ایجاد فرمولهای ساده
در این درس دانشجویان دوره اکسل طهاکو، به ساده ترین شکل ممکن با نحوه فرمول نویسی در اکسل آشنا میشوند و آماده میشوند تا در دروس آتی بتوانند پروسه فرمول نویسی پیشرفته در اکسل را فرا بگیرند.
لینک کمکی (official link) – آموزش فرمول نویسی (formulas) در اکسل به زبان ساده
فهرست مطالب آموزش
نوشتن فرمول در اکسل
برای خیلی از کاربران یکی از رایجترین کارهایی که با اکسل انجام می‌دهند، نوشتن و ایجاد فرمول است. این worksheet ای که الان میخواهیم با آن کار کنیم، اسمش Formulas است و در workbook یا فایلی به اسم Creating Formulas and Functions قرار دارد، یاد آوری میکنم، اسم فایل را در بالای صفحه روی نوار عنوان میتوانیم ببینیم، ما احتیاج داریم که در سطر 4 مربوط به این شیت و ستونهای H و I فرمول بنویسیم. خیلی مواقع فرمولها سر راست، ساده و برای استفاده راحت هستند، اما آنها را با یک مفهوم متفاوتی نسبت به چیزی که شاید شما در مورد آنها آشنایی داشته باشید شروع میکنیم.
فرمول ساد تفریق در اکسل
در سلول B4، میخواهیم دو عدد بالای آنرا از هم کم کنیم. در حال حاضر، اگر به همه شما گفته شود این کار را انجام بدهید و شما هرگز قبلاً با اکسل کار نکرده باشید، شاید شما چیزی شبیه 120 منهای 100 را تایپ کنید.
اما در اکسل،معمولاً ما فرمول را بر اساس مکانی که در آن قرار دارد؛ مینویسیم و آن فرمول محتوا آن مکانها را در نظر میگیرد. یکی از روشهایی که این حالت را به ما نشان میدهد، این است که بگوییم سلول B4 برابر است با آن چیزی که در سلول B2 است، منهای هر چیزی که در سلول B3 است و در فرمول لازم نیست B4 تایپ شود، در حال حاضر ما می‌آییم در این سلول تایپ میکنیم =، این را بدانید فرمول در اکسل با علامت مساوی شروع میشود، حالا چند روش مختلف برای وارد کردن فرمول وجود دارد. رایجترین روش، لااقل برای اولین باری که داریم فرمول مینویسیم، این است که بیاییم آدرسها را در فرمول تایپ کنیم.
بعد از مساوی، B2 را تایپ میکنیم، حالا علامت منها و سپس B3 را مینویسیم. دلیل اینکه ما آدرس سلولها و نه محتوای آنها را در فرمول مینویسیم، به خاطر این است که اگر بعداً مقدار موجود در آن سلولها تغییر کند، فرمول به صورت اتوماتیک واکنش نشان میدهد و جواب را بر اساس مقادیر جدید تغییر میدهد. بنابراین وقتی فرمول را کامل نوشتیم، از صفحه کلید دکمه اینتر یا دکمه تب یا هر کدوم از کلیدهای جهت‌نما را فشار میدهیم.
پیگیری فرمولها از Formula bar
خب؛ ما الان یک فرمول ایجاد کردیم. حالا روی همین سلول قرار بگیرید و به نوار فرمول نگاه کنید. با این نحوه شروع، از این به بعد برای شما مهم است و به خودتان ببالید که میتونید با فرمولها کار کنید.
هر موقع شما روی یک سلول کلیک کنید، میتوانید محتوای آن هر چیزی که باشد، روی نوار فرمول ببینید، این محتوا میتواند متن، تاریخ، زمان، مقدار و یا فرمول باشد. شما با استفاده از نوار فرمول این حس را در خود بوجود می‌آورید که بفهمید این سلول الان مقدار فرمول دارد یا خیر. این را بگویم در کار با اکسل این خیلی مهم است بلافاصله بعد از کلیک بر روی یک سلول به محتوای اصلی آن دست پیدا کنیم. خب روی سلول B4 کلیک کنید و به فرمول آن در نوار فرمول خوب دقت کنید، حالا با دکمه delete صفحه کلید آنرا پاک کنید.
فرمول نویسی با کلیدهای جهت‌نما کیبورد
روش دیگریی هم برای نوشتن فرمول وجود دارد که با این روش لازم نیست آدرسها را تایپ کنید، من علامت مساوی را از صفحه کلید وارد میکنم و بعد روی کلید جهت‌نما بالا، از صفحه کلید دو بار فشار میدهم تا سلول B2 انتخاب شود. پس الان روی نوار فرمول=B2 دارم.
