استفاده از ابزار undo و redo در کار با صفحات گسترده اکسل

مایکروسافت اکسل در جهت لغو عملیات از آندو و ریدو قدرتمندی برخوردار است. ما Undo و Redo در اکسل می‌توانیم اطلاعات تا 100 عملکرد را بازیابی کنیم. در این درس دانش‌پژوهان با عملیات‌های یاد شده بصورت عملی آشنا شده و متوجه دیتایی که غیرقابل بازیافت می‌باشد نیز آشنا می‌گردند.

بازیابی اطلاعات و لغو عملیات در اکسل

همانطور که برای هر چیزی ممکن است ما اشتباه کنیم، در کار با اکسل هم از این قاعده مستثنی نیستیم.  مواقعی پیش می‌آید که می‌خواهیم کار خاصی را انجام بدهیم و ترجیح می‌دهیم اثری از اشتباهاتی که انجام دادیم، هیچ جایی باقی نگذاریم، چونکه گاهی اوقات خیلی روی نتایج کار ما تأثیر می‌گذارند.
به عنوان مثال ممکن است در اکسل آدمی تازه کار باشیم و متوجه بشویم همه اعدادی که در سطردوم وارد کرده‌ایم اشتباه هستند.
بنابراین کافی است روی سطر یاد شده کلیک کنم، تا همه داده‌های سطر انتخاب شود، البته من مطمئن نیستم در بخش مذکور باید چه کاری انجام بدهم یعنی هنوز یاد نگرفته‌ام با چه عملیات و کلید میانبری می‌شود بدون مراجعه به تب‌ها، از داخل صفحه گسترده سطر مورد نظر را حذف کنم.
به همین دلیل روی منو Home می‌روم، در آنجا گزینه‌ای به اسم Delete می‌بینم. روی آن کلیک می‌کنم و از لیستی که زیر آن باز می‌شود گزینه Delete Cells را انتخاب می‌کنم. چون می‌خواهم سلول‌ها حذف بشوند.
اما فهمیدم که خیلی بیشتر از آن چیزی که می‌خواستم حذف شد، و با اینکار داده‌های دیگری که لازم داشتم، اشتباهی آنها را هم حذف کردم. بنابراین می‌خواهم undo کنم و به مرحله قبل برگردم.

