وارد کردن اطلاعات با ابزار AutoFill
قابلبت AutoFill اکسل به ما این امکان را می دهد که بسرعت اطلاعات مشابه وارد شده در یک سلول را طبق نظم مشخص آن داده تکثیر کنیم. به این صورت که اگر داده عددی، تاریخ، زمان، ماه یا سالی وارد کرده باشیم که اسامی بعدی این داده قابلیت نمود داشته باشند، با استفاده از این ویژگی می توانیم اقدام به درج خودکار آنها در سلول های مجاور نماییم. در این ویدئوی آموزشی دانش پژوهان با این قابلیت کاربردی آشنایی کامل پیدا می کنند.
فهرست مطالب آموزش
ویژگی AutoFill (پرکردن اتوماتیک) اکسل
الان ما توی worksheet یا کاربرگی با نام AutoFill متعلق به workbook یا فایل 02-Entering Data هستیم. ما قصدمون این هست که در قسمت بالای شیت، ماه های سال رو وارد کنیم. در حال حاضر اکسل یک ویژگی به نام AutoFill یا پرکردن اتوماتیک دارد که اجازه میدهد تا ورودی هایی از نوع ماههای سال، یا روزهای هفته و چند مورد دیگه رو به سرعت وارد کنیم.
درج خودکار ماه ها با اکسل
تصور کنید که من باید توی یکی از سلولها، ژانویه رو وارد کنم . پس اون رو تایپ می کنم، خب قبل از اینکه ماه های دیگه رو وارد کنم، گوشه پایین سمت راست سلول یک مربع کوچیکی وجود دارد که به اون Fill Handle گفته میشه، وقتی با ماوس روی اون قرار میگیریم اشارهگر ماوسمون به شکل + نازک تبدیل می شود. در این زمان روی گوشه آن کلیک میکنم و در حالی که دکمه سمت چپ ماوس رو پایین نگه داشتهام، اون رو به سمت راست درگ می کنم.
دقت کنید در حالی که دارم درگ میکنم یک صفحه کوچک پاپ آپ زیر هر سلولی که به اشارهگر ماوس نزدیک هست ظاهر میشود و نشان میدهد که محتوای اون سلول چه چیزی خواهد شد. مارس، آپریل، می، ژوئن. حالا دکمه ماوس رو رها می کنم. الان همه ورودیها رو میبینیم. بعداً ممکن هست و احتمال داره بخواهیم ترازبندی این سلولها را از سمت راست تنظیم کنیم. الان من قصد ندارم در worksheet فعلی، چیز دیگهای وارد کنم ولی به خاطر اینکه مبحث مربوط به AutoFill رو ادامه بدم میام پایین توی سلول A6 و به بعضی موردهای پرکاربرد دیگه از ویژگی AutoFill اشاره می کنم.
بازخورد AutoFill به نحوه درگ Fill Handle
اول از همه باید بگم، ورودی رو با هر ماهی از سال میتونید شروع کنید. ممکن هست من بخوام با ماه مارس شروع کنم. March مارس رو تایپ میکنم ولی نمیخواهم و اصلاً شاید حوصله آن را هم نداشته باشم که خودم بیام بقیه ماه ها رو تایپ کنم. این بار گوشه سلول یعنی Fill Handle رو به سمت پایین میکشم، به راحتی داریم میبینیم که چه اتفاقی داره میافتد.
آپریل، می، ژوئن. کلیک ماوس را رها میکنم. اگر من اون را بیشتراز این به سمت پایین بکشم، نهایتاً تعداد ماه های بیشتری برای من وارد میکند. پس تا دسامبر میآییم واگر بیشتر درگ کنیم ماههای سال دوباره از اول تکرار میشوند. پس اگر ما یک ماه سال رو وارد کنیم و اون رو به پایین یا سمت راست درگ کنیم، ماه های بعدی رو به ترتیب برای ما وارد میکند. گاهی اوقات ولی به ندرت این اتفاق میافتد که لازم باشد به سمت بالا درگ کنیم. دراین حالت ماه های قبل رو برای ما وارد می کند. من ماه آپریل رو وارد میکنم، حالا به سمت بالا درگ میکنم، به ترتیب برای من مارس و فوریه وارد میشود.
