردیم اینجا، زومم رو یک کم زیاد می کنم، به اندازه ای که اینو بهتر ببینیم. از این گوشه پایین سمت راست، من از این نوار لغزنده استفاده می کنم، همچنین می تونیم از دکمه به اضافه سمت راست استفاده کنیم. اگر ما بخواهیم عناوین رو توی هر صفحه ای ببینیم، به سادگی می تونیم اینکار رو با Print Titles انجام بدیم.این چه کاری انجام میده؟ این Page Setup یا در واقع پنجره تنظیمات صفحه رو فعال می کنه، خب دوباره این اومد. من اینجا جلو گزینه Rows to repeat at top کلیک می کنم، برای مثال اینجا، میام سطر یک رو کلیک می کنم تا انتخاب بشه، اینجا هم Print Preview هستش.
بنابراین می تونه این طوری بشه، الان شاید برای چاپ آماده باشیم، می تونیم درست از همین جا، با این دکمه ای که اینجا وجود داره بیایم چاپ بگیریم. بازهم، اگه چیزهای دیگه ای باشه که ما بخوایم برای چاپ تغییرشون بدیم، خب Page Setup اینجا هستش، ما الان می تونیم بعضی چیزها رو از اینجا کنترل کنیم. در ضمن ما می تونیم Header و Footer رو هم، از اینجا کنترل کنیم. همین الان از اینجا، احتمالاً می تونید یک کم اونها رو توی این زمینه ببینید. در حال حاضر اینجا، اسم فایل رو، برای چاپ وجود داره. من فکر نمی کنم دوست داشته باشم این اینجا بمونه. میام روی سربرگ Header/Footer کلیک می کنم، خب شما هم الان می بینید که این می خواد 06-Printing رو چاپ کنه، این اسم فایلمون است. اجازه بدید من بیام این فلش اینجا رو کلیک کنم، اینجا اسم فایل رو به مدلهای مختلفی نشون میده، اینجا اسممون وجود داره، اینجا تاریخ وجود داره، من هیچ کدوم از اینهایی که توی این لیست هستن رو دوست ندارم بذارم.
به نظر شما Custom Header چطوره؟ اجازه بدید یکبار امتحانش کنیم پس روی این گزینه کلیک می کنم. اگه آموزش قبلی رو دیده باشید، احتمالاً یادتون هست که این رو با استفاده از تب Page Layout انجام میدادیم. ممکن الان من بخوام اسم شرکت رو اینجا بذارم، یعنی شرکت مهندسین مشاور طهاکو. همین قدر برای اینجا کافیه، دیگه بقیه اش رو نمی نویسم. اگه بخواید می تونید تاریخ و یا ویژگیهای دیگه رو اضافه کنید، نمونه هایی از ویژگیهای دیگه ای، دقیقاً اینجا، قابل دسترس هستند. این دکمه ای که دقیقاً اینجاست به نظر میاد یک تقویم باشه، در واقع ما می تونیم با این بیایم تاریخ رو درج کنیم. بعضی وقتها که روی اینها قرار می گیرید یک کادر پاپآپی زیرش نشون داده میشه، اجازه بدید روی این برگردم فکر کنم کادری که گفتم برای این اومد. نوشته شده Insert Date. روی اون کلیک می کنم، یک space میزنم و حالا روی دکمه Insert Time. ما این کار رو به خوبی می تونیم انجام بدیم. اگه من الان خیلی راحت بیام روی OK کلیک کنم و بعدش هم دوباره ok، اونها نشون داده میشن اگر چه واضح دیده نمیشن، ولی می تونیم ببینیم، اینجا چه اتفاقی با تاریخ و زمان یا همونdate و timeافتاده.
در ضمن ما می تونیم یک شماره صفحه هم اینجا بگذاریم. الان می تونیم بیایم سمت چپ، روی Page Setup کلیک کنیم و از اینجا اون رو فعال کنیم. بر می گردم به سربرگ Header/Footer. اگر می خواید یک شماره صفحه هم اینجا باشه، به Custom Heading بر گردید. ممکنه شما بخواید اون رو سمت راست بذارید، ما اینجا یکسری گزینه برای گذاشتن شماره صفحه داریم. روی این دکمه قرار می گیرم، این دکمه Insert Page Number. این به راحتی شماره صفحه رو درج می کنه. ما می تونیم قبل از شماره صفحه، کلمه page رو اینجا بنویسیم و یک فاصله و بعدش این رو بگذاریم حتی اگه بخوایم می تونیم بعدش یک فاصله، حالا بنویسیم of و بعدش بیایم روی این دکمه ای که درست اینجاست، یعنی گزینه ای با نام تعداد همه صفحاتمون کلیک کنیم.
دوباره رو ok کلیک می کنم، بنابراین ما می بینیم ایجا نوشته Page 1 of و این بستگی به تعداد صفحاتی داره که می خواهید اینجا چاپ بگیرید. بر می گردم به Custom Header، در نهایت این میاد تعداد کل صفحات رو نشون میده. روی ok کلیک می کنم، دوباره ok. این به ما میگه 13 Page 1 of ، یعنی صفحه 1 از 13.