عملیات undo در Excel

یک آیکن به شکل پیکان خمیده به اسم undo روی نوار ابزار Quick Access بالای صفحه وجود دارد، در حال حاضر این دکمه در رابط کاربری اکسل من، دومین دکمه از سمت چپ است. دقت کنید که دکمه یاد شده، کلید میانبر هم دارد، یعنی به راحتی می‌توانیم از صفحه کلید، دکمه‌های Ctrl+Z را فشار بدهیم. جای دو کلید میانبر یاد شده، یعنی Ctrl و Z روی صفحه کلید خیلی به هم نزدیک هستند. عمل Undo، به حالت قبل برمی‌گرداند. کمی دقت کنید، وقتی روی دکمه undo قرار می‌گیرم، یک کادری زیر آن باز می‌شود، در آن کادر کنار کلمه undo آخرین عملی که انجام داده‌ام دیده می‌شود، با عملکرد اخیر، شما باید در حال مشاهده delete باشید، چرا که آخرین عملی که من چند لحظه پیش انجام دادم، حذف کردن سطر بود. بعضی وقت‌ها آن خیلی دقیق نیست، به عبارت دیگر آن کمی مبهم است، اما در این مورد با اینکه کنار کلمه Undo، delete نوشته شده است؛ به این معنی نیست که ما اگر روی دکمه مذکور بزنیم، سطر یا ستون حذف می‌کنیم، بلکه ما می خواهیم Undo انجام بدهیم تا فقط به مرحله قبل برگردیم.
Undo می‌تواند یک نجات دهنده واقعی در زمان‌های خاصی باشد، هیچ تردیدی در مورد آن وجود ندارد.
در حال حاضر یک دکمه دیگر کنار دکمه undo روی نوار ابزار Quick Access وجود دارد، جهت فلش آن به سمت راست است، اسم این دکمه Redo می‌باشد.
من می‌خواهم یکسری تغییرات بوجود بیاورم.
شما شاید در مورد ویژگی‌هایی که من از آنها می‌خواهم استفاده کنم، چیزی بدانید یا شاید هم نه.
اما مواردی که قصد استفاده از آنها را دارم در منو Home وجود دارند، من می‌خواهم داده‌های یکسری از سلول‌ها رو bold کنم، و برخی از داده‌ها را italic کنم.
در حال حاضر، می‌دانیم که ابزارهای بکارگیری شده اخیر یک قابلیت طراحی عالی نیستند، و بعد هم پیش می‌روم هر سه سلول ویرایش شده را انتخاب می‌کنم و با ابزار مناسب، زمینه آنها را به رنگ زرد در می‌آورم.
با اینکار می‌توانم یک پیشزمینه برای امر طراحی خود بوجود بیاورم و یا می‌توانم به راحتی ابزارهای اکسل را امتحان کنم، اما من واقعاً قصد ندارم اینچنین دیتایی روی ورک‌شیت من باقی بماند.
در حال حاضر می‌توانم کلیدهای Ctrl + Z را چندین بار فشار بدهم، چون می‌خواهم چندین مرحله به عقب برگردم نه اینکه با یک بار فشردن دکمه‌ها فقط به یک مرحله قبل برگردم. اما قبل از اینکه اینکار را انجام بدهم، روی نوار ابزار Quick Access، اگر در قسمت سمت راست دکمه undo دقت کنید، یک فلش کوچک به سمت پایین است. من می‌خواهم روی آن کلیک کنم، در آنجا لیستی از آخرین عملیات‌هایی که انجام دادم موجود است، که با کلیک روی هر کدام می‌توانم تا آن مرحله undo کنم یا در واقع به عقب برگردم. پس به کمک لیست یاد شده می‌توانم چندین کار پشت سر هم را لغو کنم. در لیست ما 8 عمل وجود دارد.
می‌توانم روی هر کدام که خواستم کلیک کنم. در ضمن این نکته را هم یادآور شوم که شما می‌توانید در یک زمان نهایتا تا 100 عمل از آخرین کارهایی که انجام دادید، را لغو یا undo کنید. چون زمان خیلی کمی گذشته است که من اکسل را باز کرده‌ام و کارهای موردنظر خود را انجام دادم، بنابراین من نمی‌توانم خیلی به عقب برگردم.
اما اجازه بدهید بگویم که می‌خواهم چهار عملیات آخر را undo کنم.
الان، وقتی شما undo کنید، عملیات‌هایی که لغو یا undo شده بودند را می‌توانید بازیابی کنید.

عملیات Redo در Excel

 در صورت لزوم عملکرد بازیابی اطلاعات را از طریق دکمه Redo هم می‌توانید انجام بدهید.
اگه ما روی فلش کنار دکمه Redo کلیک کنیم، فقط لیست عملیات‌هایی دیده می‌شود که آنها را undo کرده بودیم. پس اگر شما بخواهید عمل undo را لغو کنید، در واقع باید عمل Redo را انجام بدهید. بنابراین ممکن است با توجه به لیستی که زیر دکمه Redo است، بخواهیم تا یکی از مراحل موجود در لیست آن، برگردیم و Redo کنیم.
خیلی واضح است که ما فقط عملکردهای اخیر موجود در لیست را بررسی کردیم، ولی این موضوع را بدانید که Undo و Redo به همدیگر ربط دارند.