حالا علامت منها را تایپ میکنم و کلید جهت‌نما پایین را فشار میدهم تا سلول B3 انتخاب شود، الان روی نوار فرمول =B2-B3 دیده میشود. و این تمام چیزی است که به آن نیاز داشتیم. دکمه اینتر را فشار میدهم. حالا نتیجه چی میشود؟با این روش ممکن است کمی زمان انجام کار ما طولانی شود، اما دیگر لازم نیست آدرس را تایپ کنیم، چون موقع تایپ ممکن است علامت یا آدرسی را اشتباه وارد کنیم. الان اگر به نوار فرمول دقت کنید، این همان فرمولی است که قبلاً نوشتیم. همچنین اگر شما روی سلول دابل کلیک کنید، فرمول را به خوبی میتوانید ببینید.
فرمول نویسی با کلیک ماوس
روش سومی هم وجود دارد، شاید آن سریعتر از روشهای قبلی باشد، حتی اگر کمی سختتر به نظر برسد.
پس من دوباره فرمول را حذف میکنم و روش سوم را انجام میدهم، علامت مساوی را تایپ میکنم و با ماوس روی سلول B2 کلیک میکنم، حالا علامت منها را تایپ میکنم و بعد با ماوس روی سلول B3 کلیک میکنم. حالا می‌آیم روی دکمه اینتر از صفحه کلید فشار میدهم. میبینیم که هر سه روش مختلف برای وارد کردن این فرمول جواب یکسانی به ما نمایش داد. این سؤال ممکن است به ذهن شما برسد که حین کارمان بهتر است از کدوم روش استفاده کنیم؟ یعنی از روشی استفاده کنید که ورودی را تایپ کنید، یا روشی که از کلیدهای جهت‌نما استفاده کنید یا روش سوم که هم از ماوس و هم از صفحه کلید استفاده میکردید. الان در صورتی که همه شما فرمولها را یاد گرفته باشید و بخواهید برای سلول H2 فرمولی بنویسید که حاصل جمع همه سلولهای سمت چپ آن را به شما نشان بدهد، احتمالاً می‌آیید علامت مساوی را مینویسید، بعد روی B2 کلیک میکنید و بعد علامت + و حالا روی C2 کلیک میکنید، دوباره علامت + را مینویسید و به همین ترتیب ادامه میدهید.
من نمیخواهم فرمول را تا آخر بنویسم، اما اگر بخواهم آنرا تمام کنم باید به فرمول D2 + E2 + F2+G2 را اضافه کنم. تصور کنید اگر فرمول را کامل بنویسیم، چقدر طولانی میشود، حالا اگر این فرمول را برای 12 ماه سال بنویسم چه کار باید کنیم؟ خب؛ اگر بخواهیم به این سؤال پاسخ بدهیم، باید بگویم این نحوه فرمول نویسی، بهترین روش برای انجام کار ما نیست.
استفاده از توابع در فرمول نویسی با اکسل
اجازه بدهید به شما بگویم که برای خلاصی از این روش، در اکسل یکسری فرمولهای از پیش ساخته شده وجود دارد که به آنها function یا تابع می‌گوییم. بیشتر از 450 تابع در اکسل داریم. اگر بخواهیم تعریفی برای function در نظر بگیریم؛ میتوانیم بگوییم: فانکشنها میانبری برای فرمولها هستند. البته شاید این درباره هر موردی صدق نکند، اما این یک تعریف کلی از تابع یا فانکشن است.
اگر روی منو فرمول کلیک کنید، میتوانید شاهد همه انواع فرمولها در دسته بندیهای مختلفی داخل ribbon فرمول باشید.
طریقه کار با تابع SUM در Excel
در حال حاضر یکی از رایجترین تابعها برای هر کسی که با اکسل کار میکند، تابع sum است که مجموع را حساب میکند. من میخواهم در سلول H2 شروع کنم به تایپ فرمول، خب؛ علامت مساوی را تایپ میکنم، حالا دقت کنید به محض اینکه حرف S را تایپ کنم چه اتفاقی می‌افتد، با اینکار لیستی شامل همه توابعی که با حرف s شروع میشوند، نمایش داده میشود. ممکن است ما با بالا و پایین کردن این لیست و دیدن تابعها بخواهیم در مورد آنها کنجکاوی کنیم، ولی فعلا لازم نیست اینکار را انجام بدهیم و این روش اینقدر کوتاه است؛ که من دیگر نمیخواهم از هر روش دیگری استفاده کنم و مجبور شوم فرمول خود را تایپ کنم. پس بعد از اینکه کلمه sum را نوشتم؛ علامت پرانتز باز را وارد میکنم، یادتان بماند که برای همه توابع باید علامت پرانتز باز و بسته را بگذاریم. خب؛ الان باید از سلول B2 تا G2 انتخاب شود، اینکار را با ماوس و به روش درگ کردن میتوانیم انجام بدهیم و فرقی ندارد که G2 را انتخاب کنیم و به سمت چپ درگ کنیم یا برعکس؛ یعنی B2 را انتخاب کنیم و به سمت راست درگ کنیم تا به G2 برسیم. برای این مثال من میخواهم G2 را انتخاب کنم، پس باید کلیک چپ ماوس خود را پایین نگه دارم و به سمت چپ تا B2 درگ کنم.