بنابراین می تونیم این رو توی پیش نمایش ببینیم حتی راحت می تونیم از فرمت فارسی هم استفاده کنیم. یکسری از گزینه های دیگه توی Page Setup رو ممکن بخواید بررسی کنید، مثلاً اونهایی که توی سربرگ Sheet هستن. اگر هدفتون مستند سازی، البته برای یک ورک شیت متفاوت، شاید بهتر از مثال اینجا، شما ممکن است بخواهید عنوان سطرها و ستونهاتون نشون داده بشن، پس باید بیایم گزینه Row and column headings رو فعال می کنیم.
احتمالاً ما خطوط جدولی یا Gridlines رو می خوایم. الان من قصد دارم بیام برای چند لحظه ای gridlines رو غیر فعالش کنم، این ویژگی همیشه اتوماتیک نیست. گاهی اوقات افراد از این به خوبی استفاده نمی کنن به خاطر اینکه اونها وقتی دارن با داده ها کار می کنن خطوط چهار خونه رو می بینن. ولی اونها رو توی ورک شیت نمی بینن، اونها چیزی در مورد این گزینه نمی دونن و معمولاً میان بعداً border میگذارن. اجازه بدید الان یک نگاهی به پیش نمایشمون داشته باشیم. فقط کافیه روی OK کلیک کنم. بدون خطوط جدولی، الان این برای بعضی داده ها می تونه قابل قبول باشه، ولی من فکر می کنم احتمالاً توی یک لیست، ما بیشتر تمایل داریم خطوط دیده بشن. آیا شما واقعاً می خواهید عناوین ستونها و شماره های سطرها رو ببینید؟ خب، الان ما اینجا هستیم، ومن فکر می کنم توی این ورک شیت، احتمالاً شما نمی خواهید اونها رو ببینید.
اما توی یک صفحه گسترده با داده های مالی، گاهی اوقات اونها خیلی با ارزش هستن. یکباره دیگه، بر می گردم به Page Setup، و میام سراغ گزینه های دیگه اینجا. ما می تونیم Portrait و Landscape اینجا رو تغییر بدیم، البته ما فقط می تونیم توی همین دو جهت قرار بگیریم. ما می تونیم داده ها رو توی یک صفحه هل بدیم. اگر ما فقط 25 یا 60 سطر داده داشته باشیم، یا چیزی شبیه به اینها، ممکن است بخوایم به راحتی جلوی اینجا بگذاریم، یا حتی ممکنه بخایم توسط 1 از 1 فیت بشه و کل داده هامون رو تو ی صفحه داشته باشیم. یا می تونیم گاهی اوقات در واقع نحوه نمایش رو به صورت درصد، از اینجا تنظیم کنیم. در حال حاضر این داده ها به اندازه 85 درصد جمع شدند. در حالی که تناسب اون در سراسر اینجا یکسان است. پس گاهی اوقات می تونیم این رو تنظیم کنیم.
بنابراین من فکر می کنم متوجه هدف این آموزش شده باشید. در اکسل روشهای خیلی متفاوتی برای چاپ وجود داره. استفاده از جعبه محاوره ای Page Setup، فقط یکی از اونهاست، در ضمن ما توی آموزش قبلی هم روشهای دیگه ای برای این کارمون دیدیدم. خیلی از گزینه های اینجا، قابلیتهای زیادی دارند و بهترین کار این است که همیشه به پیش نمایش بریم و با گزینه های مربوط به چاپ، در طول زمان کارمون و قبل از اینکه چاپ رو انجام بدیم، کار کنیم. من به بعضی از گزینه ها یک اشارههایی کردم، ضمناً، وقتی شما این کارها رو با یه ورک شیت انجام دادید، بعدش چاپ رو انجام بدید، شما تقریباً خیلی کارهای اضافی انجام میدید. در واقع، بد نیست این رو بگم کار اکثر کاربران اکسل این است که یکسری داده ها رو انتخاب کنن و از اونا چاپ بگیرن. پس لازم نیست این تنظیمات رو هر بار برای چاپ کردن تکرار کنید. یعنی اگه قرار است اکثر فعالیت هاتون در اکسل کار با یک ورک شیت خاص باشه شما خیلی راحت فقط کافیه یکبار تمامی تنظیمات چاپ رو برای ورک شیتتون سفارشی کنید و بعدش هر بار که خواستید دوباره از ورکشیت تون خروجی بگیرید و چاپشون کنید دیگه دغدغه تنظیمات مجدد چاپ رو نداشته باشید.
پس ما بعضی گزینه های اینجا رو توی مثال اینجا دیدیم، با استفاده از Page Setup، یا ازاین دکمه سمت راست اینجا، یا از طریق بعضی مسیرهای دیگهای که دیدیم، از قبیل استفاده از Print Preview، و بعدش رفتن به پنجره محاوره ای Page Setup و می بینیم که اینجا گزینه های زیادی برای تنظیم مشخصه خروجی چاپ در اکسل داریم.