• پیش درآمدی بر سیستم مدیریت محتوا وردپرس
• استفاده از Shortcut Menus و Mini Toolbar
• بررسی پالت project manager یا بخش مدیریت پروژه اتوکد الکتریکال
• آشنایی با نحوه بکارگیری سیستم منویی نرم افزار اکسل
• نحوه استفاده از Status bar در نرم افزار اکسل

کلیدهای میانبر عقب و جلو رفتن

کلیدهای Ctrl + Z عملیات را به عقب باز می‌گرداند و کلیدهای Ctrl + Y برعکس عمل می‌کند، یعنی به جلو برمی‌گرداند و به عملیات‌هایی می‌رویم که آنها را Undo کرده بودیم. من کلیدهای Ctrl + Y را فشار می‌دهم،
در ادامه هم کلیدهای Ctrl+Z را چندین دفعه می‌زنم تا به عقب برگردم.
بهتر است بدانید زمان‌هایی وجود دارد که این موضوع کمی گیج کننده است که همزمان بخواهیم از دکمه‌های undo و redo استفاده کنیم، اما شما می‌خواهید در مورد عملکرد ابزار یاد شده آگاهی داشته باشید، که با خیال راحت، بگویید این خوب است، و اشکالی ندارد اشتباهات وخیمی را انجام بدهم، که مطمئناً هدف ما این نیست که شما بیایید و به خودتان این اجازه را بدهید که هر خطایی را مایل هستید انجام بدهید و بعد پیش بروید از ابزار مورد نظر استفاده کنید، و من به شخصه این را نمی‌خواهم چون خیلی ما را سردرگم می‌کند، اما هنوز می‌توانیم به یمن این ابزارها دیتاها و اطلاعات خود را بازیابی کنیم.

عملیات‌های غیرقابل بازیابی

البته یکسری عملیات‌های خاصی وجود دارد که شما نمی‌توانید آنها را undo کنید، هر چند ما قصد نداریم همه آن عملیات را بگوییم.
در یکی از تب‌های شیت، به طور مثال همین شیتی که در حین تهیه این درس داخل آن هستم، یعنی شیت Undo Redo، روی تب کلیک راست می‌کنم. یکسری عملیات‌هایی در منوی حاصل از کلیک راست است. این عملیات نمی‌توانند Undo بشوند.
اما در بیشتر قسمت‌ها دستوراتی که بطور مستقیم داده‌ها را خراب کردند و روی آنها تأثیر گذاشتند، مواردی هستند که ما را نگران می‌کند و بعضی اوقات ما آنها را غیر عمدی انجام می‌دهیم و در نتیجه داده‌ها آسیب می‌بینند.

جمع بندی

ما می‌خواهیم قادر به Undo کردن آنها باشیم. می‌توانیم Ctrl + Z را چندین دفعه برای برگرداندن چندین عملیات و یا فقط یکبار، برای برگرداندن یک عملیات کلیک کنیم.
یا از دکمه Undo روی نوار ابزار Quick Access کلیک کنیم.
و احتمالاً در زمانی، هر چند اغلب اوقات اینکار را انجام نمی‌دهیم، ممکن است لازم بشود از دکمه Redo در نوار ابزار دسترسی سریع استفاده کنید. شما می‌توانید عملیات‌های خاصی انجام بدهید یا شاید بخواهید یک نمودار از نوع خاصی ایجاد کنید، ممکن است نمودارهای ستونی و همچنین نمودار میله‌ای را در اکسل ببینید، گاهی اوقات شما یک نمودار میله‌ای ایجاد می‌کنید و آن را نمی‌خواهید، و بعد به نمودار ستونی سوییچ می‌کنید؛ و بعد از آن ممکن است منصرف بشوید. پس شما می‌توانید Ctrl+Z و یا Ctrl+Y را فشار بدهید تا دیتاهاتون رو برگردونید. می‌توانیم بگوییم تا حدی رفتن به عقب و جلو و ارزیابی دو حالت یاد شده به همدیگر شبیه هستند. همچنین ابزارهای Undo و Redo واقعاً مفید و در بیشتر مواقع خیلی با ارزش هستند.