من به شما گفتم که برای همه توابع باید پرانتز باز و بسته بگذاریم. اما اکسل اینکار را برای شما موقع استفاده از یک تابع به خودی خود تکمیل میکند، بنابراین لازم نیست من پرانتز بسته بگذارم و خیلی راحت دکمه اینتر را فشار میدهم. الان میتوانیم جواب را ببینیم. شما قطعاً میتوانید جواب را بررسی کنید تا ببینید درست است یا خیر. اگر شما بیایید سلولهای B2 تا G2 را انتخاب کنید و حالا بیایید به نوار وضعیت در پایین صفحه دقت کنید، احتمالاً میتوانید sum را ببینید، اگر نبینید یعنی اینکه این گزینه روی نوار وضعیت شما غیر فعال است و کافی است تنظیمات مشاهده sum را از قسمت مورد نظر تیک بزنید، البته در یکی از درسهای گذشته نحوه فعال کردن آنرا توضیح دادم. اگر دقت کنید عددی که جلو sum در نوار وضعیت دیده میشود با عدد موجود در سلول H2 برابر است. حالا اگر بخواهیم بدانیم میانگین این 6 ماه چقدر میشود ما باید مقادیر این 6 ماه را با هم جمع کنیم و بر 6 تقسیم کنیم.
اما در حال حاضر ما حاصل جمع آنها را دقیقاً اینجا بدست آوردیم، یادتان باشد، وقتی شما روی یک سلول کلیک میکنید، عادت کنید به نوار فرمول نگاه کنید. چون اگر فقط به سلولها نگاه کنید؛ مثلاً در مورد این سلول فقط مقدار آن یعنی 1505 را میبینید در صورتی که یک تابعی در این سلول وجود دارد، که مقادیر موجود در 6 سلول را با هم جمع کرده است.
طریقه گرفتن میانگین در Excel با نوشتن فرمول تقسیم
و حالا من برای بدست آوردن میانگین آنها علامت مساوی را تایپ میکنم و روی سلول سمت چپ یعنی H2 کلیک میکنم، علامت اسلش و سپس عدد 6 را تایپ میکنیم.
اگر احیاناً شما در حال تایپ کردن فرمولی برای جمع مقادیر سلولهای B2 تا G2 هستید، دیگر لازم نیست به این کار ادامه بدهید؛ چون میتوانید از H2 استفاده کنید. کافی است روی آن کلیک کنید؛ بعد علامت اسلش بگذارید، علامت اسلش علامت تقسیم است، این علامت روی اکثر صفحه کلیدها اگر از کلید M چند تا دکمه به سمت راست بروید وجود دارد. شما نمیتوانید از بک‌اسلش استفاده کنید. پس باید فرمول ما به شکل =H2/6 باشد و حالا با زدن دکمه اینتر مقدار میانگین مورد نظر ما بدست می‌آید.
جمع بندی
پس در این مثال در سلول (i2) ما فقط از تقسیم استفاده کردیم، در سلول H2 یک تابع SUM و در سلول B4 یک فرمول ابتدایی برای تفریق استفاده کردیم. ما از ضرب استفاده نکردیم، برای انجام ضرب علامت ستاره به کار برده میشود، اما ما اینجا شاهد ساخت اساس و پایه بعضی از فرمولها بودیم و متوجه شدیم که ایجاد فرمول کار ساده‌ای است.
روشهای مختلف برای ساخت یک فرمول را به یاد بیاورید، خیلی از افراد به سادگی آدرس سلولها را تایپ میکنند، اما انتخاب اینکه از چه روشی استفاده کنید یا اینکه به طور مثال روشی را به کار ببرید که بتوانید همزمان از ماوس و صفحه کلید استفاده کنید، یا اینکه خودتان فرمول را بنویسید، برای شما به عنوان کسی که با اکسل کار میکند اهمیت خیلی زیادی دارد.