اگر به سمت چپ هم درگ کنیم دقیقاً شبیه همین اتفاق میافتد.
اختصارنویسی با AutoFill در Excel
ما همچنین میتوانیم ماههای سال را بصورت مختصر بنویسیم. در این زمان معمولاً باید سه حرف اول ماه وارد شود. بیشتر اوقات شما احتمالاً با ماه ژانویه شروع میکنید، پس به راحتی میتوانید سه حرف اول اون، یعنی Jan رو تایپ کنید. فقط تا چند سلول به پایین درگ می کنم. شما میبینید که چه اتفاقی میافتد. حالا به سمت راست درگ میکنم و میبینید که همان اتفاق تکرار میشود.
البته من واقعاً قصد ندارم اینها رو اینجا روی ورک شیت خودم باقی بگذارم، پس خیلی راحت من می توانم از صفحه کلید دکمههای Ctrl + Z را فشار بدم تا به حالت undo یا مرحله قبل برگردم. به خاطر همین، Ctrl + Z را چندین بار میزنم تا از همه دادههای اضافی خلاص بشم.
همچنین می توانیم وقتی دادههای ما هایلایت یا انتخاب شده هستند با Delete صفحه کلید اونها رو حذف کنیم.
درج خودکار هفته با اکسل
همین کارهایی که برای پر کردن خودکار ماهها انجام دادیم رو می خواهیم برای روزهای هفته انجام بدیم. هفته ها رو یا به صورت کامل یا فقط با سه حرف اختصاری اولشون میتوانیم به راحتی تایپ کنیم. ابتدا من Monday را تایپ میکنم و سمت راست درگ می کنم، میبینیم که بقیه روزها وارد میشوند. اگر احیاناً هر کدام از اونها کامل دیده نشد، یعنی در سلول برای اون جای کافی نبود، این موقع می توانیم ستون مربوط را پهنتر کنیم. هرگز اونها رو با چهار حرف شروع نکنید، مثلاً نیاید بنویسید Tues که چهار حرف اول Tuesday هست. یا Thur که این هم چهار حرف اول thursday هست. چون وقتی اون رو درگ میکنیم دقیقاً خودش تکرار می شود. همین کار رو من انجام میدم، ببینید چه اتفاقی میافتد.
در حال حاضر با این نرم افزار قدرتمند نه تنها میتوانیم ماهها و هفتهها را وارد کنم، همچنین چیزهای دیگهای هم در مورد پرکردن خودکار داریم. بنابراین دیگه وارد کردن ماه و روز رو رها می کنیم.
شماره گذاری خودکار اکسل
یک زمانی ممکن هست شما مثلاً حرف Q رو بخواهید شمارهگذاری کنید؛ یعنی حرف Q را به ترتیب قبل از اعداد 1،2،3 یا 4 و به همین ترتیب قرار بدید. خب ما 1Q را مینویسیم و اون رو به کمک گوشه سلول درگ میکنیم و اتوماتیک و به ترتیب 2Q،3Qو 4Q در سلولها وارد میشوند. در ضمن شما هر ترکیب دیگهای هم می توانید با اعداد 1، 2، 3، و4 و بیشتر از این، را انجام بدهید.
درج اتوماتیک تاریخ و زمان در اکسل
همچنین شما می توانید این کار را برای تاریخ و زمان انجام بدید. اگر شما بیاید در یک سلول تاریخ وارد کنید، به طور مثال من 7/8/15 رو وارد می کنم. حالا سلول رو ازطریق گوشه پایین سمت راست درگ میکنم به سمت پایین. میبینید که به طور خودکار تاریخهای بعدی درج میشوند.
جمع بندی
تکنیکهای دیگهای هم وجود دارد که ما می توانیم به کمک AutoFill از اونها استفاده کنیم و از اون نتایج جالبی بدست بیاوریم. این کار یعنی استفاده از ویژگی پر کردن خودکار برای وارد کردن اطلاعات در سلولها خیلی مفید هستند. در واقع به کار ما سرعت میدهند. پس ما در این درس با مثالهایی که دیدیم یاد گرفتیم؛ چطور سرعت AutoFill به ما این اجازه را میدهد که ماههای سال و در صورت لزوم روزهای هفته یا حتی تاریخ و شمارش رو در زمان مناسب (کمترین زمان) وارد کنیم.